Algemene voorwaarden
Moneybird B.V.

Heb je vragen over het gebruik van Moneybird of over deze voorwaarden? Stel ze ons gerust via support@moneybird.nl. Je krijgt binnen één werkdag een reactie.

Algemeen #

1. Wie is wie? #

Als je in deze voorwaarden 'jij', 'je' of 'jou(w)' leest, bedoelen we jou als gebruiker van het online boekhoudpakket, als gebruiker van de apps van Moneybird, als gebruiker van een van de extra diensten die we je aanbieden en/of als bezoeker van onze website. Als de Moneybird administratie op naam van je bedrijf staat, bedoelen we met ‘jij’, ‘je’, ‘jou(w)’, ‘je bedrijf’ of ‘jouw bedrijf’ jouw bedrijf als zakelijke klant van ons. 

Lees je 'wij', 'we', 'ons', of 'onze', dan bedoelen we Moneybird B.V., gevestigd aan de Moutlaan 35, 7523 MC, te Enschede. Moneybird is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 58209344.

2. Wanneer gelden deze voorwaarden? Wat als je andere afspraken wilt maken? #

Deze voorwaarden gelden als je gebruikmaakt van het online boekhoudpakket van Moneybird, als je onze website bezoekt of als je een van onze apps gebruikt. Ook gelden deze voorwaarden voor het gebruik van een van de extra diensten die we aanbieden en waarvoor je ook een aparte overeenkomst met een van onze financiële partners sluit.

Onze overeenkomst komt tot stand door het aanmaken van een gebruikersaccount, afsluiten van een van de extra diensten, of het installeren van één van de Moneybird-apps. Je kunt deze overeenkomst niet aan iemand anders overdragen. We vragen je bij het aanmaken, afsluiten, of installeren dan ook om akkoord te gaan met deze voorwaarden. We werken altijd op basis van deze algemene voorwaarden. We wijken hier alleen van af als we dit expliciet schriftelijk of per e-mail zijn overeengekomen.

Als jouw Moneybird administratie op naam van een vennootschap onder firma of maatschap staat, gelden deze algemene voorwaarden voor alle vennoten of maten. 

Wordt een bepaling in onze overeenkomst met jou of deze algemene voorwaarden door een rechter nietig of vernietigbaar wordt verklaard? Dan blijven de andere bepalingen gewoon van toepassing. 

3. Welke regels gelden bij vertegenwoordiging? #

De volgende personen zijn bevoegd jouw bedrijf te vertegenwoordigen tegenover Moneybird. Deze personen worden in deze algemene voorwaarden ‘Vertegenwoordigers’ genoemd.

• De bestuurder(s);
• De indirect bestuurder(s). Als de bestuurder van jouw bedrijf een andere vennootschap is, is de bestuurder van die vennootschap een indirect bestuurder van jouw bedrijf;
• De vennoten (bij een vennootschap onder firma);
• De maten (bij een maatschap).

Wij gaan ervan uit dat:

• Iedere Vertegenwoordiger zelfstandig bevoegd is om jouw bedrijf te vertegenwoordigen;
• Er geen beperkingen aan de bevoegdheid van de Vertegenwoordiger zijn verbonden; en 
• Iedere Vertegenwoordiger namens jouw bedrijf opdrachten mag geven.

Wij hoeven dit niet na te gaan. Je gaat er dus mee akkoord dat iedere Vertegenwoordiger zelfstandig handelingen met Moneybird mag verrichten. Voor zover nodig geef je hierbij een onherroepelijke volmacht aan iedere Vertegenwoordiger om jouw bedrijf zelfstandig te vertegenwoordigen.  

Het aanmaken en gebruik van een Moneybird Account #

4. Wat vragen we van je als je een account aanmaakt? Wat gebeurt er als jouw gegevens niet correct of volledig zijn? #

Bij het aanmaken van je gebruikersaccount vragen we een aantal gegevens van je. Zorg dat deze gegevens altijd correct en volledig zijn. Wijzigen er gegevens? Pas deze dan zo spoedig mogelijk aan in je gebruikersaccount en/of in het accountbeheer van je administratie.

Voor het gebruik van sommige diensten stellen we extra eisen, zoals het vermelden van de juiste SBI codes KvK, bedrijfsactiviteiten en het vermelden van de belanghebbenden van het bedrijf: UBO's (Ultimate Beneficial Owner(s)). Zonder deze verplichte informatie kan je geen gebruik maken van deze diensten.

Het is niet toegestaan om Moneybird diensten te gebruiken voor andere doeleinden dan omschreven in de bedrijfsactiviteiten en SBI codes die je aan ons hebt gemeld. Je bent daarom verplicht om de correcte informatie te verstrekken en ons per direct te melden als deze gewijzigd zijn. Ook als er iets verandert in jouw situatie wat belangrijk is voor ons, moet je ons dit meteen laten weten. Bijvoorbeeld als je failliet wordt verklaard of in surseance van betaling, onderbewindstelling, ondercuratelestelling of wettelijke schuldsanering komt te verkeren.

Is de verplichte informatie niet correct of volledig? Dan kunnen wij of onze financiële partner je de toegang ontzeggen tot Moneybird Online Betaalmethoden en kunnen wij of onze samenwerkingspartner je Moneybird account, betaalrekening(en) of betaalpas(sen) tijdelijk (laten) deactiveren. Ook kan het zijn dat je door een van onze financiële partner(s) geweigerd wordt en dat je niet meer van hun diensten gebruik kunt maken. Als dit het geval is, kunnen we je ook de toegang tot deze extra diensten ontzeggen. Wij zullen je hierover informeren en na ontvangst van de juiste en correcte informatie eventuele blokkades opheffen. 

