Relatiegeschenk gegeven? Zo zet je het in je administratie

Wat is een relatiegeschenk? #

Bertha Baas: “Een relatiegeschenk is een cadeau dat je geeft aan je klanten. Een geschenk dat je aan je personeel geeft, valt onder personeelsverstrekkingen en valt daarmee niet onder relatiegeschenk en dus onder andere regelgeving.”

Mag je een relatiegeschenk van de btw aftrekken? Wanneer wel en wanneer niet? #

“Ja, in de basis is de btw over de inkoopprijs van een klein relatiegeschenk (zoals een boek, een fles wijn, een pen of een cadeaubon) aftrekbaar. Maar let op: wanneer je aan een klant één relatiegeschenk of meerdere relatiegeschenken geeft met een totale waarde van meer dan € 227,- excl. btw per jaar per klant geldt er een uitzondering.”

Wat houdt het drempelbedrag in? #

“Boven het bedrag van €227,- excl. btw moet je kijken naar de functie van het relatiegeschenk. Is dit een geschenk wat je klant zelf ook zou kopen en waarover hij/zij minimaal 30% van de btw kan aftrekken? Dan mag jij ook de btw aftrekken. Zou de klant dit product niet kopen voor zijn bedrijf en/of mag de klant de btw niet aftrekken, dan mag jij ook niet de btw over het relatiegeschenk aftrekken.”

Kun je hier een voorbeeld van geven? #

“Stel jij verkoopt telefoons en je besluit aan één van je klanten een relatiegeschenk te doen van een telefoon met de waarde van €399,- excl. btw. Dit relatiegeschenk komt boven het drempelbedrag uit.

• Is deze klant een particulier? Zo ja, dan kan hij zelf de btw niet aftrekken, en dus is voor jou de btw over het relatiegeschenk niet aftrekbaar.
• Is deze klant een bedrijf? Zo ja, dan moet je nagaan of je klant de btw zelf zou mogen aftrekken. Ondernemers die met de OVOB-regeling meedoen mogen dit bijvoorbeeld niet. Maar ook voor bijvoorbeeld medici, zorgmedewerkers of schrijvers geldt een beperkte aftrek.
• Heeft deze klant een bedrijf en zou deze de btw voor meer dan 30% kunnen aftrekken, dan rijst de vraag of deze klant de telefoon ook zou kopen voor zijn of haar eigen bedrijf. Indien het antwoord ‘ja’ is (wat aannemelijk zou zijn) dan kun jij als schenker de btw over het geschenk terugvorderen. Mocht je als relatiegeschenk een sieraad kopen ter waarde van €399,- excl. btw, dan is het niet aannemelijk dat deze klant dit product zou kunnen aftrekken van zijn bedrijfsomzet, met als gevolg dat jij de btw over dit sieraad ook niet kunt aftrekken.”

Zijn er uitzonderingen bij relatiegeschenken waarbij bovenstaande niet van toepassing is? #

“De btw over een relatiegeschenk kun je dus sowieso niet aftrekken als:

• Je boven het drempelbedrag van 227 euro (excl. btw) uitkomt, én
• de ontvangers van je geschenk, als zij het zelf zouden kopen, minder dan 30% btw kunnen aftrekken.”

Hoe werkt het als ik mezelf een relatiegeschenk geef? #

“Wanneer je een relatiegeschenk aan jezelf geeft, kun je dit helaas niet aftrekken. Al heb je nog zo hard je best gedaan afgelopen jaar, de Belastingdienst ziet dit als een privéonttrekking. Dit betekent dat je zowel de kostprijs van dit product, als de btw hierover niet mag opnemen in je administratie. In Moneybird zul je hierover een correctie moeten maken.

Voorbeeld: stel je koopt 100 notitieboekjes om weg te geven aan relaties, waarvan je er 1 voor jezelf houdt. Dit verwerk je als volgt.

Inkoopfactuur Notitieboekjes

Prive-onttrekking 1 notitieboekje via Memoriaal

Je boekt dit bedrag als privéonttrekking omdat je dit bedrag eerder met je zakelijke rekening hebt betaald. Wanneer je een notitieboek wilt gebruiken, onttrek je dit uit je bedrijf en moet je daarvoor in ruil geld ‘terugstorten’ aan je bedrijf.”

Hoe verwerk ik een relatiegeschenk in Moneybird? #

“Via het menu in Tandwiel > Administratie-instellingen > Categorieën > Toevoegen > Verkoopkosten kun je de categorie relatiegeschenken toevoegen die al door Moneybird zelf is aangemaakt. Een relatiegeschenk wordt tenslotte gezien als verkoopkosten om je huidige relaties binnen te houden. Het is enorm belangrijk dat je deze juiste categorie kiest. Relatiegeschenken worden namelijk door de Belastingdienst gezien als representatiekosten. Bij het doen van je aangifte inkomstenbelasting aan het einde van elk jaar mag je van deze totale kostenpost relatiegeschenken excl. btw maar 80% aftrekken van je omzet. 20% wordt dan alsnog bij je fiscale winst opgeteld. Je kunt zelf deze correctie maken bij het doen van je aangifte, maar mocht je er niet uitkomen, raadpleeg dan een boekhouder!”

Over Bertha Baas

Bertha Baas is de vraagbaak op financieel gebied voor kleine startende ondernemers en zzp-ers en ze verzorgt voor hen belastingaangiftes, jaarrekeningen en begrotingen.