Periodieke facturen versturen

In Moneybird kun je snel periodieke facturen maken en versturen. Om te beginnen selecteer je de frequentie en het maximaal aantal keer dat de factuur aangemaakt moet worden.

Vervolgens maak je de factuur op zoals deze verzonden moet worden. Na het selecteren van een contact kun je de factuurregels invoeren.

Als je direct al een factuur naar je klant wilt sturen, dan kun je eerst een normale factuur aanmaken via het tabblad Facturen. Deze kun je dan direct naar je klant sturen. Zodra je de normale factuur hebt gemaakt (en verzonden), dan kun je via de knop Extra die bovenaan de pagina staat, de factuur dupliceren naar een periodieke factuur. Je kunt dan de juiste instellingen ingeven voor de toekomstige facturen. De startdatum kun je dan instellen op de datum waarop je de tweede factuur naar de klant wilt sturen.

De periodieke facturen worden gesorteerd op volgorde van eerste verzending. De facturen die bovenaan staan, zijn de eerste in lijn om verzonden te worden.

Automatische periode op factuurregels

Het is aan te raden om op de factuur duidelijk te vermelden voor welke periode de factuur is. Op deze manier voorkom je vragen van klanten. In Moneybird kun je bij een factuurregel een periode selecteren. Deze periode zal automatisch verschuiven op de volgende periodieke facturen die aangemaakt worden. Dit kan op twee manieren, via de periodeselector of door gebruik te maken van datumtags.

Abonnementen beheren in Moneybird

Naast producten kun je ook abonnementen beheren in Moneybird. Voordat je kunt beginnen met abonnementen heb je eerst een product nodig met een periode. Je kunt een product toevoegen door te navigeren naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Producten > Toevoegen. Zorg ervoor dat je een periode selecteert bij het toevoegen van je product.

Navigeer vervolgens naar het contact waarvoor je een abonnement wilt starten door bij het contact op Toevoegen > Abonnement te klikken. Selecteer het aangemaakte product met periode en voeg optioneel een kenmerk, aantal of korting toe.

De actieve abonnementen zijn inzichtelijk door naar het desbetreffende product of contact te navigeren.

Door het starten van een abonnement wordt er op de achtergrond automatisch een periodieke factuur aangemaakt, deze kun je op het tabblad Facturen onder 'Periodieke facturen' terugvinden. Je kunt daar in het filter aangeven dat je abonnementen ook wilt weergeven, door de optie bij 'Abonnementen weergeven' op 'Ja' te zetten. Zo kun je direct zien hoe de eerstvolgende factuur van je abonnement eruit komt te zien! Periodieke facturen en dus ook abonnementen zijn alleen beschikbaar voor betaalde pakketten.

Het is niet direct mogelijk om bij een abonnement aan te geven hoe vaak een factuur verzonden mag worden. Wel kun je bij het aanmaken van een abonnement direct een einddatum aangeven. Wanneer je een abonnement vanuit een contact wilt opzeggen, kan de einddatum niet voor de startdatum liggen. Wanneer je dit invoert blijft de pagina laden. Je kunt een abonnement opzeggen vanaf de startdatum of later. Als je een abonnement op de startdatum beëindigt, dan wordt er geen factuur naar de klant verzonden.

Facturen samenvoegen: Wanneer een klant meerdere abonnementen afneemt, kun je instellen dat de facturen worden samengevoegd. Op de samengevoegde factuur zal één factuurkenmerk worden meegegeven. Het is mogelijk de verschillende kenmerken op de factuurregels weer te geven. Dit doe je door in de omschrijving van het product de tag {subscription.reference} toe te voegen.

De abonnement pagina toont de verstuurde facturen en de historie van producten als er gewisseld wordt van product binnen een abonnement. Het blijft dus mooi inzichtelijk als je het abonnement up- of downgrade. Je kunt het product van een abonnement wisselen door op de Bewerken knop te klikken. Wijzig je het product dan wordt de periodieke factuur automatisch gewijzigd en mogelijk wordt er ook een verrekeningsfactuur gemaakt. Dit gebeurt ook als je de prijs van het product aanpast.