Verzenden in toekomst

Wil je alvast een factuur maken maar deze nog niet meteen naar de klant sturen? Dat is mogelijk in Moneybird. Je kunt de factuur op de normale manier maken en als conceptfactuur laten staan. Op een later moment kun je de factuur openen en verzenden. Maar als je al weet wanneer je de factuur wilt verzenden, kun je het verzenden ook inplannen, zodat je later zelf niets meer hoeft te doen.

Factuur verzenden in toekomst

De factuur inplannen voor verzending in de toekomst

Heb je de factuur gemaakt en weet je al wanneer je hem naar je klant wilt verzenden? Dan kun je kiezen voor Verzenden > Verzend in toekomst. Je kunt de verzenddatum kiezen. Op de gekozen datum doet Moneybird de rest:

De factuur wordt verzonden op de manier die bij de gegevens van het contact is opgeslagen.
Als de factuur per e-mail wordt verzonden, wordt daarbij het e-mailbericht gebruikt dat je in de workflow hebt opgeslagen.
Tijdens het verzenden wordt een opvolgend factuurnummer toegekend en de factuurdatum wordt op de verzenddatum gezet.

Facturen samenvoegen

Bij het verzenden in de toekomst het mogelijk om aan te geven dat je wilt dat er één factuur met de gegevens van alle ingeplande facturen voor dezelfde klant, wordt verzonden. Gebruik je deze optie, dan kijkt Moneybird op de geplande datum of er andere facturen zijn, die samengevoegd kunnen worden. Dit kunnen ingeplande normale facturen en periodieke facturen zijn, waarbij de optie ook is aangevinkt.

Bij het samenvoegen worden de factuurregels van alle facturen op één factuur gezet en deze factuur wordt naar de klant verzonden. Je klant krijgt dan een factuur met daarop alles dat hij je verschuldigd is.

Wanneer je meerdere facturen voor één klant heb klaarstaan, moeten een aantal basisinstellingen van de facturen hetzelfde zijn om ze samen te voegen. Zijn de basisinstellingen niet hetzelfde, dan blijven het losse facturen. Het gaat om de volgende instellingen:

de huisstijl
de workflow
het geselecteerde contact
de geplande verzenddatum
de valuta
de instelling ‘exclusief/inclusief btw’
het eventuele kortingspercentage onderaan de factuur
eventuele extra velden die op de facturen worden weergegeven