Verzenden in toekomst

Als je een factuur alvast wilt maken maar deze nog niet meteen naar de klant wilt sturen, kun je in Moneybird instellen dat je de factuur in de toekomst wilt verzenden. Je kunt de factuur op de normale manier maken en als conceptfactuur laten staan, maar je kunt de factuur ook inplannen op een bepaalde datum door bij 'Verzenden' te kiezen voor 'Verzend in toekomst':

De factuur wordt verzonden op de manier die bij de gegevens van het contact is opgeslagen.
Als de factuur per e-mail wordt verzonden, wordt daarbij het e-mailbericht gebruikt dat je in de workflow hebt opgeslagen.
Tijdens het verzenden wordt een opvolgend factuurnummer toegekend en de factuurdatum wordt op de verzenddatum gezet.

Facturen samenvoegen

Bij het verzenden in de toekomst het mogelijk om aan te geven dat je wilt dat er één factuur met de gegevens van alle ingeplande facturen voor dezelfde klant, wordt verzonden. Gebruik je deze optie, dan kijkt Moneybird op de geplande datum of er andere facturen zijn, die samengevoegd kunnen worden. Dit kunnen ingeplande normale facturen en periodieke facturen zijn, waarbij de optie ook is aangevinkt.

Bij het samenvoegen worden de factuurregels van alle facturen op één factuur gezet en deze factuur wordt naar de klant verzonden. Je klant krijgt dan een factuur met daarop alles dat hij je verschuldigd is.

Wanneer je meerdere facturen voor één klant heb klaarstaan, moeten een aantal basisinstellingen van de facturen hetzelfde zijn om ze samen te voegen. Zijn de basisinstellingen niet hetzelfde, dan blijven het losse facturen. Het gaat om de volgende instellingen:

de huisstijl
de workflow
het geselecteerde contact
de geplande verzenddatum
de valuta
de instelling ‘exclusief/inclusief btw’
het eventuele kortingspercentage onderaan de factuur
eventuele extra velden die op de facturen worden weergegeven

Wanneer je facturen samenvoegt met verschillende factuurkenmerken, zal Moneybird willekeurig het kenmerk van één van de facturen overnemen, de overige kenmerken vervallen.

Bij het samenvoegen van facturen bij meerdere abonnementen is er wel een werkwijze mogelijk om de verschillende kenmerken op de factuurregels weer te geven. Hiervoor voeg je bij het product in de omschrijving de tag {subscription.reference} toe. Wanneer je dit toepast, zal er op de samengevoegde factuur wel maar één kenmerk onder het factuurnummer worden weergegeven maar zullen de overige kenmerken die je aan andere abonnementen hebt meegegeven op de factuurregels worden meegegeven

Je verzendt de ingeplande factuur alsnog handmatig

Als je een factuur inplant voor verzending, wordt de factuurdatum alvast op die datum gezet. Als je daarna de factuur toch direct verzendt, staat de factuurdatum dus op de oorspronkelijke ingeplande datum. Als je een factuur verstuurt waarop al een factuurdatum in de toekomst is geselecteerd, geeft Moneybird je daar wel een waarschuwing over, zodat je de datum desgewenst eerst nog kunt aanpassen. Nadat een factuur daadwerkelijk is verzonden, is het niet meer mogelijk om de factuurdatum aan te passen.

Conceptfacturen zelf samenvoegen

Op dit moment kan Moneybird alleen facturen voor je samenvoegen als ze ingepland worden voor verzending in de toekomst, vlak voor het verzenden worden ze dan samengevoegd.