Hoe zit het met het terug vragen van kosten?

Veel mensen denken dat het saai is om boekhouder te zijn, “Al dat gedoe met regeltjes en getallen is niks voor mij”, hoor ik vaak. Als boekhouder vind ik mijn beroep helemaal niet saai, maar juist heel boeiend. Als boekhouder moet je nauwkeurig werken, goed zijn met cijfers en een analytisch vermogen hebben. Maar dat betekent niet dat ik de hele dag met mijn neus in een Excelbestand hang! Een groot deel van mijn werk is namelijk niet het boekhouden zelf, maar het adviseren en assisteren van mijn klanten.

Ik ben overtuigd dat elke ondernemer in principe zijn boekhouding eenvoudig zelf kan doen met Moneybird. Mijn collega’s en ik voeren niet alles meer in maar zijn veel meer gericht op controle en het geven van tips en tricks over boekhouden en belastingzaken. Wij hebben steeds meer klanten die zelf hun boekhouding doen in Moneybird. Dat is een ontwikkeling die wij van harte toejuichen. Ondernemers kijken zelf hoe ver ze kunnen komen en wij zijn de vraagbaak die helpt en corrigeert waar nodig.

Het doorberekenen van kosten aan een opdrachtgever #

Deze doe-het-zelf-manier gaat over het algemeen hartstikke goed. Klanten zijn leergierig en passen onze tips en tricks feilloos toe. Dat is heel erg leuk om te zien. Het komt de kwaliteit van de boekhouding en begrip van de cijfers echt ten goede. Soms zijn er onderwerpen waar we veel vragen over blijven krijgen. Een daarvan is het doorbelasten van verschillende soorten kosten aan een klant. Bijvoorbeeld het terugvragen van benzinekosten als je de auto gebruikt om naar een klus te gaan. Het leek me leuk om dit onderwerp eens goed op papier te zetten voor jullie.

We willen tegelijk twee vuistregels meegeven: #

Je moet altijd btw heffen over de zaken die je doorbelast. We zien vaak dat op deze factuurregel gekozen wordt voor ‘geen btw ‘of ‘0% btw’. Dat is onjuist.

Er is geen relatie tussen de kosten die jij maakt en wat je moet doorbelasten. Dus wat je in Moneybird onder ‘inkomend’ invoert staat los van wat je op je factuur zet.

Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen op bovenstaande, maar in de meeste gevallen gaan deze twee vuistregels op.

Tip I: Beweert iemand heel stellig dat dit écht niet hoeft, bel dan je boekhouder om dit te checken. Doe niet zomaar iets omdat een ander het zegt. Het is jouw boekhouding en daar ben je zelf de baas over.

Tip II: Gebruik altijd zoveel mogelijk je zakelijke pinpas. Dat maakt het koppelen van transacties aan bonnen en facturen wel zo eenvoudig.

We gaan in deze voorbeelden volledig uit van het doorbelasten met behulp van een factuur. We spreken dus nadrukkelijk niet van een declaratie. Die gebruikte je vroeger misschien in loondienst als je iets had voorgeschoten voor je werkgever. Als ondernemer gaat dat via een factuur.

Vijf voorbeelden uit de praktijk #

1. Kilometervergoeding #

Voor een opdracht reis je met de auto veel op en neer tussen Enschede en Amsterdam. Het aantal kilometers loopt behoorlijk op. Met je opdrachtgever heb je afgesproken dat je de gereden kilometers mag doorbelasten. Jullie hebben afgesproken dat je per kilometer € 0,25 mag rekenen exclusief btw. Op je factuur in Moneybird zet je daarom het aantal kilometers maal deze € 0,25 en daarbovenop nog 21% btw.

Tip: Een foutje is zo gemaakt. Laat Moneybird daarom het rekenwerk voor je doen. Vul onder ‘aantal’ het totaal aantal kilometers in, bij ‘omschrijving’ een korte toelichting en bij ‘bedrag’ de € 0,25 die je hebt afgesproken. Moneybird rekent dit vervolgens keurig voor je uit.