5. Onze diensten: wat kan je wel en niet van ons verwachten? #

Wij willen graag dat je Moneybird met veel plezier gebruikt. Wij doen daarom ons best om Moneybird altijd goed te laten werken en constant te verbeteren.

We kunnen echter niet garanderen dat Moneybird altijd en volledig beschikbaar is en zonder storingen werkt. Ook kunnen we niet garanderen dat Moneybird op elk besturingssysteem, elke browser, tablet of elk (mobiel) apparaat te gebruiken is.

Daarnaast kunnen we Moneybird soms tijdelijk buiten gebruik stellen om onderhoud te plegen, aanpassingen te doen of de werking te verbeteren. Dit proberen we 's nachts of in het weekend te doen, zodat je er zo min mogelijk last van hebt.

We zijn vrij om onderdelen van Moneybird aan te passen, uit te breiden, te schrappen of te wijzigen. Dit kan betekenen dat bepaalde functionaliteiten of diensten op een bepaald moment niet meer beschikbaar zijn, of dat Moneybird niet meer werkt op bepaalde besturingssystemen of (mobiele) apparaten.

We doen er alles aan om ervoor te zorgen dat Moneybird actueel, accuraat en foutloos is, maar we kunnen hier niet honderd procent voor instaan. Zo kan het gebeuren dat berekeningen, overzichten of rapportages die jij in Moneybird maakt, fouten bevatten. Dit kan het gevolg zijn van een systeemfout in Moneybird, maar ook van verkeerde informatie of gegevens die jij zelf hebt ingevoerd. Daarom raden we je aan om berekeningen, rapportages en overzichten altijd te (laten) controleren, voordat je ze gebruikt voor bijvoorbeeld een belastingaangifte.

Verder vind je op de website van Moneybird blogs met tips, overzichten, kennisbankartikelen en voorbeeldberekeningen. Ook kan het zijn dat je via support tips krijgt. Deze zijn bedoeld om je te inspireren, maar hebben niet dezelfde waarde als een advies van een boekhouder of accountant. Je kunt hier daarom geen rechten aan ontlenen.

Maak je gebruik van de bankkoppeling, koppeling met een van onze partners, of API? Dan hebben we alleen invloed op de werking van de API of de bankkoppeling zelf. We hebben geen invloed op de programmatuur die jij gebruikt of op de programmatuur waarmee de API communiceert. Ook hebben we geen invloed op (wijzigingen in) het systeem van de bank of partner waarmee de koppeling is gemaakt. Treedt er een storing op in die programmatuur of dat banksysteem of wordt die programmatuur of dat banksysteem tijdelijk buiten werking gesteld (bijvoorbeeld voor onderhoud)? Dan zijn we daar niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor.

Voor sommige diensten bieden we je de mogelijkheid aan om een koppeling te maken met een van onze financiële partners. Meer hierover lees je in de artikelen 12 en 13.

6. Welke regels gelden er voor het gebruik van Moneybird diensten? Wat mag je wel en niet doen? #

6.1. Algemene regels voor het gebruik van Moneybird diensten #

Moneybird is er voor bedrijven en organisaties. Je mag als particulier of als robot geen gebruikersaccount aanmaken. Ook moet je achttien jaar of ouder zijn. Verder kan je alleen een account aanmaken als je de eigenaar bent van het bedrijf of wettelijke vertegenwoordiger van dat bedrijf. Het is daarom niet toegestaan om als vertegenwoordiger van een bedrijf een account te openen. Bijvoorbeeld als administratiekantoor.

Je mag een administratie voor maximaal één bedrijf gebruiken. Heeft je bedrijf meerdere handelsnamen? Dan mag je die wel onder één administratie onderbrengen.

6.2. Wat mag je niet doen? #

Je mag binnen Moneybird geen handelingen verrichten die in strijd zijn met deze voorwaarden, met wettelijke bepalingen, met de openbare orde of met de geldende normen en waarden ('goede zeden'). Dat betekent onder andere dat je:

• Moneybird niet mag gebruiken voor illegale activiteiten, zoals btw fraude, bijvoorbeeld door het sturen van nepfacturen, witwassen van geld of andere strafrechtelijke activiteiten;
• op het Moneybird platform geen illegale of onrechtmatige materialen mag opslaan;
• via Moneybird geen spam mag versturen;
• het Moneybird platform niet mag hacken;
• geen websites mag publiceren die zich voordoen als Moneybird of je op een andere manier als Moneybird presenteren;
• geen wormen, virussen of andere vormen van destructieve code op Moneybird mag plaatsen of via Moneybird mag verspreiden;
• je Moneybird betaalrekening niet oneigenlijk mag gebruiken. Bijvoorbeeld door geld van anderen via jouw rekening te laten lopen.

Ook mag je geen inbreuk maken op de intellectuele-eigendomsrechten van ons of van anderen. Dat betekent bijvoorbeeld dat je informatie, afbeeldingen of andere materialen op onze website niet zonder toestemming mag publiceren op een andere website. Ook mag je (delen van) Moneybird niet nabouwen. 

Voor het gebruik van Moneybird geldt een fair-use policy. Als je Moneybird gebruikt op een manier die afwijkt van het redelijke gebruik zullen we contact met je opnemen. Wij hebben het recht om waar nodig extra kosten in rekening te brengen en in uiterste gevallen de overeenkomst stop te zetten.

