Hoe kies je het juiste boekhoudpakket?

In mijn beginjaren als ondernemer, was ik op zoek naar het beste boekhoudpakket voor mijn bedrijf. Na een lange speurtocht, bleek er geen enkel pakket te voldoen aan mijn eisen. Dus besloot ik met twee collega-ondernemers die in dezelfde situatie zaten, het voor ons ideale boekhoudpakket te bouwen. Door de ervaringen die ik in het verleden opgedaan heb, kan ik aangeven waar ik op zou letten als ik nu een boekhoudpakket zou moeten kiezen.

1. Boekhouden of factureren? #

Met het beantwoorden van deze eerste vraag, bepaal je wat voor soort pakketten je wilt gaan overwegen. Veel ondernemers beginnen met een facturatiepakket, omdat ze eerst hun facturen willen maken. Dat is een perfecte eerste stap, omdat je de facturen al netjes opslaat en later waarschijnlijk goed kunt gebruiken in je boekhouding.

Persoonlijk zou ik gelijk gaan voor een boekhoudpakket met goede facturatie functies. Vroeg of laat ga je toch een boekhoudpakket nodig hebben om je btw aangifte, rapportages en eindejaarsaangiftes te doen. Dan kun je beter nu alvast beginnen in een volledig boekhoudpakket zodat je later geen dubbele kosten en problemen met het uitwisselen van gegevens hebt.

2. Gebruikersgemak #

De enige manier om te weten of je fijn kunt werken met een boekhoudpakket, is door het ook écht te gebruiken. Maak daarom een account aan en ga dingen uitproberen. Vaak merk je al snel of het logisch aanvoelt en je de verschillende onderdelen goed kunt vinden.

Pakketten waar je een cursus voor nodig hebt of continu in de handleiding moet zoeken naar basale zaken, zijn vaak niet prettig om mee te werken. Natuurlijk is een online handleiding wel prettig om moeilijkere dingen in na te zoeken, dus controleer ook of die handleiding prettig werkt.

3. Helpdesk #

Hoe goed een boekhoudpakket en de online handleiding ook in elkaar steken, vroeg of laat zul je een keer tegen een vraag aanlopen die je graag wilt stellen aan de helpdesk. Het is daarom de moeite waard om te controleren hoe de helpdesk werkt. Stuur ze bijvoorbeeld een bericht met een aantal vragen over specifieke situaties van je bedrijf, zodat je gelijk meer informatie krijgt over of het pakket geschikt is voor je.

Ervaar hoe snel de helpdesk reageert en op welke manier ze je verder helpen. Zo krijg je ook een goed gevoel van de mensen achter de software, ook niet onbelangrijk!

4. Updates #

Hoewel de basis van boekhouden niet heel veel verandert, zijn er wel continu nieuwe ontwikkelingen in de markt. Bijvoorbeeld koppelingen met nieuwe banken zoals bunq, of standaarden voor het uitwisselen van facturen zoals Simplerinvoicing. Een goed boekhoudpakket zal dus continu geüpdate worden om bij te blijven met de laatste ontwikkelingen.

Vaak kun je op een blog of op Twitter goed zien hoe vaak er updates uitgebracht worden. Het zal je verbazen hoeveel pakketten maanden geleden hun laatste wijzigingen gemaakt hebben, dan loop je als ondernemer dus gelijk achter de feiten aan.

5. Boekhouders #

Nu je zelf een boekhoudpakket gevonden hebt waar je graag mee wilt werken, is het ook belangrijk om te controleren of je ook een boekhouder kunt vinden die je kan ondersteunen in het pakket. Er zijn boekhoudpakketten op de markt waar boekhouders niet graag mee werken, bijvoorbeeld omdat bepaalde overzichten ontbreken. Daardoor kan de boekhouder je niet goed van advies voorzien, of ze brengen extra kosten in rekening om gegevens over te zetten naar een boekhoudpakket dat ze zelf gebruiken.

Als je al een boekhouder hebt, kun je die natuurlijk om advies vragen. Maar let er wel op dat sommige boekhouders graag werken in pakketten waar jij als ondernemer niet snel de weg kunt vinden. Je staat volledig in je recht om zelf te kiezen voor iets dat voor jou goed werkt, er zijn voldoende boekhouders die je daarin steunen. Een ander alternatief is om een boekhouder te zoeken bij het boekhoudpakket dat je wilt gaan gebruiken. Meestal heeft het boekhoudpakket wel een lijst met boekhouders op hun website beschikbaar.

6. Beveiliging #

Eigenlijk zou dit niet iets moeten zijn waar jij als ondernemer op moet letten, maar helaas is goede beveiliging lang niet zo normaal als je denkt.

De website en applicatie van het boekhoudpakket moet voorzien zijn van SSL certificaten. Verder is het goed om te controleren wat het pakket op hun website heeft staan over beveiliging. Werken ze bijvoorbeeld samen met hackers om het pakket veilig te houden? Laten ze regulier beveiligingsscans uitvoeren? Maken ze backups van je boekhouding?

Veel succes met het vinden van het beste boekhoudpakket!