Debiteuren

Wat zijn de debiteuren? #

Debiteuren zijn facturen die jij nog betaald moet krijgen. Je hebt een factuur verstuurd naar je klant omdat je hen een product of dienst hebt geleverd. Zolang de factuur nog niet door jouw klant is betaald, noem je het een debiteur. Jouw klant heeft nog een schuld bij jou. 

Thom Stam: “Het helpt om je verkoopfacturen zoveel mogelijk te automatiseren. Dat kan in de meeste online boekhoudpakketten. Automatiseren doe je door in te stellen wanneer je herinneringen verstuurd. Het is belangrijk om regelmatig je debiteurenoverzicht te checken. Anders loop je het risico dat de facturen aan je aandacht ontsnappen. Als jij nog een factuur moet betalen, krijg je van de leverancier wel een herinnering. Maar als je zelf nog geld moet krijgen, moet je dit zelf regelen door zelf je klant te herinneren, per mail of in persoonlijk contact.” 

Hoe bereken je de debiteuren? #

Debiteuren is het totaalbedrag van alle openstaande verkoopfacturen. “In een online boekhoudpakket wordt dit vaak automatisch voor je berekend. In Excel moet je dit zelf ontdekken.” 

Wat doet de afdeling debiteuren? #

De afdeling debiteuren is verantwoordelijk voor het versturen van facturen. Ze controleren de binnenkomende geldstromen en kijken naar betalingsverschillen. De kans is dan ook groot dat er bij een groter bedrijf meer debiteuren zijn dan bij een kleiner bedrijf. Een debiteurenbeheerder zorgt ervoor dat klanten van een bedrijf voldoen aan hun betalingsverplichting. Als debiteurenbeheerder duik je in de facturen, controleer je of de facturen betaald worden en spoor je betalingsverschillen op.

Waar vallen debiteuren onder op de balans? #

Debiteuren vallen onder de vlottende activa. “Aan de activa kant staat bijvoorbeeld ook de voorraad wat je nog in geld kan omzetten. Aan de passiva (rechterkant) van de balans staan de crediteuren en ook de andere schulden die je nog moet betalen (bijvoorbeeld btw, loonheffing, lonen). Het fijne is dat je op de balans in één oogopslag kunt zien hoeveel geld er nog moet binnenkomen en hoeveel geld er nog uitgaat. Je kunt dan voor jezelf nagaan: zoveel geld moet er nog binnenkomen, zoveel geld gaat er nog uit. Is mijn financiële status goed genoeg om aan m’n betalingsverplichtingen te voldoen? Moet ik nog bijsturen?”

Wat is het nut van debiteurenadministratie? #

Met een debiteurenadministratie hou je bij welke openstaande facturen je nog hebt. Naast dat je het bijhoudt en het overzicht hebt, kijk je ook hoe je de facturen zo snel mogelijk betaald kunt krijgen. Met een laag debiteurensaldo is het ook makkelijker om de kosten te betalen. “Zoals gezegd kan automatiseren je veel tijd en gedoe besparen. Maar ik zie dat ondernemers die kans nog wel eens laten liggen. Automatiseren betekent óók dat je regelmatig je boekhouding moet bijwerken: zorgen dat je banktransacties zijn bijgewerkt zodat je weet of er wel of geen herinneringen moeten worden verstuurd.” 

Wat is een debiteurenoverzicht?  #

Het debiteurenoverzicht laat je zien hoeveel geld je nog binnen moet krijgen en hoe oud de facturen zijn. 

Wat is een debetfactuur? #

Een debetfactuur wordt ook wel een debetnota genoemd. Een debetfactuur wordt gebruikt als er een aanpassing nodig is op de originele factuur. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er administratieve fout is gemaakt en er te weinig in rekening is gebracht op de factuur. Het bedrag op de originele factuur is dan dus te laag. 

Wat moet je doen als je klant niet betaalt? #

Thom: “Check eerst of je zeker weet dat de klant daadwerkelijk niet heeft betaald. Ik zie bij ondernemers wel eens gebeuren dat een factuur betaald is, maar dat het teveel of te weinig is. Dan lijkt het of de factuur nog openstaat, maar dat is dan niet zo. Betalingsverschillen laten ondernemers vaak aan hun boekhouder over om deze op de juiste manier te verwerken. Het is belangrijk dat je op tijd je geld krijgt want je gaat er wel belasting en btw over betalen. Als je je geld uiteindelijk niet krijgt, moet je er wat mee om die betaalde belasting wel terug te vragen. Dat moet je niet pas doen na een of 2 jaar, maar na 30 dagen. Als je debiteuren hebt, kun je herinneringen sturen of markeren als dubieus en 1 of 2 jaar later afboeken. Hiervoor is geen vaste termijn. Wel kun je uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum de btw terugvragen (opent in nieuw tabblad). Dat zijn zaken die je met je boekhouder moet afstemmen. Volgens de regels mag je pas na twee jaar dubieuze debiteuren afboeken. Afboeken in een boekhoudpakket is makkelijk, maar het is niet altijd de juiste route om bijvoorbeeld een foute factuur te verwerken. Doe dat pas als je zeker weet dat je je geld niet krijgt. Een gesprek met de klant is altijd het belangrijkste.” 

Wat zijn dubieuze debiteuren? #

Dubieuze debiteuren zijn klanten waarvan je niet zeker weet of deze ooit nog de factuur gaan betalen die jij ze hebt gestuurd. 

Hoe verwerk je dubieuze debiteuren in je boekhouding? #

Je kunt een factuur als dubieus markeren op het moment dat het twijfelachtig is of dat je het bedrag nog wel van de klant gaat ontvangen. Als je een factuur als dubieus markeert, wordt je winst lager, waardoor je minder inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting hoeft af te dragen. Ook kan je op je balans zien wat van je verwachte ontvangsten mogelijk niet meer binnenkomt.

 In ons kennisbankartikel vertellen we je hoe je dubieuze debiteuren verwerkt in je boekhouding. 

Hoe boek je een oninbare factuur? #

Nadat je een factuur als dubieus hebt gemarkeerd en er een jaar is verstreken, kan je de factuur als oninbaar markeren. De factuur wordt dan definitief afboekt en je vraagt in de btw-aangifte de door jou betaalde btw weer terug.

Lees ook hoe je facturen sneller betaald krijgt.