6.3. Wat zijn jouw verantwoordelijkheden? #

Je bent verantwoordelijk voor het gebruik van Moneybird diensten en voor de handelingen die met jouw Moneybird gebruikersaccount, betaalrekening of betaalpas worden verricht. Dit betekent dat je ook verantwoordelijk bent voor misbruik van jouw Moneybird account, betaalrekening of betaalpas. Is dit misbruik veroorzaakt doordat iemand anders jouw wachtwoord of beveiligingscode heeft gebruikt of doordat je anderen gebruik hebt laten maken van jouw account, betaalrekening of betaalpas, bijvoorbeeld je administratiekantoor? Dan aanvaarden we daar geen aansprakelijkheid voor. 

Om dit misbruik te voorkomen adviseren we je om voor een uniek en sterk wachtwoord te kiezen en dit regelmatig te wijzigen. Je bent verplicht om je wachtwoord of beveiligingscode strikt persoonlijk en vertrouwelijk te houden en dus niet met anderen te delen, ook niet met ons. Doe je dit wel en komen we hier achter? Dan resetten we jouw wachtwoord en moet je een nieuw wachtwoord instellen. Daarnaast raden we je aan om de optie 'tweestapsverificatie' in te stellen. Ook moet je altijd zo spoedig mogelijk de updates te installeren die wij je aanbieden. Verder bieden we je de mogelijkheid om anderen, bijvoorbeeld je boekhouder, een eigen toegang te geven tot je administratie op Moneybird. Zo hoef je jouw wachtwoord niet met anderen te delen.

Tot slot ben je zelf verantwoordelijk voor de afdracht van belasting(en), met inbegrip van boete, rente en kosten, over de producten en diensten die je via je Moneybird account of betaalrekening aan je klanten in rekening brengt.

7. Wat moet je doen in geval van incidenten? #

Vermoed je dat er met jouw Moneybird account, betaalrekening of betaalpas iets vreemds of ongebruikelijks aan de hand is? Bijvoorbeeld in de volgende situaties: 

• je hebt jouw Moneybird betaalpas niet meer en weet ook niet waar deze is;
• je weet of vermoedt dat iemand anders jouw Moneybird account, betaalrekening of betaalpas gebruikt of heeft gebruikt;
• je weet of vermoedt dat iemand anders jouw beveiligingscode(s) kent of heeft gebruikt;
• je ziet dat er transacties op jouw Moneybird rekening hebben plaatsgevonden waarvoor je geen toestemming hebt gegeven.

Laat ons dat dan zo spoedig mogelijk weten op fraude@moneybird.nl. Wij kunnen dan passende maatregelen (laten) nemen, zoals een blokkade van je Moneybird account, betaalrekening of betaalpas. Ook kun je zelf je betaalpas blokkeren. Kijk hiervoor op https://www.moneybird.nl/pasblokkeren. Je kunt hier dan geen gebruik meer van maken. 

Wij of onze financiële partner kunnen je Moneybird account, betaalrekening of betaalpas ook in andere gevallen (laten) blokkeren. Voorbeelden zijn:

• als je je niet aan deze overeenkomst houdt of als we dit vermoeden;
• als er sprake is van een andere reden om je Moneybird account, betaalrekening of betaalpas te blokkeren, zoals fraude; 
• als we ongebruikelijke zaken vaststellen of denken dat die er zijn;
•  als we vermoeden dat je betrokken bent bij strafbare activiteiten;
• als we vermoeden dat jouw Moneybird account, betaalrekening of betaalpas – zonder dat jij dit weet - wordt gebruikt voor strafbare activiteiten. 

Kosten en betaling #

8. Welke prijzen gelden er voor het gebruik van Moneybird diensten? #

Het bezit van een gebruikersaccount is gratis. Aan dit account kan je één of meer administraties van jouw bedrijf of bedrijven toevoegen. Ook kun je met dit account één of meer pakketten afsluiten.

Op dit moment bieden we één gratis pakket aan met beperkte functionaliteiten. Dit kan in de toekomst veranderen. Wil je een pakket met meer mogelijkheden, bijvoorbeeld omdat je per maand meer facturen wilt versturen, meer banktransacties wilt verwerken, één of meerdere betaalpassen wilt aanvragen of een zakelijke financiering wilt? Dan bieden we je betaalde pakketten aan. Op onze website lees je welke functionaliteiten we aanbieden per pakket en welke prijs je daarvoor betaalt.

Voor de extra diensten die wij je via een van onze financiële partners aanbieden betaal je een vergoeding. De vergoeding die je betaalt is onder andere afhankelijk van de extra dienst die je gebruikt, je pakket en het aantal (betaal)transacties. Meer informatie over onze tarieven staat op onze website. De betaling voor deze extra diensten zullen we automatisch incasseren. De bedragen worden gespecificeerd op je volgende factuur. Als je jouw pakket omzet naar een minder uitgebreide versie, dan wordt dit aan het einde van de maand doorgevoerd.

Wij zijn gerechtigd deze prijzen aan te passen (zie artikel 11). 

9. Hoe werkt de betaling? #

Op het moment dat je een betaald pakket wilt afnemen, moet je geldige betaalgegevens opgeven. Tevens moet je ons toestemming geven voor het incasseren van het maandbedrag per SEPA-incasso of creditcard. Als je een betaalrekening van ons hebt, hebben wij het recht om de betalingen rechtstreeks van je betaalrekening te incasseren. We sturen je altijd vooraf een factuur voor het bedrag dat we incasseren.

De verplichting om te betalen geldt vanaf het moment dat je het pakket afneemt. Heb je al een betaald pakket en ga je een uitgebreider pakket met meer functionaliteiten afnemen? Dan betaal je in de huidige abonnementsmaand de hogere kosten alleen pro rata voor het resterende deel van de abonnementsmaand.

