Werken in het buitenland: welke kosten mag je aftrekken?

Voor het aftrekken van kosten maken we een onderscheid tussen een korte trip naar het buitenland en voor langere tijd werken in het buitenland.

Kort verblijf #

Voorbeeldsituatie:
Je gaat met de auto naar een klant in Duitsland. Je verblijft daar één nacht in een hotel. Overdag heb je afspraken met de klant en ‘s avonds ga je uit eten met die klant. De volgende dag reis je weer naar huis.

“In dit geval zijn de kosten voor het verblijf en het diner aftrekbaar van de belasting. Mits je het zakelijke karakter van deze kosten daadwerkelijk kunt aantonen."

Er zijn verschillende manieren om het zakelijke karakter aan te tonen:

• Door een verslag te schrijven van je bezoek.
• Door ervoor te zorgen dat je de afspraken in jouw agenda goed bijhoudt en later terug kunt bekijken.
• Door notulen van een vergadering te maken.
• Door een mailconversatie op te slaan.
• En door uiteraard de bonnen op te slaan. 

Je bonnen goed bewaren in je administratie is in het buitenland niets anders dan in Nederland.” vertelt Dauriard. “Stel, je komt na een controle van de Belastingdienst bij een rechtbank terecht, dan moet je kunnen zeggen: ik heb dit bedrijf bezocht. Je kunt je positie dus versterken door het zakelijke karakter continu in je achterhoofd te houden zoveel mogelijk vast te leggen.”

Reiskosten #

“De aftrekbaarheid van jouw autokosten zijn afhankelijk of je jouw auto zakelijk of privé rijdt. Dat gegeven bepaalt hoe je met de kosten mag omgaan. Voor een korte trip gelden dan dezelfde regels als hoe je er in Nederland mee moet omgaan. Zou je voor deze zakelijke reis met de trein of het vliegtuig reizen, dan zijn deze kosten volledig aftrekbaar.” 

Representatiekosten #

Hoe je omgaat met het aftrekken van kosten in het buitenland linkt ook met andere regelingen, zoals representatiekosten. Representatiekosten zijn kosten voor de presentatie van je bedrijf, maar die zijn niet 100% zakelijk. “Stel, jij boekt een bon in voor een etentje in Duitsland. Dan moet je die kosten nog steeds boeken op ‘Eten en drinken met relaties zonder btw’ zodat aan het einde van het jaar de correctie op de btw kan worden toegepast. Dit is de algemene uitzondering voor representatiekosten. Ook wel de 80/20 regel genoemd. Die 80/20 regel maakt dat eten en drinken niet volledig aftrekbaar zijn voor jou als ondernemer. Het land waar je de kosten maakt zorgt er niet voor dat je de kosten anders moet interpreteren. Het type kosten bepaalt hoe je ermee om moet gaan.”

Lees ook: deze aanloopkosten mag je aftrekken

Lang verblijf #

Let op: We gaan hier vanuit dat het om een tijdelijk trip van maximaal 3 maanden gaat. Je staat ingeschreven in Nederland en blijft dat ook tijdens je verblijf in het buitenland 

Voorbeeldsituatie:
Je gaat met het vliegtuig voor 3 maanden naar Mexico Stad om vanuit daar 2 maanden te werken en 1 maand rond te reizen. Je gaat vanuit een coworking space aan de slag voor jouw klanten. Je verblijft in een airbnb voor 3 maanden.

Algemeen #

Dauriard: “Om kosten in het buitenland af te kunnen trekken is er een belangrijke grens: minimaal 50% van je kosten moet zakelijk zijn. In het bovenstaande voorbeeld gaat dit dus goed. Maar als je van de 3 maanden in Mexico slechts 2 weken werkt, dan is de verhouding te klein. Het gaat ook om de oprechtheid: hoe echt ben je aan het werk? Is het een vakantie met een beetje werk? Of werk je daar en geniet je ondertussen van een ander klimaat?”

