Categorieën

Alle boekingen in je boekhouding worden met behulp van de categorieën gemaakt. Categorieën worden ook wel ‘grootboekrekeningen’ genoemd. Via Instellingen > Categorieën kun je de categorieën in je administratie beheren.

Overzicht van actieve categorieën

Wanneer je naar de instellingen van de categorieën gaat, krijg je een overzicht van de categorieën die actief zijn in je administratie. Het overzicht is opgedeeld in de categorieën voor de resultatenrekening (omzet en kosten) en de categorieën voor de balans.

Bovenaan de pagina kun je via de toevoegen-knop nieuwe categorieën aanmaken. Klik je op een bestaande categorie, dan kun je de instellingen van de categorie bekijken en bewerken.

Nieuwe categorieën toevoegen

Via de toevoegen-knop bovenaan kun je nieuwe categorieën toevoegen. Als je met je administratie bezig bent, je maakt bijvoorbeeld een factuur, kun je ook vanuit de factuur aangeven dat je een categorie wilt toevoegen. Je komt dan op hetzelfde scherm. Bij het toevoegen heb je twee mogelijkheden.

1. Losse categorie toevoegen

Als je een losse categorie toevoegt, kun je de instellingen van de categorie zelf bepalen. De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar:

• Type: is het een categorie voor de resultatenrekening of de balans en over welk onderdeel van de resultatenrekening of balans gaat het precies?
• Naam: de naam van de categorie kun je zelf bepalen.
• Bovenliggende categorie: Als er meerdere categorieën bij elkaar horen, kun je een bovenliggende categorie kiezen. In de resultatenrekening of op de balans worden de bedragen van de onderliggende categorieën bij elkaar opgeteld en het totaal wordt bij de bovenliggende categorie weergegeven.
• Gestandaardiseerde grootboekcode (RGS): Optioneel kun je een RGS-code selecteren.
• Grootboekcode: Optioneel kun je een eigen grootboekcode invoeren.

2. Categorie vanuit een set toevoegen

Voor situaties die vaak van toepassing zijn, zijn er categorieënsets beschikbaar. Vanuit een set kun je eenvoudig nieuwe categorieën toevoegen. Je hoeft de categorieën alleen te selecteren. De instellingen staan automatisch goed.

Bestaande categorieën wijzigen

Bestaande categorieën kunnen gewijzigd worden. Hierbij zijn dezelfde onderdelen beschikbaar als bij het toevoegen van een losse categorie. Maar het is niet altijd mogelijk om alle instellingen aan te passen. Hieronder vind je een overzicht van wat je in welke situatie kunt aanpassen:

• Type: kun je aanpassen als de categorie is aangemaakt als ‘losse categorie’ en nog niet is gebruikt voor een boeking.
• Naam: kun je aanpassen als de categorie is aangemaakt als ‘losse categorie’.
• Bovenliggende categorie: kun je aanpassen als de categorie is aangemaakt als ‘losse categorie’.
• Gestandaardiseerde grootboekcode (RGS): kun je altijd aanpassen. Bij categorieën die door Moneybird zijn aangemaakt, raden we aan om het niet aan te passen.
• Grootboekcode: kun je altijd aanpassen.

Categorieën verwijderen of deactiveren

Als je een categorie niet meer nodig hebt, kun je de categorie verwijderen (prullenbakje) of deactiveren. Eén van deze opties vind je bovenaan het scherm met de instellingen van de categorie.

Welke optie beschikbaar is, hangt af van of de categorie al gebruikt is bij een boeking. Is de categorie al gebruikt, dan kun je hem deactiveren. Deactiveren zorgt er voor dat je de categorie niet kunt selecteren bij nieuwe boekingen, maar bestaande boekingen blijven bestaan. Is de categorie nog niet gebruikt, dan kun je hem verwijderen door op het prullenbakje te klikken.

Sommige categorieën heeft Moneybird standaard nodig voor je boekhouding. Deze categorieën kun je niet verwijderen. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan ‘debiteuren’, ‘crediteuren’, ‘te betalen btw’ en ‘te vorderen btw’.