Het kan zijn dat je naast het pakket extra diensten afneemt, bijvoorbeeld het gebruik van de Moneybird Online Betaalmethoden of het gebruik van een betaalrekening of betaalpas. De betaling voor deze extra diensten zullen we automatisch incasseren. De bedragen worden gespecificeerd op je volgende factuur. Als je jouw pakket omzet naar een minder uitgebreide versie, dan wordt dit aan het einde van de maand doorgevoerd. 

10. Wat gebeurt er als je te laat betaalt? #

Je moet ervoor zorgen dat je betaalgegevens altijd volledig en accuraat zijn en dat je voldoende saldo op je rekening hebt om je facturen te betalen. Heb je te weinig saldo en kunnen we een factuurbedrag daardoor niet incasseren? Dan proberen we het bedrag nog een keer te incasseren. Is het dan nog niet gelukt? Zorg dan dat je het bedrag binnen de betaaltermijn alsnog betaalt en vermeld daarbij het referentienummer. Hiervoor kun je gebruikmaken van een van onze online betaalmogelijkheden, waaronder iDEAL, Bancontact of overboeking.

Betaal je te laat, dan kunnen we wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen. Ook kunnen we je tijdelijk de toegang tot Moneybird ontzeggen, totdat je de openstaande facturen hebt betaald. Daarnaast hebben we het recht om de overeenkomst te ontbinden, onze dienstverlening aan jou te stoppen en je Moneybird account, betaalrekening of betaalpas te (laten) blokkeren of je Moneybird account of betaalrekening te (laten) verwijderen, zonder dat we je daarvoor eerst een bericht (ingebrekestelling) hoeven te sturen. We zijn in dat geval niet aansprakelijk voor eventuele schade die je lijdt doordat je geen toegang meer hebt tot je administratie, of doordat de inhoud verwijderd is.

Ook behouden we het recht voor om openstaande facturen of andere kosten die je aan ons moet betalen te verrekenen met vergoedingen die je via onze diensten, bijvoorbeeld via de Moneybird Online Betaalmethoden of op je Moneybird betaalrekening, ontvangt.

11. Kunnen wij de prijzen wijzigen? En wat kun jij dan doen? #

Het kan zijn dat we de pakketten in de toekomst wijzigen of dat we extra functionaliteiten aanbieden waarvoor een andere prijs geldt. Als we de prijzen wijzigen, melden we je dit altijd ten minste zes weken van tevoren. Ben je het niet met de wijziging eens, dan kan je onze overeenkomst kosteloos opzeggen. Blijf je na ingang van de prijswijziging van Moneybird gebruikmaken, dan geef je daarmee aan dat je akkoord bent met de wijziging.

Regels voor het gebruik van extra financiële diensten via financiële partners. #

12. Welke algemene regels gelden voor het gebruik van extra financiële diensten? #

12.1. Welke extra financiële diensten bieden wij aan? #

Wij bieden je een aantal extra financiële diensten aan via onze financiële partners. Deze extra financiële diensten omvatten onder andere de volgende functionaliteiten:

• Moneybird Online Betaalmethoden waarmee je gemakkelijk online betaalmethoden voor je klanten kunt toevoegen aan je facturen;
• een Moneybird betaalrekening waarmee je gelden kunt ontvangen van je klanten en betalingen kunt doen;
• een Moneybird betaalpas waarmee je eenvoudig in de winkel of online betalingen doen vanaf je Moneybird betaalrekening.

Deze diensten bieden wij jou aan via onze financiële partner Adyen N.V. (hierna aangeduid als ‘Adyen’). Adyen is een Nederlandse bank met een vergunning van De Nederlandsche Bank, gevestigd aan de Simon Carmiggeltstraat 6, 1011 DJ Amsterdam en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 34259528. Meer informatie over Adyen kun je vinden op www.adyen.com (opent in nieuw tabblad). 

12.2. Welke andere regels gelden er voor het gebruik van extra financiële diensten? #

Voor het gebruik van extra financiële diensten sluit je een aparte overeenkomst (al dan niet in de vorm van algemene voorwaarden) met Adyen. Zijn onze algemene voorwaarden tegenstrijdig met de voorwaarden van Adyen voor het gebruik van extra financiële diensten? Dan gaan de voorwaarden van Adyen voor. 

Voor het afsluiten van een overeenkomst met Adyen moet je voldoen aan de eisen die Adyen aan haar klanten stelt vanuit haar beleid en de wet en -regelgeving. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de uitvoering van deze extra diensten door onze financiële partners of voor het acceptatiebeleid van onze financiële partners. 

Je bent verplicht je te houden aan de regels die Adyen aan het gebruik van haar diensten stet. Ook moet je instructies of veiligheidseisen die wij of Adyen voor het gebruik van onze (extra) diensten stellen altijd direct opvolgen. Doe je dit niet? Dan zijn wij gerechtigd de relatie met jou te beëindigen. Meer hierover lees je in artikel 18. 

Moneybird zal in beginsel geen controles uitvoeren op de betalingen die er via de Moneybird betaalrekening of met een Moneybird betaalpas plaatsvinden en draagt hier dus ook geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor. Je bent verplicht om je Moneybird betaalrekening periodiek te controleren op eventuele transacties waarvoor je geen toestemming hebt gegeven. Doe dit in ieder geval een keer in de twee weken. Vermoed je dat er met jouw Moneybird betaalrekening iets vreemds of ongebruikelijks aan de hand is? Meld het incident dan aan ons volgens artikel 7. Ook moet je in dat geval alle redelijke maatregelen nemen om (verdere) schade te voorkomen. 

