Tips bij het inrichten van je administratie - deel 1

Lees ook: Maak deze zeven beginnersfouten niet

Categorieën #

Veel Moneybird Experts noemen het belang van grootboekrekeningen. In Moneybird gebruiken we de term categorieën in plaats van grootboekrekeningen. Met categorieën bedoelen we dat alle inkomsten en uitgaven van hetzelfde soort worden gebundeld. Je krijgt hierdoor meer inzicht in je inkomsten en uitgaven.

Marcus van der Kloet: “Ik zie vaak dat ondernemers niet goed nadenken over het categoriseren van de omzet en de kosten van de omzet. Onze voorkeur gaat uit naar een indeling op basis van soort dienst of product of op basis van de regionale omzet Nederland/EU/buiten de EU.”

Jordie Winkenius: “Het is belangrijk om te weten welke kosten je gaat hebben. Kijk vervolgens in Moneybird welke standaard categorieën er zijn. Mis je er één, maak dan een aparte grootboekrekening aan. Maar maak er niet oneindig veel aan, dan loop je het risico dat dezelfde kosten op verschillende categorieën staan.”

Thomas de Jong: “Wat is je doel van je administratie? Is het puur voor de belasting of wil je ook cijfers per maand of kwartaal? Op basis van die keuze kun je de categorieën inrichten. Je kunt een prognose maken en kijken naar de uiteindelijke situatie en dit met elkaar vergelijken. Als je het verwachte resultaat niet haalt, kun je bijsturen. De categorieën zijn daarbij belangrijk omdat je daarmee ziet waar de kosten en opbrengsten zitten. Zonder categorieën heb je minder inzicht.”

Wil je meer weten over het aanmaken van categorieën in Moneybird? Lees het kennisbankartikel over dit onderwerp.

Algemene voorwaarden #

Treesje Wijnen: “Verstuur bij de eerste offerte aan een nieuwe klant de algemene voorwaarden mee. Jouw klant moet op de hoogte zijn van jouw algemene voorwaarden voordat hij akkoord geeft.”

Je kunt algemene voorwaarden als standaard bijlage toevoegen aan je factuur.

Bekijk ook de video van jurist Charlotte Meindersma over algemene voorwaarden (opent in nieuw tabblad).

Btw-tarieven #

Jordie Winkenius: “Breng in beeld waar je zaken mee gaat doen en welke btw-tarieven daar bij horen. Het is belangrijk dat je deze meteen goed in je administratie zet. Dan hoeft jouw boekhouder het niet meer te corrigeren en dat scheelt je uiteindelijk geld.”

Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Btw-tarieven, selecteer je het btw-tarief voor verkoopfacturen.

Projecten #

Daphne Lie: “Als je kosten doorbelast, is het handig om een project aan deze kosten te hangen. Dan kun je precies zien of je alle kosten hebt doorgefactureerd.”

Zo maak je een project aan in Moneybird.

Scan bonnetjes direct #

Jessica van Amerongen: “Leer jezelf een nieuwe gewoonte aan en scan bonnetjes meteen na ontvangst. Ik zie dat ondernemers vaak vergeten om de bonnetjes met kleine bedragen te scannen. Alle kleine beetjes helpen, het is zonde als je geen btw terugkrijgt.”

Dit kennisbankartikel gaat in op bonnetjes en inkoopfacturen.

Doelen #

Treesje Wijnen: “Bij het aanmaken van je administratie zet Moneybird een aantal doelen voor je klaar, waarmee je je administratie kunt inrichten. Met het doel ‘Maak je eerste factuur’ en ‘Maak je eerste offerte’ kom je automatisch langs de instellingen waar je de huisstijl en de teksten van bijvoorbeeld de e-mails kunt instellen de workflow.”

Elektronische btw-aangifte #

Daphne Lie: “Maak gebruik van de mogelijkheid om elektronisch btw-aangifte te doen via Moneybird. Dat voorkomt fouten bij het overtypen en het bespaart tijd.”

Zo doe je Elektronisch btw-aangifte!

Doe zelf kennis op over wetgeving en boekhouding #

Hanneke Boom: “De beste ondernemer is de ondernemer die redelijk begrip heeft van wetgeving en boekhouding. Zo staat er in de kennisbank van Moneybird al veel over wetgeving en boekhouding. De KVK heeft ook allerlei sites met interessante informatie. Neem bijvoorbeeld over de aftrekbaarheid van kosten. Ik merk dat als klanten zich ook verdiepen in wat wel en niet mag, ze ook weten tot waar hun kennis reikt. Als je bijvoorbeeld een auto aanschaft, is het goed om dit af te stemmen met je boekhouder. Die kan je dan op tijd adviseren over wat financieel het beste is voor jou. Als je dat niet doet, neem je mogelijk een beslissing waar je nog jarenlang last van hebt. Bijvoorbeeld een hoge bijtelling die eigenlijk niet nodig was.”

Lees ook: Tips bij het opstarten van je administratie - deel 2

Meer informatie over boekhouden vind je in onze kennisbank.