Eten & drinken #

“Ook hier is de zakelijkheid van de kosten heel belangrijk. In deze situatie mengt het met privé, omdat je bijvoorbeeld net wat vaker uit eten gaat dan dat je thuis bent. Dit wordt dus een beetje een grijs gebied, waarin je dus goed moet bedenken hoe zakelijk de situatie is en of je de kosten dus mag aftrekken. Is het een zakelijk diner met een potentiële klant? Dan mag je het zakelijk opvoeren. Ga je uiteten met je partner of collega’s? Dan zijn het privékosten. Bij kosten in het buitenland ben je nog meer dan normaal verantwoordelijk voor een juiste weergave van de situatie waarin je je begeeft.” 

Reiskosten in het buitenland #

In het buitenland pak je mogelijk vaker een taxi. “Als dat een rit is van je airbnb naar een coworking space, dan is het aftrekbaar. Ga je ‘s avonds nog wat drinken in de stad met vrienden? Dan zijn deze kosten niet aftrekbaar, dat zijn privékosten.”

De bewijslast van je kosten is net als in Nederland belangrijk. “De bon is primair. Geen bon is geen aftrek. Een handgeschreven bon van de taxichauffeur kan ook voldoen, mits die rit zakelijk was en voldoet aan de eisen van een bon. (opent in nieuw tabblad)”

De kosten van je vliegticket als je gaat werken in het buitenland zijn aftrekbaar naar de verhouding werk/prive daar. Ga je, zoals in het voorbeeld, 2 maanden werken en 1 maand reizen, dan mag je jouw vliegticket voor ⅔ corrigeren.”

Mensen hebben behoefte aan houvast, maar je moet zelf de zakelijkheid van jouw kosten inschatten. Zorg dat je er goed over nadenkt én kunt onderbouwen.

Verblijfkosten #

“Je zit in een airbnb tijdens je verblijf in het buitenland. Ook als je er niet zou werken, heb je een dak boven je hoofd nodig. Dus je kan de kosten van je airbnb, hotel of appartement niet volledig aftrekken. Deze post vind ik ook de lastigste in het toch al grijze gebied van kosten in het buitenland. Daarom laten we ook hier de factor van werk/privé op los: hoeveel procent is zakelijk en hoeveel procent is privé? Als je hier conservatief mee omgaat en laat zien dat je er over nagedacht hebt, kom je een heel eind.“

Algemene tips over de kosten bij werken in het buitenland #

Belastingdienst #

“Voor de Belastingdienst is elke situatie op zichzelf staand. Daarom is er alleen een vuistregel. Daarbij zegt de belastingdienst: de feitelijke situatie is bepalend. De bewijslast is daarom ook hier belangrijk. Stel, je krijgt vragen van een belastinginspecteur. Kun je dan met droge ogen je verhaal vertellen en onderbouwen? Je wilt de discussie voorkomen, maar je wilt ook zorgen dat als je in die discussie terechtkomt, je sterk staat.” 

Schakel tijdig je boekhouder in #

“De serieuze ondernemer vraagt van tevoren aan zijn of haar boekhouder waar hij rekening mee moet houden. Zo zijn we beide goed voorbereid en kan de boekhouder op tijd tips geven die van belang zijn voor een correcte boekhouding. Achteraf is altijd lastiger dan vooraf.”

Betaal met je pinpas in plaats van creditcard #

“Een creditcard blijft een lastige om in de boekhouding te verwerken. De realiteit is helaas dat transacties inlezen niet soepel gaat. Betalingen met een pinpas kunnen eenvoudiger worden ingelezen en worden automatisch verwerkt. Dat scheelt je tijd en is minder foutgevoelig.”

Lokaal belasting betalen #

“Kijk wanneer je lokaal verplicht bent om belasting te gaan betalen. Het is heel belangrijk dat je goed kijkt naar de lokale fiscale regels die er zijn. Die lopen namelijk lang niet altijd gelijk met de Nederlandse regels.”

Verzekeringen #

“Hoewel dit niet perse over de boekhouding gaat, is het belangrijk om te benadrukken dat je goed jouw verzekeringen na te kijken. Check ook of het werken in het buitenland invloed heeft op je verzekeringen. Stel dat niet te lang uit om te onderzoeken. Kijk je polis na en sluit een aanvullende verzekering af als dat nodig is.”

Lees ook: deze kosten mag je terugvragen