We horen vaak dat ondernemers denken gebonden te zijn aan het maximum van € 0,19 per kilometer. Dat is niet waar. Die € 0,19 zien we wel terug aan de kostenkant. Maar met je opdrachtgever mag je elk bedrag afspreken. Als jij weet te bedingen dat je € 1,- per kilometer krijgt, is dat helemaal prima.

2. Aan de kostenkant heb je twee mogelijkheden #

1. Als je je auto op de zaak hebt staan voer je gewoon alle autogerelateerde bonnen in.
2. Rijd je de auto niet zakelijk (dus privé) dan mag je € 0,19 per kilometer opvoeren als kosten. Dat doe je zonder btw. In dat geval maak je dus een kleine winst van EUR 0,06 exclusief btw per afgelegde kilometer.

3. OV-kosten #

Een half jaar later doe je voor dezelfde klant opnieuw een klus en reis je opnieuw tussen Amsterdam en Enschede. Omdat je de files zat bent, ga je nu met de trein. Met de opdrachtgever spreek je af dat je de werkelijke kosten mag doorbelasten.

Een retourtje kost € 48,- inclusief 9% btw. Je gebruikt natuurlijk je OV-chipkaart en eens per maand verwerk je dit in Moneybird. Je bent tien keer op en neer gereisd dus onder ‘inkomend’ boek je € 480,- inclusief 9% btw in. Dat is dus € 440,- exclusief btw. Het bedrag aan btw van € 40,- wordt verrekend als voorbelasting.

Op de factuur aan je klant zet je naast je uren ook een post reiskosten van € 440,-. Hier doe je 21% btw overheen. Als je opdrachtgever dat wil, voeg je als bijlage bij de factuur een specificatie van je ritten bij.

In dit geval kiezen we ervoor om 21% te heffen over de € 440,-. Dat doen we omdat 21% het algemene btw-tarief is. Dat maakt het voor jou en je klant makkelijker. Per saldo maakt het niets uit want je klant kan de btw zelf weer terugvragen. In dit voorbeeld zijn je kosten gelijk en verdien je er dus niets op. Je bent echt een doorgeefluik.

Tip: Wat ik ondernemers vaak aanraad, is een vaste afspraak maken. Dus geen gedoe met bonnen en declaraties maar gewoon samen een bedrag overeenkomen. Dus bijvoorbeeld € 50,- exclusief btw per keer om van Amsterdam naar Enschede te komen. Dat scheelt je een hoop administratie en gedoe. Ook zijn er ondernemers die – wanneer ze voor een klus standaard reistijd en reiskosten hebben – hun uurtarief bij zo’n klant iets omhoog gooien. Of jij dan met de trein, taxi of auto komt maakt dan ook niks uit. Als je maar op tijd bent op de plek waar je moet zijn.

4. Je hebt iets voorgeschoten #

Je hebt kosten voorgeschoten voor je klant en je maakt de afspraak dat je dit mag doorberekenen. Denk bijvoorbeeld aan drukwerk, taxiritten of een deel van je telefoonrekening.

Dit is eigenlijk heel eenvoudig en moet je niet moeilijker maken dan het is. In Moneybird vul je onder inkomend de facturen in die jijzelf hebt ontvangen. De btw die op de facturen zit registreer je netjes in Moneybird en deze worden verrekend als voorbelasting.

Bij de factuur aan je klant neem je de bedragen exclusief btw van jouw facturen en daar reken je 21% btw over. Dit valt gewoon onder jouw omzet.

5. Eten en drinken #

Dit is wel altijd een lastige, dat geef ik toe. De btw op eten en drinken is namelijk voor jou niet te verrekenen als voorbelasting.

Je hebt een opdracht bij een klant en hebt een zakelijke lunchafspraak. Het bonnetje was € 22,- inclusief btw en je hebt € 25,- inclusief fooi afgerekend. Dit mag je doorbelasten aan je klant.

Jij voert deze bon van € 25,- in onder het kopje ‘eten en drinken met relaties’. De btw is niet verrekenbaar en zet je op ‘geen btw’. Aan je klant factureer je € 25,- en je voegt er nog 21% btw aan toe. Het feit dat voor jou de btw niet verrekenbaar is betekent dus niet dat jij geen btw hoeft te heffen. Die twee zaken staan los van elkaar.

