Werkstress voorkomen door werk slimmer te organiseren

Inmiddels is het zover dat we in Nederland een recht op onbereikbaarheid (opent in nieuw tabblad) hebben opgenomen in de CAO voor medewerkers in de gehandicaptenzorg. Sta even stil bij deze term, het “recht op onbereikbaarheid”. De 40-urige werkweek die Henry Ford introduceerde om zijn medewerkers een gezonde werk/privé balans te geven staat in vrijwel ieder arbeidscontract. Toch is nu een wetsvoorstel nodig omdat een gewoonte is binnengeslopen dat we elkaar op ieder moment van de dag mogen lastigvallen en altijd maar bezig moeten zijn met werk.

De term “recht op onbereikbaarheid” hoorde ik een paar jaar geleden voor het eerst bij DWDD. Matthijs van Nieuwkerk interviewde de markante leadzanger Huub van der Lubbe van De Dijk. Hij vertelde Matthijs dat hij geen mobiele telefoon had, en ook vertikt er eentje bij zich te dragen. “Als ze me nodig hebben dan bellen ze me maar op de vaste lijn, en als ik er niet ben dan ben ik er niet”. Hoe simpel kan het leven zijn?

Maar de meeste mensen zijn geen rockstar zoals Huub, die zich een dergelijke keuze kan permitteren, omdat ze nu eenmaal een manager of collega’s hebben die verwachten dat ze altijd bereikbaar zijn. Als pleister op de wond zijn tientallen boeken geschreven over werkgeluk, mindfulness en beter omgaan met je smartphone. Dat ze nuttig zijn trek ik niet in twijfel, maar het is en blijft symptoombestrijding tegen werkstress dat inmiddels 3 miljard per jaar kost (opent in nieuw tabblad).

Roekeloos prikkelen #

In de afgelopen decennia zijn we door technologie elkaar roekeloos gaan prikkelen. Ook zijn we veel taken door elkaar gaan doen zonder dat we kritisch zijn geweest of dat wel handig is. Als we altijd maar bezig zijn lijkt het immers dat we veel gedaan krijgen. Gelukkig zijn er sceptici als Henrik Kniberg. In onderstaande video legt hij haarfijn uit dat overal maar druk mee zijn uiteindelijk maar bar weinig resultaat oplevert:

Nog niet overtuigd? Pak eens drie boeken uit je boekenkast en lees van ieder boek de eerste pagina. Vervolgens de tweede pagina van ieder boek. Bevalt dat? Waarschijnlijk niet, tenzij je heel bijzondere hersencapaciteiten hebt. De boeken stuk voor stuk lezen gaat veel eenvoudiger. Niet zo vreemd, want het switchen van context vreet onnodig veel verspilde energie van je hersenen. Toch zorgt het (middle) management voor vergelijkbare situaties op de werkvloer. Kantoortuinen waar iedereen zomaar aan elkaars bureau kan gaan staan omdat er direct een antwoord moet komen op die zogenaamd belangrijke vraag. Of van vergadering naar vergadering geslingerd worden omdat je deel uitmaakt van verschillende teams die allemaal hoge prioriteiten hebben.

Men verwacht dat we zonder problemen alles door elkaar kunnen doen. En als je daar niet goed in bent en gestrest raakt zoek je een coach. Dweilen met de kraan open. Volgens mij zijn we veel meer gebaat bij het goed benutten van de capaciteiten van mensen, door werk beter te organiseren.

Het beter organiseren van werk #

Het organiseren van werk is een verantwoordelijke rol binnen een organisatie. Wat is eigenlijk je long-term-view als werkgever? Wil je duurzaam organiseren of wil je dat mensen overwerkt raken? Wil je ze voor een paar jaar laten burnen of wil je ze voor lange tijd behouden?

“Ik werk één dag in de week thuis, zodat ik op die dag lekker door kan werken.” Een veelgehoorde uitspraak. Zou het niet logischer zijn dat je iedere dag geconcentreerd kunt werken en dingen kan afmaken? Hieronder vier tips:

1. Laat mensen ongestoord hun werk afmaken door ze niet telkens te storen. Een paar uur de tijd krijgen om taken af te maken werkt. Hersens hebben behoorlijk wat tijd nodig om geconcentreerd te raken. Laat mensen werk afmaken.
2. Neem belangrijke beslissingen asynchroon. De één geeft direct zijn mening, de ander slaapt er liever een nachtje over. Sommigen zijn betere schrijvers, anderen betere praters. Het is zelden verstandig om een belangrijke beslissing gehaast te nemen. Geef daarom mensen binnen je organisatie rustig de tijd ergens over te na te denken. Zo maak je een beslissing waarvan je niet achteraf denkt “hadden we dat toch maar anders gedaan…”.
3. Stel haalbare doelen, onhaalbare doelen die niet tastbaar zijn scheppen verwarring. Wees kritisch met z’n allen. Kriskras al het werk aannemen dat je op je bordje krijgt is juist in-efficiënter.
4. Bepaal heel duidelijk wat je wel en niet doet. Traditioneel worden mensen beloond die de grote successen binnenhalen voor de organisatie. Heb je ooit een medewerker in het zonnetje gezet omdat hij of zij zich hard heeft gemaakt om een project NIET te gaan doen waardoor enorme kosten werden bespaard? Denk kritischer na over het werk dat je doet. Wat draagt bij en wat draagt niet bij? Veel werk is zinloos omdat we worden ingehaald door nieuwe inzichten en tijd.

Iedere organisatie is uniek, daarom bestaat er geen standaardaanpak voor het organiseren van werk. Wil je je verder verdiepen in dit onderwerp? Mijn leestips: It doesn’t have to be crazy at work (opent in nieuw tabblad) van Jason Fried en David Heinemeier Hansson, Becoming a technical leader (opent in nieuw tabblad) van Gerald Weinberg en Competing against luck (opent in nieuw tabblad) van Clayton Christensen en Teddy.

Wees niet bang om werk eens anders te organiseren, rust in je hoofd is het belangrijkste ingrediënt om mooie resultaten te behalen. Veel werkplezier op de werkvloer!