Externe omzet verwerken in je administratie

Als we kijken naar externe omzet, kun je op drie manieren onderscheid maken. Je kunt namelijk externe omzet hebben waarvoor je facturen hebt verstuurd, waarvoor je geen facturen hebt verstuurd, maar ook de facturen die je hebt gemaakt voordat je met Moneybird werkte kun je als externe omzet beschouwen.

Omzet waarvoor een verkoopfactuur verzonden is

Verkoopfacturen die je buiten Moneybird om gemaakt hebt, bijvoorbeeld voordat je met Moneybird begon, of in je webwinkel, kun je gemakkelijk toevoegen. Dit doe je op het tabblad ‘Facturen’ > ‘Externe facturen’. Je kunt de externe facturen op verschillende manieren toevoegen aan je administratie.

1. Toevoegen: Je klikt via Facturen > Externe facturen op Toevoegen. Je maakt nu handmatig een externe verkoopfactuur aan. Dit werkt op dezelfde manier als het aanmaken van inkoopfacturen. Je kunt optioneel de bron en de url van de bron toevoegen, zodat je altijd eenvoudig terug kunt vinden waar deze factuur vandaan komt.

2. Uploaden: Wanneer je meerdere externe facturen tegelijk wilt uploaden, kies je voor ‘Uploaden’. Je selecteert meerdere bestanden tegelijk en Moneybird zet meerdere externe facturen voor je klaar.

3. Mailen: Je mailt de factuur naar het speciale e-mailadres voor externe facturen wat te vinden is onder de knop met het apenstaartje (@) via Facturen > Externe facturen. Let op: Dit adres verschilt van het speciale e-mailadres voor inkoopfacturen. Zo kan Moneybird het onderscheid maken tussen verkoopfacturen en inkoopfacturen.

4. Api: Je kunt je facturen ook snel toevoegen via de api. Meer informatie vind je in onze api documentatie.

Bij alle drie de manieren selecteer je het juiste contact, waarna je de factuurregels kunt invullen. De bijlage staat naast het formulier, je kunt daardoor de gegevens één op één overnemen.

Let er op dat je de bedragen uit de externe facturen direct op de juiste categorie boekt door deze op de factuurregel in te geven. Geef je geen categorie mee, dan vind je de omzet uit je externe facturen terug onder ‘Ongecategoriseerde inkomsten’. Er is dan nog geen man overboord, je kunt de factuurregels naderhand nog aanpassen.

Herinneringen en betaalverzoeken versturen voor externe facturen

Het is niet mogelijk om vanuit Moneybird herinneringen of betaalverzoeken (via iDEAL of SEPA incasso) te versturen voor facturen die als externe factuur in je administratie zijn opgeslagen. We gaan er van uit dat het versturen en betalen (en eventuele herinneringen) wordt geregeld via de externe software waarin de factuur is aangemaakt, zodoende is die functionaliteit in Moneybird niet beschikbaar. Wil je wel herinneringen versturen, dan kun je het beste een ‘gewone’ verkoopfactuur aanmaken.

Omzet zonder verkoopfactuur

Wanneer je externe omzet hebt zonder verkoopfactuur, kun je deze in Moneybird verwerken op het tabblad 'Inkomend'. Dit kan door een inkoopfactuur met negatieve bedragen in te voeren. Als het totaalbedrag negatief is, kun je vervolgens een vinkje zetten bij 'Deze creditfactuur bevat inkomsten die onder omzet vallen'. Let er hierbij ook op dat je gelijk een categorie ingeeft.

Standaard wordt een credit inkoopfactuur geboekt als negatieve kosten. Alleen wanneer onderaan het vinkje bij ‘Deze creditfactuur bevat inkomsten die onder omzet vallen’ gezet wordt, wordt het geboekt als omzet.

Wat zijn de gevolgen als je de omzet middels een inkoopfactuur toevoegt?

Als het vinkje wordt gezet, ziet Moneybird de bedragen als omzet, de btw wordt dan als verschuldigde btw verwerkt in het rapport voor de btw aangifte, bijvoorbeeld bij rubriek 1a als je kiest voor 21% btw. Het contact wordt dan ook beschouwd als debiteur. Als het vinkje niet wordt gezet, ziet Moneybird de bedragen als negatieve kosten, de btw wordt dan als negatieve voorbelasting verwerkt bij rubriek 5b in het rapport voor de btw aangifte. Het contact wordt dan beschouwd als crediteur.

Hoe verwerk je een factuur met omzet en kosten?

Als je een factuur hebt waarop zowel omzet als kosten staan, dan kun je deze factuur in twee keer toevoegen. Voor het gedeelte met de kosten voeg je een inkoopfactuur toe op het tabblad ‘Inkomend’. En voor de omzet gebruik je één van bovenstaande manieren. Met beide manieren wordt de omzet op dezelfde manier in de rapporten verwerkt, het maakt niet uit welke manier je gebruikt. Het is wel aan te raden om steeds dezelfde manier te gebruiken voor het toevoegen van externe omzet.