- Administratie
- Leestijd: 2 minuten
Pro forma factuur
Een pro forma factuur is een voorlopige en onofficiële factuur. Het geeft de koper informatie over de producten of diensten die geleverd zullen worden. 'Pro forma' betekent in het Latijn 'voor de vorm'. Je stuurt een pro forma factuur meestal nadat de klant een offerte heeft geaccepteerd, maar vóór de werkelijke levering.
Waarom een pro forma factuur? #
Er zijn verschillende situaties waarin ondernemers een pro forma factuur sturen:
Om informatie te verstrekken #
Bij import en export wordt vaak een pro forma factuur gebruikt. In deze situatie zijn vergunningen en douanedocumenten vereist. De klant kan met de pro forma factuur aantonen welke producten worden geïmporteerd en via welk bedrijf dit gebeurt.
De klant kan de belangrijke bedrijfs- en betaalgegevens op een pro forma factuur ook gebruiken om bijvoorbeeld een nieuwe leverancier aan te maken in het systeem.
Voor een vooruitbetaling #
Sommige bedrijven vragen om een vooruitbetaling en gebruiken daarvoor een pro forma factuur. Ze willen bijvoorbeeld een aanbetaling voor een deel van het werk of het volledige bedrag vooraf ontvangen. Op de pro forma factuur staan de producten en/of diensten die geleverd worden en het gedeeltelijke of totale factuurbedrag. Dit komt veel voor bij grote internationale transacties en het afsluiten van (zakelijke) abonnementen.
Mogelijkheid voor wijzigingen #
Een pro forma factuur is een handig hulpmiddel om een verkoopvoorstel gedetailleerd te beschrijven. Hiermee kan je de klant de mogelijkheid geven om wijzigingen aan te vragen.
Wat is het verschil tussen een commerciële en een pro forma factuur? #
Een pro forma factuur lijkt op een gewone factuur, maar er zijn twee belangrijke verschillen:
- Op de factuur wordt benoemd dat het een ‘pro forma’ factuur is.
- Een pro forma factuur is niet rechtsgeldig. Daarom hoeft een klant een pro forma factuur niet te betalen en heeft deze géén factuurnummer.
Een ‘gewone’ factuur is wel rechtsgeldig, zolang je de factuur op de juiste manier maakt.
Nadat de klant de pro forma factuur heeft gezien (en akkoord is), kan de factuur worden omgezet in een definitieve factuur. De klant betaalt de definitieve factuur.
Waar moet een pro forma factuur aan voldoen? #
Een pro forma factuur hoeft niet te voldoen aan de eisen voor een normale factuur, omdat het niet als een officiële factuur wordt beschouwd. Het is wel belangrijk dat je duidelijk vermeldt dat het om een pro forma factuur gaat om verwarring bij de klant te voorkomen.
Het geven van een nummer aan een pro forma factuur is niet verplicht. Dit kan je eventueel wel doen voor je eigen overzicht. Onthoud wel dat je niet hetzelfde factuurnummer mag gebruiken voor de pro forma factuur en de gewone factuur, tenzij dit aansluit op de chronologische nummering van jouw facturen.
Hoe boek je een pro forma factuur? #
Een pro forma factuur heeft geen fiscale waarde, dus je hoeft deze factuur niet te verwerken in je administratie. In plaats daarvan boek je de definitieve factuur.