Zijn er 13 maanden voorbij sinds je van ons informatie hebt ontvangen of we jouw opdracht hebben uitgevoerd? Dan mogen we er vanuit gaan dat deze informatie of opdracht door jou is goedgekeurd. Dit betekent dat je aan de inhoud bent gebonden. Eventuele schade komt dan voor jouw rekening.

12.3. Volmacht: waarvoor kan Moneybird jou vertegenwoordigen?  #

Je geeft ons een onherroepelijke volmacht om:

• jou te vertegenwoordigen in het kader van de aanlevering van informatie en de verlening van deze extra diensten door Adyen;
• instructies met betrekking tot deze extra diensten die wij van jou of je Vertegenwoordiger ontvangen aan Adyen door te geven of van Adyen te ontvangen. Deze instructies kunnen onder andere betrekking hebben op:
• het ontvangen of doen van betalingen;
• het aanvragen of gebruik van betaalrekeningen of betaalpassen;
• het aanleveren of ontvangen van informatie;
• het aanvragen of ontvangen van bedrijfsfinancieringen van onze financiële partners; of 
• het verrichten van aflossingen over deze bedrijfsfinancieringen. 

13. Welke extra regels gelden voor het gebruik van de extra financiële diensten via onze financiële partners? #

13.1. Hoe werken de extra financiële diensten die wij via onze financiële partners aanbieden? #

Je moet voor het gebruik van een van de extra financiële diensten eerst een of meerdere overeenkomsten met Adyen sluiten. Daarvoor moet je voldoen aan de eisen die Adyen aan haar klanten stelt vanuit haar acceptatiebeleid en de wet- en regelgeving. Zo moet je onder meer gegevens over jouw bedrijf (zoals Vertegenwoordigers en UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) verstrekken om Adyen in staat te stellen te voldoen aan haar wettelijke ‘ken uw client’ verplichtingen. 

Is je Moneybird account niet gekoppeld aan een Moneybird betaalrekening? Dan zal Adyen binnenkomende betalingen – na aftrek van transactiekosten – administreren en het saldo periodiek naar jou bij ons bekende bankrekening overmaken.

13.2. Welke algemene regels gelden voor Moneybird Online Betaalmethoden? #

Als je gebruikmaakt van de Moneybird Online Betaalmethoden, ben je verplicht je aan de voorwaarden te houden die de eigenaar van de betreffende betalingssystemen (bijvoorbeeld Visa, Mastercard of Apple) stelt aan de uitgifte van betaalproducten en/of de de verwerking van betaaltransacties. Ook ben je verplicht je aan de toepasselijke wet- en regelgeving te houden en instructies of veiligheidseisen over het gebruik van online betaalmethoden die je van Adyen ontvangt op te volgen. 

De online betaalmethoden mogen uitsluitend gebruikt worden voor zakelijke (en niet voor persoonlijke) doeleinden, die bestaan uit de ontvangst van gelden voor producten of diensten die je zelf via jouw bedrijf aanbiedt. Je mag de online betaalmethoden alleen gebruiken voor de producten of diensten die je aan ons hebt doorgegeven. Deze producten of diensten moeten in overeenstemming met de wet door jou worden aangeboden. Ook mogen deze producten of diensten niet behoren tot de door Adyen verboden of aan beperkingen onderworpen producten of diensten. Wijzigen de bedrijfsactiviteiten die je aan ons hebt doorgegeven? Dan moet je ons dat zo spoedig mogelijk laten weten.

Vindt er een terugvordering van een betaling door jouw klant plaats? Bijvoorbeeld in geval van een stornering van een SEPA incasso, als er sprake is van fraude of illegale activiteiten of als de betaling niet volgens de regels van een betalingssysteem heeft plaatsgevonden? Dan ben je daar altijd zelf verantwoordelijk voor. We verrekenen een eventuele terugvordering met openstaande kosten, of brengen dit via een automatische incasso bij je in rekening. We kunnen hier administratiekosten voor in rekening brengen. Deze kosten kun je vinden op onze website. 

13.3. Welke extra regels gelden voor het gebruik van een Moneybird betaalrekening? #

De Moneybird betaalrekening is een rekening die door Adyen wordt aangeboden en volledig met je Moneybird administratie is geïntegreerd. Deze rekening kan naast euro ook in andere – door Adyen ondersteunde – vreemde valuta kan worden geadministreerd. 

Heb je een betaling ontvangen in een andere valuta dan euro? Dan zal Adyen het ontvangen bedrag wisselen in euro tegen de op dat moment door haar gehanteerde wisselkoers. 

13.4. Welke extra regels gelden voor het gebruik van een Moneybird betaalpas?  #

Als je een Moneybird betaalrekening hebt geopend voor je bedrijf, heb je de mogelijkheid om een of meer Moneybird betaalpassen aan te vragen voor Vertegenwoordigers en werknemers van jouw bedrijf. Je sluit hiervoor een aparte overeenkomst met Adyen. 

De Moneybird betaalpas is gekoppeld aan de Moneybird betaalrekening van jouw bedrijf bij Adyen. Met een Moneybird betaalpas kunnen Vertegenwoordigers en werknemers van jouw bedrijf betalingen doen van deze rekening. Aan de Moneybird betaalpas is geen kredietfaciliteit verbonden. 

De Moneybird betaalpas wordt uitgegeven door en is eigendom van Adyen; Moneybird draagt hier geen verantwoordelijkheid voor. Je bent altijd verplicht je om instructies en veiligheidseisen die Adyen aan het gebruik van je Moneybird betaalpas stelt direct op te volgen.

