Betalingsherinnering

Wat is een betalingsherinnering? #

Een betalingsherinnering, ook wel herinnering genoemd, is een bericht dat je stuurt naar een klant die een factuur nog niet heeft betaald. De betaaltermijn van deze factuur is verlopen. Met de betalingsherinnering vertel je de klant op een vriendelijke manier dat de factuur nog openstaat en vraag je alsnog te betalen. Ook geef je een nieuwe uiterste betaaldatum.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering? #

Je verstuurt pas een betalingsherinnering als de uiterste betaaldatum is verstreken. Wanneer je dit doet, mag je zelf weten. Om een gezonde cashflow te behouden, raden wij je aan om niet langer dan vijf dagen te wachten. Toch is het niet handig om de betalingsherinnering direct te versturen, omdat de herinnering en de betaling elkaar dan kunnen kruisen. Vaak betalen bedrijven pas op de uiterste dag en neemt de verwerking bij de bank een dag in beslag.

Afhankelijk van de relatie met je klant is het soms beter eerst te bellen. Zeker als het gaat om een klant waarmee je goed contact hebt en lang samenwerkt. Vaak gebeurt het dat de klant simpelweg vergeet te betalen of een andere goede reden heeft. Door persoonlijk contact op te nemen, behoud je een prettige relatie met de klant. Het is belangrijk dat je altijd notities maakt van deze telefoongesprekken. Mocht een telefoontje niet helpen of is de relatie met de klant oppervlakkig, dan is het sturen van een herinnering een geschikte volgende stap.

Waar moet een herinnering aan voldoen? #

Bij het schrijven van een betalingsherinnering hoef je je niet aan vaste vereisten te houden. Het is vooral belangrijk om vriendelijk te blijven, want het kan goed zijn dat je klant vergeten is te betalen of er iets fout is gegaan met de bankoverschrijving. Bij de eerste herinnering ga je er van uit dat je klant per ongeluk niet heeft betaald. De nieuwe betaaltermijn van de nog openstaande factuur mag je zelf bepalen. Het is belangrijk dat je deze vervaldatum niet te veel uitstelt, anders moet je erg lang wachten op je geld. Kies bijvoorbeeld voor twee weken, of als je nog meer druk wil uitoefenen, één week. 

Het is handig om deze gegevens in de betalingsherinnering te vermelden:

• Het factuurnummer van de openstaande factuur
• De oorspronkelijke vervaldatum van de factuur
• Het openstaande bedrag
  

Als je de factuur ook als bijlage meestuurt, voorkom je verwarring en maak je het de klant makkelijker.

Wat doe je als een herinnering genegeerd wordt? #

Als de klant nog steeds niet betaalt, raden we je aan de klant te bellen voordat je serieuzere stappen onderneemt. Ook kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld nog een tweede of derde herinnering te sturen. Werkt dit niet, dan is het tijd voor de eerste aanmaning. Het verschil tussen een herinnering en een aanmaning zit in het toongebruik. Waar je in een herinnering vriendelijk om betaling vraagt, vraag je in een aanmaning op een zakelijke maar krachtige toon spoedig de factuur te betalen. Ook vermeld je dat je juridische stappen onderneemt als de klant niet betaalt. We raden aan om niet langer dan drie dagen nadat de vervaldatum van de betalingsherinnering is verlopen, de aanmaning te sturen. 

Wat zijn de vereisten van een aanmaning? #

Je verstuurt de aanmaning per mail of brief. Als je er zeker van wilt zijn dat je klant de aanmaning ontvangt, kan je de aanmaning aangetekend versturen en vragen om een ontvangstbevestiging. In de aanmaning is het in ieder geval belangrijk dat je het volgende opneemt:

• Een verwijzing naar de levering, factuur, eventuele telefoongesprekken en de herinnering
• Een betalingstermijn van 14 dagen
• Een melding van mogelijke incassokosten en juridische stappen als de betaling niet wordt voldaan
• Een melding dat je wettelijke rente (opent in nieuw tabblad) in rekening brengt (Dit mag je ook al doen bij de eerste betalingsherinnering, maar voor behoud van een goede relatie kan je dit beter weglaten.)
  

Als je binnen de gestelde betaaltermijn van de aanmaning geen betaling ontvangt, kun je een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat inschakelen.

Mag je herinneringskosten rekenen? #

Herinneringskosten of incassokosten worden in rekening gebracht om de kosten te dekken die ontstaan bij het innen van het factuurbedrag. Dit bedrag komt boven op het openstaande factuurbedrag.

Je mag herinneringskosten rekenen als de situatie voldoet aan deze punten:

• De klant de factuur te laat of niet heeft betaald
• Je een betalingsherinnering of aanmaning hebt gestuurd naar de klant
• De klant niet binnen 14 dagen na ontvangst van de betalingsherinnering of aanmaning heeft betaald

Volgens de wet hoef je dus niet een tweede of derde herinnering te sturen. Bovendien hoef je niet een incassobureau of andere partij in te schakelen om herinneringskosten te mogen rekenen. Het is slim om de gevolgen van wanbetaling te vermelden in je algemene voorwaarden of in facturen.

Hoe stuur je een betalingsherinnering? #

Je mag zelf kiezen hoe je een betalingsherinnering stuurt. Dit kan per mail, brief of sms zijn. Wil je tijd besparen en geen omkijken hebben naar betalingsherinneringen, dan maak je gebruik van een online boekhoudprogramma. In Moneybird worden jouw betalingsherinneringen automatisch verstuurd. Je stelt eenmalig een tekst voor de herinnering in en bepaalt wanneer deze verzonden moet worden. Bovendien kan je de betalingsherinnering pauzeren, als jouw klant heeft aangegeven de betaling op een bepaald moment te voldoen.