Boekhouden voor beginners: dit moet je weten voordat je begint

Inrichten boekhouding #

Het wordt vaak genoemd als je begint met boekhouden. Door Moneybird Experts en ook Jeroen benadrukt het nog eens: zorg dat je je administratie goed inricht. “Gebruik direct categorieën om zo goede rapporten op te bouwen. Daardoor krijg je inzicht in je bedrijf, maar het zorgt ook voor overzicht. Het later bijwerken en inrichten van je categorieën kost je veel tijd en frustratie.” 

Zakelijke rekening #

Jeroen raadt startende ondernemers aan om meteen een zakelijke rekening te gebruiken. “Privé en zakelijk door elkaar geeft geen duidelijk overzicht. Je kunt een privérekening niet koppelen en vaak zijn er ook geen MT940 bestanden beschikbaar waarmee je jouw banktransacties kunt uploaden. Die transacties moet je dan handmatig toevoegen en dat kost tijd. Dus kies voor tijdsbesparing en gemak.”  

Twee stromen in je boekhouding #

Moneybird Expert Leo Boekhoudt: “Je hebt een facturenstroom en een betalingsstroom. Het is belangrijk om dat te zien en te begrijpen dat deze stromen met elkaar aansluiten. Anders heb je openstaande posten, dat wil je niet. Je moet weten dat je in actie moet komen als er een rood/oranje bolletje staat bij een betaling die nog niet gekoppeld is.”

Lees ook: Maak deze zeven beginnersfouten niet

Bepaal wat je wilt uitbesteden #

Als je begint met boekhouden sta je er niet alleen voor. Je kunt hulp krijgen. Door onze kennisbank artikelen, mensen uit je netwerk, artikelen van de Belastingdienst of van je boekhouder. Bepaal voor jezelf wat je zelf wilt doen of niet. Moneybird Expert Leo Boekhoudt heeft daar een duidelijke mening over: “Banktransacties koppelen, facturen inboeken, allemaal dingen die je prima zelf kunt doen. Moneybird is zo toegankelijk voor de ondernemer dat je 80% van de boekhouding zelf kunt doen. Die overige 20% kost uiteindelijk 80% van je tijd die je kwijt bent aan boekhouden. Dit zijn vaak boekhoudkundige zaken als afschrijvingen, versneld afschrijven, privé corrigeren, jaar afsluiten waar je toch niet uitkomt. Dat duurt even en dat laten veel ondernemers aan hun Moneybird Expert over.”

Gebruik zo veel functionaliteiten van je boekhoudpakket #

Van urenregistratie en facturen maken tot je btw-aangifte en je bank koppelen. Er is veel mogelijk in Moneybird. Moneybird Expert Leo Boekhoudt merkt dat startende ondernemers er meer uit kunnen halen: “Ik zie vaak dat mensen maar 50% van de functionaliteiten van software gebruiken. Net die ene feature kan je veel vrije tijd geven. In Moneybird kun je daarbij denken aan periodieke facturen voor terugkerende facturen, offertes die digitaal ondertekend kunnen worden, je eigen e-mailhosting koppelen zodat je mailt vanuit je eigen domein. Dit soort kleine dingen helpen je om je bedrijf te professionaliseren en processen te verbeteren.”

Wat zijn zakelijke kosten en wat privé kosten? #

Boek je jouw kosten als zakelijk of privé? Dat is altijd een lastig onderdeel voor startende ondernemers die beginnen met boekhouden, zegt Moneybird Expert Maarten Visser. “Je kunt niet alles op zakelijke kosten boeken. Er moet een verband zijn tussen de werkzaamheden in je bedrijf en de kosten. Een deel van de kosten vallen in een grijs gebied. Daar zijn bepaalde specifieke regels voor waarbij een boekhouder je goed kan helpen. Je moet je erin verdiepen om het 100% goed te hebben. Jij bent ondernemer en daarmee verantwoordelijk om het juiste te (laten) doen.”  

Geef de juiste periode aan #

Eén van de dingen die Moneybird Expert Maarten Visser startende ondernemers als eerste vertelt, is het selecteren van de juiste periode op je facturen. “Een verkoopfactuur kun je op een later moment sturen dan dat je de product of dienst geleverd hebt. Als je dit doet, is het belangrijk dat je in de factuurregels aangeeft in welke periode dit werk gedaan is. Je moet namelijk het werk boeken op het moment dat het gedaan is. Moneybird boekt de omzet of kosten dan in de resultatenrekening in die periode. Dat scheelt jou of je boekhouder aan het einde van het jaar tijd en dus geld om bepaalde dingen goed te zetten. Bovendien is het ook belangrijk voor de Belastingdienst, voor de btw is de factuurdatum leidend.” 

Zorg dat het onderdeel Bank is bijgewerkt #

Het koppelen van Moneybird met jouw zakelijke bankrekening is één van de eerste dingen die je moet dan als je begint met Moneybird. Jouw facturen kunnen dan automatisch gekoppeld worden met jouw banktransacties zodat je een kloppende administratie hebt. Daarover zegt Moneybird Expert Maarten Visser: “Als ondernemer moet je zelf factureren en jouw inkoopfacturen toevoegen. Daarna kun je jouw banktransacties gaan koppelen. De ontvangsten zijn vaak makkelijk en kun je eenvoudig koppelen. Betalingen waar je geen inkoopfactuur of bon van hebt of nog niet hebt toegevoegd, zijn vaak lastiger. Het is belangrijk om die betalingen periodiek te bekijken. Het kost anders veel meer tijd om het later bij te werken. Je bent dan geen uurtje bezig om het te regelen, maar een heel weekend. Dan ben je niet meer bij. Het kost je veel energie en je hebt geen actueel inzicht in je bedrijf.” 

Lees ook dit artikel: Veelvoorkomende fouten in de boekhouding

Begrijp de basis van boekhouden #

De basis van boekhouden begrijpen, dat hoef je niet alleen te doen. Kom naar één van onze livesessies, bekijk de video's, lees kennisbankartikelen of tips in onze blogs. Daarbij komt nog het belang van rapporten begrijpen, zegt Moneybird Expert Maarten Visser: “Het is belangrijk dat je de basis van het boekhouden begrijpt. Als je niet weet hoe bepaalde dingen financieel doorwerken in je bedrijf, dan kan je verkeerde keuzes maken. Sturen op basis van de cijfers in je rapporten, zoals de balans en resultatenrekening, in plaats van op banksaldo is heel belangrijk. Een gevoel hebben dat het goed gaat met je bedrijf, is niet voldoende. Kijk naar de feiten, cijfers liegen niet.” 

Kennis opdoen van rapporten #

“Alle boekingen komen in een rapport terug, in de balans of in de resultatenrekening,” vertelt Moneybird ExpertMaarten Visser. Hij vindt het een must voor startende ondernemers om rapporten te begrijpen. “Een boekhouder kan je helpen om die rapporten te begrijpen. Een voorwaarde is wel dat je alle banktransacties goed hebt bijgewerkt. Als dat op orde is, geeft het btw-overzicht jou helder weer hoeveel btw je moet betalen. De balans laat je zien hoeveel er op je bankrekening staat. Je hebt inzicht nodig om problemen te voorkomen. Het is van belang om te weten hoe het financieel gezien werkt.”