Adyen is gerechtigd om de uitgifte van een Moneybird betaalpas te weigeren. Door het doen van een aanvraag voor een betaalpas verklaar je dat:

• de Vertegenwoordiger gerechtigd is om betalingen ten laste van de Moneybird betaalrekening van jouw bedrijf te doen; en 
• dat jouw bedrijf alle rechtsgevolgen die het gevolg zijn van betalingen door de Vertegenwoordiger, met inbegrip van eventuele kosten, rente en boetes, voor zijn rekening zal nemen.

Adyen is gerechtigd om de Moneybird betaalpas te blokkeren of buiten gebruik te stellen. Bijvoorbeeld als er sprake is van (een vermoeden van) fraude of niet-toegestane activiteiten of als de overeenkomst met Adyen niet wordt nagekomen. Vermoed je dat er sprake is van oneigenlijk gebruik van of fraude met je Moneybird betaalpas? Dan moet je dit direct aan ons melden (zie ook artikel 7). Je Moneybird betaalpas kan dan zo spoedig mogelijk worden geblokkeerd.

Aansprakelijkheid en vrijwaring #

14. Wat gebeurt er als je iets doet wat tegen deze voorwaarden ingaat? #

Als je iets doet wat in strijd is met deze voorwaarden, ben je zelf aansprakelijk voor eventuele schade die hierdoor ontstaat. Spreekt een ander ons op schade aan en is die schade ontstaan doordat jij deze voorwaarden hebt overtreden? Dan vrijwaar je ons voor die schade. Dit betekent dat jij verantwoordelijk bent voor de schade die hiervan het gevolg is. Ook kunnen we je dan tijdelijk - met of zonder waarschuwing - de toegang tot Moneybird diensten geheel of gedeeltelijk (laten) ontzeggen, je Moneybird account, betaalrekening of betaalpas (laten) blokkeren of je Moneybird account of betaalrekening (laten) verwijderen. Dit kunnen we ook doen op verzoek van justitie of een toezichthouder of naar aanleiding van een gerechtelijke uitspraak. Daarnaast kunnen we een andere instantie toegang geven tot jouw gebruikersaccount als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Na afsluiting van je account heb je geen toegang meer tot je administratie. Ben je hierdoor informatie kwijt, dan zijn we nooit aansprakelijk voor eventuele schade die je daardoor lijdt.

15. Overmacht: hoe gaan we daarmee om? #

Is er sprake van overmacht, waardoor wij onze diensten niet kunnen leveren? Dan zijn wij niet verplicht om Moneybird aan te bieden of andere verplichtingen uit deze overeenkomst uit te voeren. Hieronder verstaan we ook overmacht die is ontstaan:

• doordat een van onze leveranciers zijn verplichtingen niet is nagekomen; of
• doordat er storingen waren in de stroom- en/of internetvoorzieningen bij ons, onze leveranciers of anderen.

Als de overmachtsituatie langer dan zestig dagen duurt, kan je de overeenkomst opzeggen door je account te beëindigen. We zijn dan niet verplicht om je een vergoeding te betalen.

16. Voor welke schade kun je ons wel en niet aansprakelijk stellen? En hoe doe je dat? #

Als je ons aansprakelijk wilt stellen voor schade, dan stuur je ons eerst een schriftelijk bericht (ingebrekestelling). Hierin schrijf je waarvoor je ons aansprakelijk wilt stellen en welke redenen je daarvoor hebt. Ook geef je ons een redelijke termijn om te reageren of een oplossing te zoeken. De oplossing kan bestaan uit het beperken of herstellen van de eventuele schade.

Behalve als schade door opzet of grove schuld door ons is veroorzaakt, zijn wij niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade die je door het gebruik van Moneybird hebt geleden, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill of schade door bedrijfsstagnatie;
• schade die het gevolg is van fouten in ons systeem, als je die schade had kunnen voorkomen door informatie, rapportages of invoer te controleren of door advies in te winnen bij een expert, zoals een boekhouder of fiscalist;
• schade die je lijdt doordat je geen externe kopie van je administratie hebt gemaakt. Je bent namelijk zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je administratie binnen de wettelijke bewaartermijn. Daarom raden we je altijd aan om ook buiten Moneybird een kopie van je administratie te bewaren.
• schade die je lijdt doordat wij maatregelen moeten nemen die volgen uit de wet, instructies of voorschriften van een toezichthouder of andere regels die gelden voor ons of onze financiële partners.
• schade die je lijdt doordat een van onze partners de diensten niet of niet meer voor je uitvoert, je weigert als klant, of niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst die je met hen gesloten hebt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het gebruik van een van de Moneybird Online Betaalmethoden, een Moneybird betaalrekening of betaalpas of een Moneybird bedrijfsfinanciering. We bieden je een koppeling aan met partners, maar zijn zelf geen onderdeel van de overeenkomst die je met de betreffende partner van Moneybird aangaat.

Onze aansprakelijkheid voor schade is beperkt tot de directe schade en tot het bedrag dat je ons verschuldigd bent voor het gebruik van Moneybird in het jaar van de gebeurtenis die tot de schade heeft geleid. Als we voor die schade verzekerd zijn, beperkt onze aansprakelijkheid zich tot het bedrag dat onze verzekeraar uitkeert. De beperking van de aansprakelijkheid geldt niet als we deze schade hebben veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid.

17. Vrijwaring: voor welke schade ben je zelf aansprakelijk? #

Maak je gebruik van een van de extra diensten die wij je via een van onze financiële partners aanbieden? Dan ga je daarvoor een aparte overeenkomst met een van onze financiële partners aan. Wij zijn hierbij geen partij. Je bent dan ook zelf verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen die je hebt op grond van deze overeenkomst. 

Lijdt een derde of een van onze financiële partners schade omdat jij je verplichtingen op grond van je overeenkomst met onze financiële partner(s) niet nakomt? Of omdat jij je wettelijke verplichtingen niet nakomt? Dan vrijwaar je ons voor eventuele vorderingen van derden of onze financiële partner(s) die daarvan het gevolg zijn. Dit betekent dat deze vorderingen voor jouw rekening komen. Deze vrijwaring omvat o.a. (maar niet uitsluitend) de volgende schade:

1. vorderingen voor de afdracht van belasting(en), met inbegrip van boete, rente en kosten, over de producten en diensten die je via je Moneybird account of betaalrekening aan je klanten in rekening brengt (zie artikel 6);
2. vorderingen van derden die het gevolg zijn van een inbreuk door jou op hun intellectuele eigendomsrechten (zie artikel 6).
3. vorderingen van onze financiële partners of derden die het gevolg zijn van de niet nakoming door jou van je wettelijke of contractuele verplichtingen tegenover onze financiële partners of derden (zie de artikelen 12 en 14).
4. vorderingen, boetes en kosten die wij moeten betalen omdat dat jij niet houdt aan de voorwaarden die een toezichthouder of de eigenaar van een betalingssysteem stelt aan het gebruik van een of meer online betaalmethoden (zie artikel 13);
5. vorderingen van derden (waaronder Adyen) die het gevolg zijn van ongeautoriseerd gebruik van jouw Moneybird betaalrekening of betaalpas (zie artikel 13);
6. vorderingen van derden (waaronder Adyen) die het gevolg zijn van terugvordering van betalingen door jouw klanten (zie artikel 13).
7. schade die het gevolg is van het feit dat jij je niet houdt aan de regels die gelden voor het verwerken van persoonsgegevens in Moneybird (zie artikel 21). 

Beëindiging van je overeenkomst met Moneybird #

18. Wanneer eindigt je relatie met ons? #

Jouw relatie met ons heeft geen einddatum, tenzij we dat anders hebben afgesproken.  

Wil je jouw relatie met ons opzeggen? Dat kan op ieder moment, zonder opzegtermijn. Dit kan je doen in het beheergedeelte van je Moneybird-account. Een andere manier van opzeggen wordt niet geaccepteerd of verwerkt. Zeg je gedurende de maand op? Dan betaal je nog voor de volledige maand. Je krijgt geen geld terug voor het deel van de maand waarin je het pakket niet gebruikt.

We kunnen de relatie met jou ook opzeggen. Hiervoor geldt een opzegtermijn van 2 maanden, zodat je de tijd hebt om je administratie over te zetten naar een andere dienstverlener. Na die periode verwijderen we jouw gegevens. 

Wij kunnen de relatie met jou onder meer opzeggen als:

1. we vermoeden dat je onrechtmatig gebruik maakt van onze diensten (zie ook artikel 6);
2. je instructies die wij of onze financiële partner(s) stellen voor het gebruik van onze (extra) diensten niet direct opvolgt;
3. je gebruik maakt van de diensten die wij je (al dan niet via onze financiële partners) aanbieden voor een ander doel dan je aan ons hebt doorgegeven;
4. je (direct of indirect) betrokken bent bij fraude of strafbare activiteiten, of we denken dat je hierbij betrokken bent;
5. je handelt in strijd met de wet of deze algemene voorwaarden, of we denken dat hiervan sprake is;
6. jij of je bedrijf failliet wordt verklaard of in surseance van betaling, onderbewindstelling, ondercuratelestelling of wettelijke schuldsanering komt te verkeren, of als jij of iemand anders daartoe een aanvraag doet.
7. als je niet voldoet aan het klantacceptatiebeleid van ons of van een van onze financiële partners;
8. we jou om informatie hebben gevraagd en je deze informatie niet binnen een door ons gestelde redelijke termijn aan ons geeft;
9. je wijzigingen in jouw gegevens niet aan ons doorgeeft. Bijvoorbeeld je adres of contactgegevens of gegevens van de Vertegenwoordigers of UBO’s (Ultimate Beneficial Owner(s)) van jouw bedrijf of de inschrijving van jouw bedrijf in het handelsregister;
10. jouw bedrijf zijn bedrijfsactiviteiten of zijn inschrijving in het handelsregister stopt;
11. ons vertrouwen in jou ernstig wordt geschaad, bijvoorbeeld omdat we denken dat de gegevens die je ons hebt gegeven niet kloppen;
12. wij van mening zijn dat voortzetting van onze relatie met jou resulteert in een reputatierisico of aansprakelijkheidsrisico voor ons.

In sommige situaties kunnen we onze relatie met jou ook onmiddellijk opzeggen. Dit kunnen wij doen als dat moet volgens de wet, een uitspraak van de rechter of instructies of voorschriften van een toezichthouder.

Beëindigt een van onze financiële partners zijn relatie met jou voor een van de extra diensten die wij samen met hen aan jou aanbieden? Dan eindigt jouw relatie met ons voor deze extra diensten op hetzelfde moment.

Zeggen we de relatie met jou op? Dan worden de relatie en alle overeenkomsten die we met jou hebben beëindigd. Wij kunnen onze relatie met jou ook gedeeltelijk opzeggen. Dan kunnen bijvoorbeeld bepaalde producten of diensten blijven bestaan.

We zijn na (gehele of gedeeltelijke) opzegging van de relatie met jou niet aansprakelijk voor schade die jij lijdt of kosten die jij maakt. Bijvoorbeeld als je de gegevens niet op tijd overgezet hebt of kwijt bent. Je bent wel verplicht om nog verschuldigde kosten voor onze diensten te betalen.  