Trip naar het buitenland? #

De klant waarvoor je werkt stuurt je voor een klus naar Berlijn. Je moet zelf je vliegticket en hotel boeken en betalen. Ter plaatse maak je kosten voor eten en drinken en taxikosten. Je mag deze kosten na afloop bij je klant in rekening brengen. Na terugkomst in Nederland wil je je factuur versturen en de boekhouding op orde brengen.

Dit is in de praktijk eenvoudiger dan je misschien zou denken. Onder ‘inkomend’ voer je jouw kosten in. Je vliegticket zet je gewoon onder reiskosten. Let op: op vliegtickets zit geen btw. De hotelkosten, taxikosten en andere vergelijkbare kosten boek je ook in. Deze kosten zijn voor jou gewoon volledig aftrekbaar. De categorie mag je zelf kiezen (kies bijvoorbeeld voor Algemene kosten). Omdat dit kosten in het buitenland zijn, is de btw daarop voor jou niet te verrekenen. Je kiest dus ‘inclusief btw’ en als btw-code ‘geen btw’. De kosten voor eten en drinken boek je zoals je dat ook in Nederland zou doen op ‘eten en drinken met relaties’. De btw was hierop sowieso al niet aftrekbaar. Dat het nu buitenlandse btw betreft maakt dat niet anders.

Op de factuur aan je klant specificeer je de kosten die je wil doorbelasten. Als ze dat willen, voeg je eenvoudig in Moneybird de bijbehorende bonnen bij. Over deze verschillende items reken je gewoon Nederlandse btw van 21%. Deze btw is voor jouw klant vervolgens weer aftrekbaar dus dit maakt het voor de klant niet duurder. Je boekhouding is nu weer helemaal rond.

Tip: Probeer ook in het buitenland gewoon zoveel mogelijk je pinpas te gebruiken. Dat maakt het koppelen van de bonnen in jouw Moneybird-boekhouding lekker eenvoudig. Dat is makkelijker te verwerken dan het gebruik van een creditcard of contant geld.

Goede afspraken #

Maak goede en duidelijke afspraken met je opdrachtgever over dit soort zaken. Beslis samen wat je wel en niet mag doorbelasten en vraag hoe de klant het aangeleverd wil hebben. Het scheelt je bijvoorbeeld enorm als je niet overal de originelen van hoeft bij te voegen maar gewoon foto’s kunt maken. Als je dit goed afstemt met je klant, wordt je factuur doorgaans ook sneller betaald.

Tip: Gebruik de offertefunctie van Moneybird om vooraf eenvoudig de afspraken tussen jou en je klant vast te leggen. Dat voorkomt veel gedoe.

Nog even over de btw #

Kan jouw klant geen btw verrekenen? #

Dat je klant geen btw kan verrekenen doet er niets aan af aan het feit dat jij als ondernemer wel btw moet rekenen. Die twee zaken hebben niets met elkaar te maken. In praktijk zien we vaak dat dit probleem deels op jouw bordje terecht komt doordat een opdrachtgever bijvoorbeeld moeilijk gaat doen over het betalen van btw. Dan is het nóg belangrijker om goede afspraken te maken.

De btw-balans #

Btw die jij in rekening brengt bij je klant moet je periodiek afdragen. Dat noemen we de ‘te betalen btw’. Daar mag je de btw die jij zelf betaald hebt op in mindering brengen. Dat noemen we ‘het verrekenen van voorbelasting’. In Moneybird kan je in het dashboard en op de balans eenvoudig zien om hoeveel btw het gaat.

Tot slot #

Niet leuk, wel belangrijk #

Hoewel het voor mij dagelijkse kost is, realiseer ik me deze zaken soms mijlenver verwijderd zijn van de zaken waar jij je als ondernemer mee bezig houdt. Je wil misschien gewoon snel je factuur versturen en je geld terug zodat je je weer kunt gaan richten op je onderneming. Hoewel het misschien geen ‘leuk’ onderdeel is, is het wel belangrijk dat je facturen correct zijn want het is jouw verantwoordelijkheid om een kloppende boekhouding te voeren. Heb je het na dit artikel nog twijfels of vragen? Neem contact op met je eigen boekhouder of bel ons. Ik leg het je met alle liefde uit.