UBL Facturen versturen

Je hoort de term UBL steeds vaker, maar wat is het precies en wat kun je ermee? UBL staat voor Universal Business Language. Om facturen automatisch te kunnen verwerken in je administratie, moet een boekhoudpakket natuurlijk snappen welke gegevens er op een factuur staan. Dit is lastig als iedereen een andere opmaak gebruikt en de gegevens niet standaard op dezelfde plek terug te vinden zijn. Zo kunnen getallen op een factuur het factuurnummer of bijvoorbeeld een klantnummer zijn. Wanneer je een UBL factuur verstuurt, bestaat deze verwarring niet meer.

De UBL factuur omvat een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur op een factuur in XML formaat. Hierdoor kan ieder factuurprogramma of boekhoudpakket, dat zich aan deze standaard houdt, eenvoudig facturen met een ander programma uitwisselen. Na ontvangst van de factuur worden gegevens digitaal ingelezen. Hierdoor hoef je geen gegevens meer over te typen wanneer je een UBL factuur wilt verwerken.

Hoe verstuur je UBL facturen met Moneybird?

Met Moneybird kun je eenvoudig UBL facturen versturen. Dit doe je door bij een contact aan te vinken dat je een UBL factuur mee wilt sturen als extra bijlage in de e-mail.

Daarnaast is het ook mogelijk om per factuur te bepalen of je een UBL factuur met je normale PDF factuur mee wilt sturen.

Weet je niet of je klant al UBL facturen kan verwerken? Dat is geen probleem want de PDF factuur wordt altijd als bijlage toegevoegd aan de e-mail.

Het versturen van UBL facturen in Moneybird uitschakelen?

Het is mogelijk om het meesturen van de UBL uit te schakelen. Dat kan op verschillende manieren. De manier welke voor jou het beste werkt, ligt aan welk resultaat je wilt bereiken.

Wil je UBL facturen in één keer voor alle contacten uitschakelen? Dan kan dat via Tandwiel > Administratie-instellingen > Peppol & UBL. Zet de knop naast ‘Verzend UBL-bijlagen’ op ‘Uit’ en kies voor ‘Voor alle contacten de UBL-bijlage deactiveren’.

Je kunt ook per klant instellen of je de UBL factuur wel of niet als extra bijlage wilt meesturen. Dat kan je bij de contactpersonen instellen. Verwijder het vinkje naast ‘Verzendmethode > UBL-factuur toevoegen als extra bijlage in de e-mail’.

Als laatste kun je nog op het moment dat je een factuur per e-mail verzendt, aangeven of de UBL factuur wel of niet mee wilt sturen. Wat je hier kiest, geldt alleen voor de factuur die je op dat moment verzendt.