19. Waar moet je aan denken als je wilt stoppen? Wat is het verschil tussen opzeggen en omzetten? #

Als je wilt stoppen met een betaald pakket van Moneybird, dan kan dit op twee manieren: opzeggen of omzetten. Als je opzegt, wordt onze overeenkomst per direct beëindigd. Ook wordt je pakket direct stopgezet en heb je geen toegang meer tot je administratie. Daarnaast wordt de inhoud van je administratie verwijderd. Daarom raden we je aan om, voordat je opzegt, je administratie uit Moneybird te exporteren en deze op een andere plek op te slaan. Opzeggen kan alleen in het beheergedeelte van je Moneybird-account. We verwerken geen opzeggingen die schriftelijk (of per e-mail) plaatsvinden.

Als je jouw pakket omzet naar een gratis pakket, dan wordt dit aan het einde van de maand omgezet. Je behoudt dan wel toegang tot je administratie van de afgelopen jaren, maar je kunt minder functionaliteiten gebruiken.

Privacy #

20. Eigendom: van wie zijn de gegevens die je invoert? #

De gegevens die je invoert in Moneybird, zijn altijd van jou. We zullen dus nooit het eigendom claimen van gegevens die je zelf hebt ingevoerd.

21. Privacy: hoe gaan we om met de persoonsgegevens van je klanten? #

In Moneybird kan je persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld van jouw klanten of leveranciers, vastleggen. Denk aan e-mailadressen of informatie op facturen. Daarom moeten wij beiden voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dat kader leggen we het volgende vast:

Juridisch gezien word jij aangemerkt als verantwoordelijke voor de verwerking van de genoemde persoonsgegevens. Wij zelf worden aangemerkt als de verwerker. Behalve als we dit anders zijn overeengekomen, beschouwen we deze bepaling in de algemene voorwaarden als de verwerkersovereenkomst die we op grond van de AVG moeten afsluiten. Op basis van die overeenkomst zullen wij de persoonsgegevens die jij invoert, alleen verwerken als jij ons daartoe de opdracht geeft. Door met deze algemene voorwaarden akkoord te gaan, verstrek je ons deze opdracht.

Jij bent zelf verantwoordelijk voor het verwerken van deze persoonsgegevens in Moneybird. Daarbij moet je voldoen aan de wettelijke eisen die hiervoor gelden. Maak je gebruik van een van de extra diensten die wij jou via onze financiële partners aanbieden? Dan is onze financiële partner verantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de betaalgegevens die Adyen verwerkt in het kader van de Moneybird Online Betaalmethoden of Moneybird betaalrekeningen of betaalpassen. Wij hebben hier geen verantwoordelijkheid voor. Zijn deze gegevens ook in jouw Moneybird administratie opgenomen? Dan gelden wij ook als verwerker van deze gegevens voor jou (zie hierboven). Het kan zijn dat wij persoonsgegevens met onze financiële partners delen of dat wij persoonsgegevens van onze financiële partners ontvangen als dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou. Bijvoorbeeld gegevens die onze financiële partners nodig hebben om te voldoen aan hun wettelijke ‘ken uw cliënt’ verplichtingen. Wil je meer weten over hoe onze financiële partners jouw persoonsgegevens verwerken? Raadpleeg dan het privacy statement van onze financiële partners op hun website.

Om jouw persoonsgegevens te beschermen, hebben wij de organisatorische en technische maatregelen genomen die binnen onze mogelijkheden liggen. Zo bieden we je bijvoorbeeld een beveiligde TLS-verbinding aan en kan je inloggen via tweestapsverificatie.

Wij zorgen er beiden voor dat alle personen die toegang hebben tot de genoemde persoonsgegevens, deze niet met anderen zullen delen en geheimhouden. Dit doen ze alleen als zij daar vanwege een wettelijk voorschrift toe verplicht zijn.

22. Hoe gaan we met jouw eigen privacy om? #

We nemen je privacy serieus en doen er alles aan om aan de privacywet (AVG) te voldoen. Ook nemen we maatregelen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Als je wilt weten wat we met je gegevens doen, welke beveiligingsmaatregelen we hebben genomen en welke rechten je hebt rond je privacy, lees dan de privacyverklaring op onze website.

Overig #

23. Kunnen we deze voorwaarden wijzigen? En wat kan jij dan doen? #

We kunnen deze voorwaarden af en toe wijzigen. We laten je dit altijd ruim van tevoren per e-mail of via onze website weten. Ben je het niet met de wijziging eens, dan kan je onze overeenkomst opzeggen. Blijf je na de aankondiging gebruikmaken van Moneybird, dan gaan we ervan uit dat je akkoord bent met de wijziging en gelden de gewijzigde voorwaarden.

24. Heb je een vraag of klacht over onze dienstverlening? #

Heb je een vraag of een klacht over onze dienstverlening? Laat het ons gerust weten via support@moneybird.nl. We streven ernaar om binnen een werkdag antwoord te geven. Heeft je vraag of klacht betrekking op een van de extra diensten die wij jou samen met onze financiële partners aanbieden? Dan nemen wij als het nodig is contact op met onze financiële partner. De beantwoording van je vraag kan dan wat langer duren.

25. Geschillen: hoe lossen we die op? #

Als we een geschil hebben, doen we ons best om samen met jou tot een oplossing te komen. Laat het daarom zo snel mogelijk weten als je ergens niet tevreden over bent. Lukt het niet om samen een oplossing te vinden, dan leggen we ons geschil voor aan de bevoegde rechter in Almelo. Voor onze overeenkomst geldt het Nederlandse recht.


Versie: 5.0, 2 april 2024

Algemene voorwaarden later teruglezen? Download hier de pdf (opent in nieuw tabblad).