Mijn (ex)boekhouder houdt mijn administratie achter, mag dat?

Dit is voor jou als ondernemer erg vervelend. Vooral als je afscheid neemt omdat je niet tevreden bent over de geleverde diensten en je daarom niet van plan bent om de volledige rekening te betalen. Jouw nieuwe adviseur kan nog niet aan het werk, en stel dat net op dat moment de Belastingdienst komt controleren?

Hoe werkt retentierecht? #

Een schuldeiser heeft het recht om hetgeen hij jou verkoopt achter te houden als je niet hebt betaald. Dat geldt dus ook voor een boekhouder, belastingadviseur of accountant. Dat mag hij doen, mits hij zich aan de volgende regels houdt:

1. Opeisbare vordering

De vervaldatum van de factuur moet verstreken zijn of het moet duidelijk zijn dat je niet gaat betalen, bijvoorbeeld omdat je hem gezegd hebt dat je de factuur niet gaat betalen omdat je niet tevreden bent.

2. Verband tussen vordering en hetgeen dat wordt achtergehouden

Je boekhouder heeft het recht om documenten achter te houden die hij zelf heeft geproduceerd. De jaarrekening, jouw aangifte, de salarisadministratie of de boekhouding als deze door hem verwerkt is. Maar hij mag geen documenten achterhouden die jij aan hem hebt aangeleverd of de hele administratie als jij deze zelf hebt verwerkt. In de praktijk wordt vaak de gehele administratie achtergehouden. Dat is niet juist, dat is in 2016 nog eens bevestigd door de Accountantskamer.

3. Feitelijke macht

Je boekhouder kan alleen retentierecht uitoefenen over documenten die in zijn bezit zijn.

4. Redelijk

De maatregel van het achterhouden, moet in redelijke verhouding staan ten opzichte van het openstaande bedrag. Wanneer er bijvoorbeeld nog € 50,- openstaat, kan de adviseur geen belangrijke documenten achterhouden. Ook als je een deel van de vordering betwist, waarbij je de rest van de factuur al wel hebt betaald, kun je je er vaak op beroepen dat het achterhouden van stukken niet redelijk is. Deze voorwaarde volgt niet uit de wet, maar uit de gedragsregels van accountants en boekhouders. Als jouw boekhouder niet is aangesloten bij een branche organisatie zoals bijvoorbeeld het NOAB (opent in nieuw tabblad), dan is hij niet gehouden aan deze bepaling.

Mocht het ooit gebeuren dat je failliet gaat, dan mag je boekhouder vanaf 1 juli 2017 geen retentierecht meer uitoefenen. Sterker nog, de plicht van overdracht van administratie in geval van faillissement is nu specifiek benoemd in de wet.

Wat kun je er aan doen? #

Voordat een boekhouder zich beroept op retentierecht moet de relatie al behoorlijk verstoord zijn. Dat kun je meestal in goed overleg voorkomen. Komt het toch zover, en je boekhouder beroept zich terecht op het retentierecht dan zul je de vordering gewoon moeten betalen om de stukken te ontvangen.

Beroept je boekhouder zich niet terecht op het retentierecht, dan kun je de stukken opeisen en eventueel aansprakelijk stellen voor de geleden schade. Dit laatste is in veel gevallen wel lastig, omdat moeilijk aan te tonen is voor welk bedrag je schade hebt geleden.

In Moneybird is jouw administratie van jou #

Wanneer je gebruik maakt van Moneybird, is de kans een stuk kleiner dat je in deze situatie terecht komt. In Moneybird is jouw administratie ook echt van jou. Jij maakt de administratie aan en geeft jouw boekhouder toegang. Maak ook afspraken met je boekhouder om alle bestanden naar Moneybird te uploaden, zodat jij er altijd bij kunt. Er zit dus geen boekhouder tussen als contractpartij zoals dat bij vele andere boekhoudpakketten wel het geval is. Je boekhouder is een gebruiker in je administratie en jij kunt de gebruikers in jouw administratie beheren. Als je dat wilt, dan kun je jouw boekhouder altijd de toegang tot je administratie ontzeggen.

Ben je op zoek naar een boekhouder die verstand heeft van Moneybird? Kijk dan eens op onze Expert pagina! Op onze Expert pagina, vergelijk je eenvoudig verschillende Moneybird Experts op plaats, prijs, opleiding en werkervaring, en lees je reviews van andere Moneybird-gebruikers. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan.