Kasstelsel en factuurstelsel

Voor het antwoord op die vraag leggen we je uit wat het factuur- en kasstelsel is en wat de voor- en nadelen van beide zijn. Klein tipje van de sluier: voor sommige branches is het kasstelsel verplicht.

Wat is het kasstelsel en hoe werkt het? #

Het kasstelsel is een methode waarmee jij als ondernemer je inkomsten en uitgaven vastlegt in je boekhouding. Als jij gebruikmaakt van het kasstelsel dan boek je inkomsten en uitgaven in op het moment dat die inkomsten of uitgaven er zijn. 

Stel, je koopt een stoomoven voor in de keuken van je restaurant in november 2022 en je betaalt de oven in januari 2023. Dan wordt de uitgave geboekt in januari 2023. Hetzelfde geldt voor inkomsten. Stel dat je een diner organiseert voor een groep in januari en ze betalen in februari. Dan worden de inkomsten in februari in de boekhouding verwerkt. 

De btw over de inkomsten die je moet betalen hebben dus alleen betrekking op inkomsten of uitgaven die je daadwerkelijk in een specifiek tijdvak hebt ontvangen of gedaan.

Wat is het factuurstelsel en hoe werkt het?  #

Ook het factuurstelsel is een methode voor het vastleggen van inkomsten en uitgaven in je boekhouding. Bij deze boekhoudmethode is de factuurdatum leidend. Het doet er niet toe of je al betaald hebt of nog geld moet ontvangen. De datum op de factuur bepaalt wanneer de inkomsten en uitgaven in je boekhouding worden geboekt. 

Dit is dus het tegenovergestelde van het kasstelsel waarbij de transactiedatum leidend is. In het geval van jouw restaurant ziet het er nu zo uit:

Je koopt een stoomoven voor je restaurant in november 2022 en je betaalt de oven in januari 2023. De factuurdatum is leidend en de uitgave wordt dus geboekt in november 2022. Hetzelfde geldt voor de inkomsten. Een groep ondernemers die komt eten bij jouw restaurant in maart 2023 betaalt de factuur pas in april 2023. De factuurdatum is leidend en dus worden de inkomsten geboekt in maart 2023. 

Wanneer gebruik je het kasstelsel en wanneer het factuurstelsel? #

Als ondernemer heb je niet helemaal de vrije keuze welk stelsel je gebruikt. De Belastingdienst stelt hier voorwaarden aan. Op de website van de Belastingdienst leggen ze het uit. In het kort komt het hierop neer: Lever je vooral goederen en diensten aan particulieren? Dan maak je gebruik van het kasstelsel. Het is voor specifieke type ondernemers ook verplicht gesteld. De volledige lijst (opent in nieuw tabblad) vind je op de website van de Belastingdienst. 

Zijn jouw producten/diensten bedoeld voor ondernemers of rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals een stichting of vereniging? Dan ben je verplicht een factuur te sturen en maak je dus gebruik van het factuurstelsel. In het geval van je restaurant kunnen we nu stellen dat je gebruik moet maken van het kasstelsel.

Je hebt een restaurant en is dus een horeca bedrijf. Die vallen onder de lijst van de Belastingdienst van type ondernemers die verplicht het kasstelsel moeten gebruiken. Je kunt hiervan afwijken. Daarvoor kun je een aanvraag indienen bij de Belastingdienst. Overleg dit goed met bijvoorbeeld een boekhouder. Wisselen van het ene stelsel naar het andere is ingewikkeld en kan vaak niet. 

Voor- en nadelen van het kas- en factuurstelsel #

Het kasstelsel is voordelig, omdat je alleen btw betaalt over inkomsten die je al hebt gehad. Bij het factuurstelsel kan het zijn dat je inkomsten nog niet hebt gekregen maar over de periode waarin de factuur is geboekt al wel btw moet betalen. 

Voordelen van het factuurstelsel zitten vooral in het inzicht en overzicht dat je als ondernemer hebt wanneer je het factuurstelsel gebruikt. Aan de hand van de openstaande facturen zie je snel hoeveel geld je nog tegoed hebt en hoeveel kosten je gaat maken. Het nadeel van het kasstelsel is in vergelijking daarmee dat je alleen daadwerkelijke inkomsten en uitgaven boekt en dus moeilijker vooruit kan kijken. 

Voorbeeld: een schoenmaker maakt gebruik van het kasstelsel. De inkomsten slaat hij aan op de kassa. Dan worden de inkomsten vanuit deze kassa ingeboekt in Moneybird, volgens het kasstelsel. Echter, de inkoopfacturen worden ingeboekt en gescand volgens het factuurstelsel. Ook de btw komt in het tijdvak van de factuurdatum. 

De schoenmaker mag er ook voor kiezen om ook voor de inkopen het kasstelsel toe te passen. Als de schoenmaker maar een vast patroon volgt.

Het verschil tussen kas- en factuurstelsel gaat dus om het moment. In sommige gevallen ben je verplicht om het kasstelsel te gebruiken. In de overige gevallen moet je goed kijken wat het beste bij jouw onderneming past.