Dit leerden wij van het Shape Up boek van Basecamp!

Shaping #

Basecamp begint het boek (opent in nieuw tabblad) met de "Shaping" stap. Tijdens dit proces werken ze uit welke verbeteringen aan het product gemaakt kunnen worden. De uitkomst is een pitch die meegenomen wordt op de "Betting table".

Bij Moneybird werken we op een vergelijkbare manier: we schrijven Big Project pitches die we bespreken in de Big Project meeting. In een pitch beschrijven we wat het probleem is dat we oplossen, een oplossingsrichting en welke resultaten (key results) we willen zien.

Opvallend verschil is dat bij Basecamp de pitches voornamelijk geschreven lijken te worden door product managers, terwijl bij Moneybird bijna iedereen pitches schrijft. Via workshops over strategie en productontwikkeling wisselen we kennis uit over hoe je een goede pitch schrijft. Onze ervaring is dat iedereen het leuk vindt mee te kunnen denken over de toekomst van ons product door een pitch te schrijven.

Wat Basecamp goed doet, is goede grenzen trekken over de mate van detail van de pitch. De pitches van Basecamp bevatten veel details, zoals schetsen en risicoanalyses. Dit moet ook wel als je ze wilt afronden in zes weken, in tegenstelling tot de drie maanden die onze projecten duren. Onze pitches zijn daarom relatief abstract, zodat het team dat het gaat uitvoeren nog voldoende richting kan geven aan de oplossing. Het nadeel daarvan is dat de kans groter is dat een project niet haalbaar blijkt te zijn bij nader onderzoek. We kunnen daarom best iets leren van Find the Elements (opent in nieuw tabblad) en het vinden van Risks and Rabbit Holes (opent in nieuw tabblad).

Betting #

De volgende stap van Basecamp is om aan de "Betting table" te bepalen welke volgende projecten uitgevoerd gaan worden. Aan deze meeting neemt een selecte groep teamleden deel. Er wordt alleen gekeken naar pitches die recent opgesteld zijn en pitches die opnieuw aangedragen worden. Dat is een mooie manier om te focussen op wat nu belangrijk is voor het product, in plaats van altijd te kijken naar een enorme backlog aan werk.

Bij Moneybird heet de "Betting table" de "Big Project meeting". In tegenstelling tot bij Basecamp, is de meeting bij ons openbaar toegankelijk voor ons hele team. Op deze manier kan iedereen zijn input geven op de projecten zodat we een zo goed mogelijke keuze kunnen maken. Daarnaast hebben we gelijk een goed draagvlak voor de volgende projecten. Bij Basecamp bestaat het risico dat de "Betting table" keuzes maakt die niet gedragen worden door de teams die ze moeten uitvoeren.

Ook het bepalen van de teams doen we anders bij Moneybird. Onze teams zijn groter ongeveer zes personen en aan het begin van een project bepalen we met elkaar hoe we iedereen verdelen over de teams. Daarbij kijken we bijvoorbeeld naar persoonlijke leerdoelen. Dit werkt voor ons heel prettig en geeft iedereen de gelegenheid om zijn stem te laten horen.

Building #

Bij Basecamp werken ze zes weken aan de gekozen projecten. Belangrijk is dat na zes weken er geen tijd meer in het project gestoken gaat worden. Het team zal dus slim de prioriteiten en scope moeten bepalen. We vinden de werkwijze die Basecamp heeft met Map the Scope (opent in nieuw tabblad) en Show Progress (opent in nieuw tabblad) interessant.

De teams van Moneybird werken drie maanden aan een project. Dit is deels nodig omdat we minder voorwerk doen dan Basecamp. Daarnaast hebben onze engineers ook andere roulerende taken, zoals support engineer en devops. In zes weken een project afronden is goed mogelijk met een goede voorbereiding en de garantie dat er geen ander werk tussendoor komt.

De twee weken "cool-down" na elk project bij Basecamp heeft onze interesse gewekt. We merken nu dat het schrijven en bijhouden van pitches soms blijft liggen omdat onze projecten continu doorlopen.

Conclusie #

We hebben weer veel inspiratie opgedaan om onze werkwijze nog verder te optimaliseren. We gaan onderzoeken of we onze pitches verder kunnen uitwerken zodat we het risico op een mislukt project kunnen verkleinen. Daarnaast spreekt een proef met kortere projecten en een cool-down ons aan. Uiteindelijk zal de ervaring uitwijzen wat de beste werkwijze voor ons is.

Er zijn ook aspecten van de Basecamp aanpak die ons minder aanspreken, zoals de top-down aanpak bij het schrijven van pitches, bepalen van projecten en indelen van de teams. Ik ben blij dat we daarin een manier gevonden hebben om het hele team te betrekken!