E-mail met de factuur of offerte in spam
Het kan voorkomen dat jouw klanten jouw e-mail met de factuur of offerte niet zien omdat deze in de spambox terecht is gekomen. Er zijn meerdere situaties die dan kunnen gelden. We maken onderscheid in verzenden vanaf ons '@delivery.moneybird.com' e-mailadres en verzending vanaf je eigen domein.
Verzenden vanaf @delivery.moneybird.com
Met de 'standaard' instellingen worden de e-mails vanuit Moneybird naar je klant verzonden vanaf een samengesteld e-mailadres, een combinatie van wat er bij het ‘afzenderadres’ als e-mailadres is opgeslagen en ‘@deliver.moneybird.com’. Dit betekent dus dat de e-mail wordt verstuurd met het samengestelde e-mailadres met als weergavenaam de bedrijfsnaam ingesteld in het afzenderadres.
Als je niet uit eigen naam verzendt, dan komt het e-mailadres van de administratie nergens meer terug in de afzender (juist om die spamfilters blij te houden). Alleen wanneer de klant de mail beantwoordt, dan gaat het wel naar het e-mailadres ingesteld in het afzenderadres van de administratie.
Dit is in principe een goede verzendmethode, maar of een e-mail bij de klant als spam wordt aangemerkt of niet, hangt uiteindelijk af van het spamfilter dat de klant gebruikt. Daar hebben wij en jij geen directe invloed op.
Verzenden vanaf eigen domein
Het is mogelijk om in te stellen dat de e-mails vanuit je eigen domein worden verzonden. Als het spamfilter van je klant jouw directe e-mails niet als spam aanmerkt, zullen de e-mails vanuit Moneybird dan ook niet meer als spam worden aangemerkt. Je kunt dit instellen door aan de instellingen van je domeinnaam een soort doorverwijzing naar ons in te stellen. Daarvoor log je in bij je webhostingprovider en maak je een nieuw DNS record aan. De gegevens die je in je account vindt onder Instellingen > Bedrijfsgegevens > Bekijk e-mailvoorkeuren, vul je in om het nieuwe record aan te maken. Het kan tot 24 uur duren totdat de instellingen geverifieerd zijn.
Onbekende oorzaak
Als jij jouw factuur of offerte per e-mail verstuurd, zijn er natuurlijk verschillende ontvangende partijen. Er zijn veel e-mailproviders die allemaal eigen regels hebben waar wij niet altijd invloed op hebben. Nadat we de mail bij de ontvanger hebben bezorgd, hebben wij er geen enkele invloed op of de mail in de spambox terecht komt. Een e-mail kan dus om talloze redenen in de spambox terechtkomen, bijvoorbeeld een bepaald woord dat in de e-mail staat of het feit dat er een bijlage bij de e-mail zit. We hebben voor verschillende situaties mogelijk oplossingen omschreven: