Contact selecteren

Bij het maken van een nieuwe factuur is het selecteren van het contact altijd de eerste stap. Tegelijk is het mogelijk om een aantal instellingen van de factuur aan te passen.

We zullen de instellingen van boven naar beneden doornemen.

Contact

Voor wie is de factuur? Je zoekt hier de juiste klant op. Stuur je de eerste factuur naar een klant en heb je zijn gegevens nog niet in Moneybird opgeslagen? Dan krijg je de mogelijkheid om een nieuw contact toe te voegen. Je gaat dan naar het tabblad Contacten. Heb je bij het contact meerdere contactpersonen opgeslagen, dan kun je de juiste contactpersoon selecteren.

Kenmerk

Het is niet verplicht om een kenmerk in te vullen, maar vaak wel handig. Met een kenmerk zien jij en de klant sneller waar de factuur voor is. In het overzicht op het tabblad Facturen zie je het kenmerk ook terug in de lijst. Op de factuur komt het kenmerk onder het factuurnummer te staan.

Factuurnummer en Factuurdatum

Het factuurnummer en de factuurdatum hoef je zelf niet aan te geven. Zodra je de factuur verzendt, regelt Moneybird dit voor je. Het factuurnummer volgt de instellingen voor de factuurnummering. De factuurdatum wordt de datum waarop je de factuur verzendt.

Ondanks dat het automatisch gaat, is het wel mogelijk om het factuurnummer en de factuurdatum zelf te bepalen, klik hiervoor op het wijzig-icoontje.

Workflow

De workflow van de factuur zorgt voor een aantal verschillende instellingen van de factuur. Met de workflow bepaal je bijvoorbeeld de taal van de factuur, hoe je klant de factuur (online) kan betalen en welke tekst je wilt gebruiken voor de e-mail waarmee je de factuur naar de klant verzendt. In het artikel Je workflow instellen lees je meer over de instellingen van een workflow.

Al deze instellingen hoef je gelukkig niet per factuur goed te zetten. Bij het maken van de factuur hoef je alleen de workflow te kiezen, dan staan de instellingen in één keer goed.

Factuur verloopt na … dagen

In de workflow bepaal je na hoeveel dagen de factuur standaard verloopt. Het kan voorkomen dat je met een klant andere afspraken maakt. Je kunt dan op de factuur zelf de termijn aanpassen. De wijziging geldt alleen voor deze ene factuur, de instelling in de workflow wordt niet aangepast.

Extra veld

Moneybird zorgt er voor dat de gegevens die je verplicht van de Belastingdienst op je facturen moet zetten, ook daadwerkelijk op de factuur komen. Maar het kan zijn dat je extra gegevens op de factuur wilt vermelden, bijvoorbeeld een ordernummer of een afleveradres. Hiervoor kun je extra velden maken in Moneybird. In het artikel Extra velden op je factuur vind je uitgebreide informatie over de mogelijkheden met extra velden.

Heb je een extra veld aangemaakt voor facturen, dan kun je het veld hier invullen. Op de factuur komen extra velden onder het factuurnummer te staan.