Onze HR ervaringen uit 2020

We zijn bij Moneybird niet van het vooruit plannen. We willen ons niet vastleggen in vijfjarenplannen of nog verder vooruit. We willen kunnen anticiperen op gebeurtenissen die zich op dat moment voordoen. Dat maakt ons als organisatie flexibel en wendbaar. En laat dat nou net zijn wat we het afgelopen jaar nodig hadden.

De instelling om flexibel en wendbaar te zijn hebben we altijd al. We vinden transparantie, inzicht, kennis delen en een goede werk-privé balans erg belangrijk. Wat maakt dat we onze processen zo hebben ingericht dat:

• remote werken altijd kan
• iedereen zijn eigen werktijden kan bepalen
• we asynchroon en online diepgaande discussies kunnen voeren (phabricator)
• we via de chat alles afstemmen in open kanalen (slack; zichtbaar voor iedereen)
• we via Google Drive tegelijk aan hetzelfde document kunnen werken (alles is met iedereen gedeeld)

Dit maakte dat tijdens de eerste lockdown in maart iedereen per direct thuis kon werken, zonder grote problemen. Natuurlijk liepen we ook tegen een aantal zaken aan die we moesten oplossen. Graag deel ik hieronder een aantal onverwachte zaken die aanspraak maakten op onze flexibiliteit als organisatie.

Thuiswerkplekken #

Onze thuiswerkplekken waren arbo technisch niet allemaal verantwoord voor meerdere thuiswerkdagen in de week. Waar eens in de twee weken een dag thuiswerken aan de keukentafel nog prima was, is dat met vijf dagen in de week niet meer. We zijn in de regels rondom thuiswerkplekken gedoken, om te kijken wat we onze collega’s konden aanbieden. Door de tijdelijke verhoging van de WKR (Werkkostenregeling) in 2020 van 1,7% naar 3% konden we belastingvrij meer vergoeden. Voor wie het nodig had hebben wij de volgende zaken vergoed:

• een zit/sta bureau
• een goede bureaustoel
• goede bureauverlichting

Daarnaast kunnen collega’s hun toetsenbord, muis, laptopverhoger en kabels meenemen van kantoor naar huis voor een goede aansluiting. Belangrijk is dat iedereen die gebruik gemaakt heeft van dit aanbod ook na de Corona periode minimaal één dag per week thuis blijft werken. Al lijkt dit geen problemen te geven aangezien de meesten aangeven bij voorkeur twee à drie dagen thuis te blijven werken na Corona periode. Inmiddels zijn de thuiswerkplekken dus wel ergonomisch verantwoord!

Nieuwe collega’s #

In het sollicitatieproces en bij het aannemen van een nieuwe collega was er altijd ook een fysieke ontmoeting. Willen we dit volledig online gaan doen en zo ja hoe? Hier hebben we het afgelopen jaar zeker stappen in gemaakt, want we hebben 1 november de eerste collega, Sacha, laten starten die van te voren niemand gezien had. Zelfs niet bij het tekenen van zijn contract. Alles is online gegaan. Hier heb ik op LinkedIn (opent in nieuw tabblad) een uitgebreider artikel over geschreven voor de geïnteresseerden. De eerste keer dat ik Sacha fysiek zag, was pas twee maanden na zijn indiensttreding.

Persoonlijk contact #

Het grootste issue, het persoonlijke contact met je collega’s. Al plan je nog zoveel online koffiemomentjes, dit kan niet op tegen het persoonlijke contact met collega’s. Een vrijdagmiddagborrel online met twintig man is eerder frustrerend dan gezellig. We hebben daarom geprobeerd hier creatief wat oplossingen voor te vinden. We hebben bijvoorbeeld iedereen zelf thuis verrast met een doosje van Mrs Brown (opent in nieuw tabblad) en bloemen van Bloemsierkunst ‘t Mekkelholt (opent in nieuw tabblad). En toen het nog kon een aantal 1,5 meter borrels georganiseerd deze zomer. Maar met stip op 1 staat onze Christmas Drive Through bij Restaurant Dorset (opent in nieuw tabblad). Alleen al de mogelijkheid om naar elkaar te zwaaien of creatief als sommigen waren, te videobellen met elkaar van de ene auto naar de andere, om zo toch een soort van ‘samen’ te rijden. Het vervangt niet al het persoonlijke contact wat we voor Corona hadden, maar met een beetje creativiteit zorg je toch voor meer contact onderling en een positieve energie.

Movingbirds #

Veel van onze collega’s kwamen op de fiets of lopend naar het werk. We hoorden van veel mensen dat ze dit dagelijkse moment van bewegen erg misten. Sommigen hadden zelf al iets bedacht door te gaan hardlopen in de ochtend of door te gaan wielrennen. Maar toen er een voorbeeld van De Jong en Laan (opent in nieuw tabblad) voorbij kwam hebben we ongeveer hetzelfde opgezet voor onze collega’s met natuurlijk een Moneybird twist. Uiteindelijk hebben we samen meer dan 3000 km (opent in nieuw tabblad) gemaakt in oktober!

Meer of minder gepresteerd in 2020? #

Je zou zeggen dat je op afstand minder voor elkaar krijgt, minder efficiënt werkt en daardoor ook minder resultaat hebt dan het jaar daarvoor. Niets is minder waar… We hebben gemerkt dat we juist veel effectiever samenwerken, minder afleiding, meer to-the-point. Eerlijk gezegd moeten we eerder afremmen, dan aanjagen, doordat collega’s eerder langer doorwerken of geen pauzes nemen. We hebben in 2020 in totaal 26 projecten afgerond versus 13 in 2019 en 9 in 2018. Daar moet ik wel bij aangeven dat ons team door de jaren heen is gegroeid en we van kwartaal projecten naar rondes van acht weken zijn gegaan. Maar toch… hoe trots kunnen we zijn op het team in deze tijden :-)

Kortom we hebben eigenlijk een ontzettend goed jaar gehad. We zijn gegroeid naar een team van 41 Moneybirders. We hebben onze klanten blij kunnen maken met een heleboel nieuwe en verbeterde mogelijkheden in Moneybird. En daarnaast hebben we de mogelijkheid gehad om de collega’s met kinderen de ruimte te kunnen bieden om het wat rustiger aan te doen qua werk tijdens de lockdown. Deze vrijheid gaf rust en vertrouwen. Persoonlijk kijk ik enorm uit naar het moment dat we elkaar weer op een relaxte manier in levende lijve kunnen zien. Maar voor nu… laat 2021 maar komen, wij zijn er klaar voor!