Extra velden op je factuur

In Moneybird is het mogelijk extra gegevens toe te voegen, je kunt hierbij kiezen of je deze velden bij het contact wilt toevoegen, op de factuur of offerte of bij het afzenderadres. Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Extra velden kun je deze velden eenvoudig toevoegen.

Extra veld in Contacten

Je kunt er voor kiezen om bij het contact extra informatie op te slaan. Wanneer deze velden ingevuld zijn bij het contact, kunnen de extra gegevens weergegeven worden op de factuur of offerte onder het factuur-/offertenummer. Je kunt dit instellen in de huisstijl door in het linkermenu op 'Indeling factuurgegevens' te klikken.

Extra veld in Factuur/Offerte

Als je gekozen hebt om een extra veld aan te maken op een factuur of offerte, dan krijg je bij het aanmaken van de factuur of offerte de mogelijkheid om deze velden in te vullen. Alleen wanneer de velden ingevuld zijn, verschijnen ze op de documenten.

Waarom wordt een extra veld niet overgenomen bij het factureren van een offerte?

Wanneer je een extra veld hebt aangemaakt voor een offerte en je wilt deze ook op de factuur weergeven, moet het extra veld ook worden aangemaakt voor weergave op een factuur. Dit doe je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Extra velden. Bij het aanmaken van deze extra velden moet je controleren of de tagnaam voor beide extra velden gelijk is. Alleen velden met de zelfde tagnaam worden overgenomen wanneer je een offerte factureert. Wanneer bovenstaande goed staat ingesteld maar het extra veld is nog niet zichtbaar op de factuur, dan zou je nog kunnen kijken of het extra veld is toegevoegd aan je huisstijl. Dit doe je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Huisstijlen door bij de Huisstijl op ‘Bewerken’ te klikken. Vervolgens klik je op het factuurnummer. Wanneer het extra veld nog in de kolom ‘Beschikbare velden’ staat, kun je deze naar de linker- of rechterkolom slepen en de wijziging onderaan de pagina opslaan.

Extra veld in Afzenderadres

Als je extra velden in het afzenderadres hebt aangemaakt, kun je de gegevens invullen onder Tandwiel > Administratie-instellingen > Bedrijfsgegevens. Door in de huisstijl op het afzenderadres te klikken, kun je aangeven in welke volgorde je deze gegevens wilt tonen op je factuur en offerte.

Extra mogelijkheden met de extra velden

Voor de extra velden krijg je automatisch ook {tags} die je in de teksten van facturen, offertes en e-mailberichten kunt gebruiken. Als je facturen en/of offertes in verschillende talen maakt, kun je de namen van de extra velden vertalen. Op een Nederlandse factuur kun je dan bijvoorbeeld de "geboortedatum" aangeven, op een Engelse factuur de "day of birth".

Extra velden verwijderen

Heb je extra velden aangemaakt die je niet meer gebruikt en je wilt deze weer verwijderen, dan kan dat via Tandwiel > Administratie-instellingen > Extra velden. Je klikt op de naam van het extra veld dat je wilt verwijderen en vervolgens op het prullenbak icoon bovenaan de pagina.