In 3 stappen een correcte btw aangifte invullen!

In de 14 jaar dat ik ondernemer ben, heb ik voor mezelf een goede checklist ontwikkeld om mijn btw-aangifte te doen. Met deze vier stappen weet ik zeker dat ik tijdens het online boekhouden niets over het hoofd zie en de btw-aangifte niet teveel tijd kost.

Stap 1: Inkoopfacturen en bonnetjes verzamelen #

Ik probeer er een gewoonte van te maken om elke factuur en elk bonnetje zo snel mogelijk op te slaan in mijn administratie. Een factuur per e-mail forward ik per e-mail. Bonnetjes fotografeer ik gelijk nadat ik ze ontvangen heb. Vaak ligt er een stapel papieren facturen op mijn bureau, die gaan nu door de scanner en worden dan toegevoegd aan mijn administratie.

De eerste stap in de btw aangifte is de inkoopfacturen inboeken. Ik werk de lijst af en voer bij alle facturen de goede factuurregels in. Veel facturen komen maandelijks terug, Moneybird geeft mij dan suggesties voor het inboeken van die factuur.

Voor mijn bedrijven verstuur ik alle verkoopfacturen vanuit Moneybird. Mocht je verkoopfacturen op andere manieren versturen, is dit het moment om die te verzamelen en toe te voegen aan je administratie.

Stap 2: Banktransacties koppelen #

De transacties op je zakelijke bankrekening zijn het ultieme overzicht voor alles wat er in je bedrijf gebeurd is. Elke transactie moet je kunnen verklaren: is het een bijschrijving van een verkoopfactuur, een afschrijving van een inkoopfactuur of een pinbetaling van een bonnetje. Door bij elke transactie te noteren bij welke factuur of bon hij hoort, blijven er vanzelf transacties over waarvan je de factuur of bon nog mist. Op dat moment zoek ik die op en voeg ze alsnog toe aan mijn administratie.

In Moneybird kan ik na het inlezen van mijn transacties snel filteren op "Onverwerkte transacties" om te zien welke transacties ik nog moet koppelen. Als ik bij het koppelen van transacties een factuur mis, voeg ik die toe via "Inkoopfactuur toevoegen". Dan krijg ik onder "Documenten" automatisch een lijst met nieuwe facturen die ik nog moet opzoeken en inboeken.

Stap 3: De btw-aangifte! #

Nu alle verkoopfacturen en inkoopfacturen in de administratie staan en ik dat geverifieerd heb aan de hand van de banktransacties, is het tijd voor de btw-aangifte. Bij het inboeken van de facturen heb ik continu de goede btw-tarieven geselecteerd, daarom hoef ik verder geen berekeningen meer uit te voeren. Navigeer naar Rapporten > Elektronische btw-aangifte en verzend je aangifte eenvoudig via Moneybird.

De btw-aangifte in januari is speciaal, omdat je dan soms ook btw over het privégebruik van je auto moet opgeven of de Kleine Ondernemers Regeling mag toepassen. Deze bedragen verwerk ik handmatig bij het overnemen van de aangifte vanuit Moneybird.

Tenslotte heel belangrijk: zet gelijk de betaling naar de Belastingdienst klaar bij de bank. De Belastingdienst zal je hier geen herinnering voor sturen en het bedrag moet binnen zijn voor het einde van de maand waarin je aangifte moet doen.

Bonus: Hoe sta ik er voor? #

Omdat de banktransacties helemaal bijgewerkt zijn en alle facturen in de administratie staan, kan ik precies zien hoe het gaat met mijn onderneming. Moet ik nog facturen betalen? Krijg ik nog geld van debiteuren? Wat is mijn omzet en winst geweest over de afgelopen periode? Dit is een handig moment om alles even te bestuderen!

Dit zijn mijn drie stappen waarin ik de btw-aangifte regel. Hoewel ik een kei ben in het uitstellen van dit soort dingen, is het uiteindelijk altijd zo klaar!