- Administratie
- Leestijd: 4 minuten
Factuurnummering
Je bent gestart met je eigen bedrijf en je mag je eerste factuur versturen. Dat is een mijlpaal! Een factuur is een document dat aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, waaronder het juiste gebruik van een factuurnummer. Zonder factuurnummer is je factuur ongeldig. Factuurnummers zijn niet alleen essentieel voor de Belastingdienst om je facturen makkelijk te traceren, ze zijn ook praktisch voor jou. Ze helpen je de administratie op orde te houden!
Factuurnummer bepalen #
Een factuurnummer is een uniek nummer dat je vermeldt op een factuur. Als je je eerste factuur gaat versturen, moet je bedenken welke nummering je wil gebruiken. Je mag je factuurnummer zelf bepalen, maar daarbij moet je je wel houden aan een aantal regels van de Belastingdienst:
- Gebruik opeenvolgende nummers.
- Gebruik voor iedere factuur een uniek nummer.
- Gebruik een ononderbroken cijferreeks, je mag dus geen spaties gebruiken.
Zo maak je jouw eerste factuurnummer #
Je eerste factuurnummer mag je zelf bepalen, zo lang je maar aan de bovenstaande regels voldoet. Zorg ervoor dat het een voor jou overzichtelijke cijferreeks is. Veel mensen beginnen met het jaar waarin ze de factuur sturen, gevolgd door het nummer van de factuur. Een logische eerste factuur in 2023 is bijvoorbeeld 202301. Je tweede factuurnummer is dan 202302, enzovoort. Je zorgt er dus voor dat je factuurnummers oplopend zijn.
Je bent overigens niet verplicht om te starten met het cijfer ‘1’ of ‘01’ op je factuur. Het is toegestaan om als eerste factuurnummer bijvoorbeeld 202305 te kiezen. Dit kan je doen als je niet wil dat een opdrachtgever ziet dat dit jouw eerste klus van het jaar is. Maar let op, zorg er altijd voor dat je doornummert. Begin je met 202305, zorg er dan voor dat jouw tweede factuurnummer 202306 is.
Begin je elk jaar weer opnieuw met een factuurnummering? #
Misschien vraag je je af wat er gebeurt met je factuurnummering als een nieuw jaar begint. Je zou kunnen denken dat je gewoon weer verder gaat waar je gebleven was. Maar stel dat je laatste factuurnummer uit 2023 het nummer 202350 was, dan kan het gek overkomen om je eerste factuur in 2024 het nummer 202351 te geven. Daarom mag je bij de start van een nieuw jaar met een soortgelijke cijferreeks starten. Je begint dan met het factuurnummer 202401. De Belastingdienst accepteert deze verandering omdat er een duidelijke structuur in je nummering zit. In Moneybird gebeurt dit elk jaar automatisch.
Hoeveel cijfers moet een factuurnummer hebben? #
Er is geen vaste regel voor het aantal cijfers in een factuurnummer. Als je handmatig factuurnummers aanmaakt, ben je in principe vrij om te bepalen hoeveel tekens je gebruikt. Als je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma is er wel vaak een limiet gesteld aan het aantal tekens. Controleer de specificaties van je boekhoudprogramma voor de mogelijkheden.
Mag een factuurnummer letters hebben? #
Het is toegestaan om letters in je factuurnummers te gebruiken, maar de letterindeling moet consistent blijven. Je kan dus niet in iedere factuur andere letters gebruiken.
Een veel voorkomende manier om letters in een factuurnummer te verwerken, is om het onderscheid aan te tonen tussen een factuur en een offerte. Zoals 2023-FAC-01 voor een factuur en 2023-OFF-01 voor een offerte. Het gebruik van tekens zoals een schuine streep (/) of streepje (–) is ook toegestaan, zo lang je deze altijd op dezelfde manier gebruikt.
Wat als ik een gat in mijn factuurnummering heb? #
Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat je een foutje maakt in je factuurnummering. Zeker als je dit handmatig via Word of Excel bijhoudt, kan het voorkomen dat je een keer een nummer overslaat. Als dit gebeurt ontstaat er een ‘gat’ in je factuurnummering waarbij de nummers niet meer oplopend zijn.
In Moneybird kan er alleen een gat in je nummering ontstaan als je zelf een factuur verwijdert. Zonder handmatige handelingen zijn de factuurnummers altijd oplopend en volgen ze elkaar op. Als je factuur al is voltooid in jouw administratie, kan je deze niet meer zomaar verwijderen. Stuur in plaats daarvan een creditnota. Zo zorg je ervoor dat je factuur op de juiste manier wordt verwerkt in je boekhouding en voorkom je gaten waarbij je nummering niet oplopend is.
Een factuurnummer is een verplicht onderdeel van iedere factuur. Je bent vrij om te kiezen hoe jouw factuurnummering eruitziet. Maar, zorg er altijd voor dat de nummers opeenvolgend, ononderbroken en uniek zijn. Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma automatiseer je dit en maak je de kans op fouten in je factuurnummering een stuk kleiner.