Hoe wij werken met Shape Up

Een innovatieve ingeving voor een nieuwe feature, herhaaldelijke berichtjes van onze klanten of technical debt zorgen voor nieuwe pitch-ideeën. Elke collega staat vrij om met ideeën komen!

Wat is het probleem? Hoeveel mensen hebben er last van? Wat is de impact en effort? Kunnen we het probleem in twee, drie of zes weken oplossen? Daar gaan we onderzoek naar doen en zetten we vervolgens in een pitch-template.

Dit pitch voorstel mag tijdens de lopende projecten geschreven worden óf, wanneer meer tijd nodig is, tijdens de cooldown. De cooldown zijn de twee weken na een project waar collega's zelf invulling aan mogen geven.

In de derde week van een project is een pitch-meeting gepland om de pitch-ideeën te bespreken voor de volgende ronde.nIn dit uur worden de ideeën gekozen waar we het meest warm voor lopen én waarvan we denken dat ze het meest haalbaar zijn voor dit moment. De gekozen ideeën worden in de komende vijf weken verder onderzocht om het pitch-voorstel concreter te maken.

In week vijf wordt verwacht dat de auteur van de pitch zorgt voor minimaal één review per team (Product Design, Development, Support, Marketing en Informatiebeveiliging). Eventuele vragen worden deze week beantwoord.

Door de bovengenoemde teams wordt in deze week ook alvast een ranking gemaakt en een afgevaardigde geselecteerd die deze ranking toelicht in de komende projectkeuze-meeting.

Op vrijdagmiddag worden alle pitch voorstellen kort toegelicht door de auteur en kunnen er laatste vragen worden gesteld. Na het bespreken van de eerste pitch wordt de volgende pitch boven óf onder de pitch gezet zodat direct een ranking ontstaat. Deze meeting duurt maximaal twee uur.

Aan het eind van deze meeting hebben we een ranking en een idee welke pitches aankomende periode gaan lopen.

Op maandag maken we in een meeting de keuze voor welke pitches we als projecten gaan draaien. De volgende elementen zijn van belang bij het bepalen van die keuze:

• Het aantal beschikbare fte's
• Voorkeur van collega's
• Aantal benodigde teamleden en rollen
• Competenties van collega's en competenties die benodigd zijn. Soms wordt er in overleg geschoven wanneer er meer ervaring nodig is of als iemand zich ergens in wil ontwikkelen
• De doorlooptijd van twee, drie of zes weken van pitches. Soms komt het voor dat 1 team, 3 pitches van twee weken achter elkaar draait mits de competenties voor de pitches overeenkomen.

Voor het indelen gebruiken we een Google Sheet waarin de punten ingevuld en inzichtelijk worden.

In de komende zes weken gaan we bezig met ontwerpen, ontwikkelen, testen, lanceren, monitoren, valideren en itereren. Afhankelijk van het project werken gemiddeld zes collega's aan het project.

Het doel van een project is iets live te zetten. Meestal is dit in week vijf zodat we voldoende tijd hebben om te testen. Soms is het eerder als we met een deel van de nieuwe functionaliteit al waarde kunnen leveren.

Na zes weken begint de cooldown van twee weken. We pakken dan bugs op of kleine dingen die we graag willen onderzoeken of implementeren. Ook is het mogelijk om extra tijd te besteden aan kennisontwikkeling en het schrijven van nieuwe pitches.