Tips bij het inrichten van je administratie - deel 2

Lees ook: Tips bij het opstarten van je administratie - deel 1

Periodiek bijwerken #

Jessica van Amerongen: “Als je de administratie zelf doet, raad ik je aan maandelijks een moment te pakken om je administratie bij te werken. Mocht je sommige bonnetjes toch niet hebben toegevoegd aan je administratie, dan kun je deze binnen een maand nog achterhalen of terugvinden. Het is belangrijk om dan te checken of je alle facturen bij elkaar hebt en precies weet welke uitgave bij welke categorie hoort. Dit geldt ook voor de openstaande verkoopfacturen, je kunt herinneringen instellen maar je moet ook controleren of het klopt. Bij de ‘doelen’ in Moneybird kun je het doel ‘administratie bijwerken hiervoor gebruiken.”

Automatisch koppelen met je bank zorgt ervoor dat je sneller je administratie kunt bijwerken.

Niet rechtstreek omzet en kosten boeken vanaf het tabblad Bank #

Jordie Winkenius: “Probeer zoveel mogelijk je inkoopfacturen en bonnen via het tabblad Inkomend te uploaden. Neem bijvoorbeeld de abonnementsfacturen van Moneybird, upload deze via het tabblad Inkomend en koppel de banktransactie aan de inkoopfactuur. Boek de kosten niet rechtstreeks vanuit de banktransacties op een kostencategorie. van Moneybird. Upload deze via inkomende facturen en boek ze niet rechtstreeks op de posten. Het zorgt er meteen voor dat alle bonnen in je administratie zitten en dat het juist btw-tarief wordt meegenomen.”

Gebruik je al Peppol? Dan komt de factuur meteen bij Inkomend te staan en hoef je deze niet zelf te uploaden.

Systemen koppelen #

Thomas de Jong: “Kijk welke systemen je aan elkaar kunt koppelen. Heb je een webshop? Kijk welke koppelingen beschikbaar zijn. Het voordeel van zo’n koppeling is dat de gegevens in één keer in het systeem staan. Je hoeft dus geen digitale gegevens over te nemen.

In dit kennisbankartikel vind je een overzicht van api-koppelingen met Moneybird.

Schakel een expert in #

Daphne Lie: “Het is een beetje preken voor eigen parochie; ik adviseer om contact op te nemen met een Moneybird Expert. Besteed tijd om te checken of jouw administratie goed is ingericht of volg een training waarin je de basis van Moneybird leert. Dit is de snelste manier om jouw online administratie onder controle te krijgen. Als je administratie goed bijgewerkt is, kan je snel de jaarafsluiting doen. Als er bijvoorbeeld ongecategoriseerde zaken zijn, is dat puzzelwerk voor een boekhouder of accountant. En puzzelwerk kost je tijd en geld.”

Lees ook: Waar heb je een boekhouder voor nodig?

Loon uitkeren bij een eenmanszaak #

Jordie Winkenius: “Als je loon uitkeert aan jezelf, is dat een privé-onttrekking uit vermogen. Op die categorie moet je het dus ook boeken. Je boekt het niet op salaris, want de eigenaar is niet in dienst van de eenmanszaak.”

In dit kennisbankartikel staat hoe je privebetalingen verwerkt in je online boekhouding.

Hou zakelijk en privé gescheiden #

Jessica van Amerongen: “Het gebeurt weleens dat ondernemers kleine bedragen naar zichzelf overmaken of een privé-aankoop in hun administratie zetten. Het is beter om privé en zakelijk gescheiden te houden met een zakelijke en privérekening. Je houdt dan overzicht en je kunt dan per maand een 'salaris' aan jezelf overmaken.”

We leggen hier uit hoe je een rekening toevoegt aan je boekhouding.

Moneybird als financieel archief #

Daphne Lie: “Gebruik Moneybird als digitaal financieel archief. Zorg dat alles wat te maken heeft met het financiële gedeelte van je bedrijf, in Moneybird is opgeslagen. Denk aan het uittreksel van de KvK, verzekeringspolissen, aangifte IB. Je moet je gegevens zeven jaar bewaren en op het moment dat je jezelf aanleert het op één plek te bewaren heb je daar op een later moment baat bij.”

Je leest hier hoe je documenten opslaat in je boekhouding

Lees ook: Veelvoorkomende fouten van Moneybird-gebruikers