E-mailvoorkeuren

Om facturen en offertes vanuit een boekhoudprogramma te kunnen versturen, moet er een afzenderadres ingevuld worden. Of je vanuit dit e-mailadres je facturen ook kunt versturen is afhankelijk van of je een e-mailadres hebt bij een provider of een eigen domein hebt.

Hoe werkt het verzenden van facturen en offertes in Moneybird?

We versturen alle e-mails vanuit Moneybird naar je klant vanaf een samengesteld e-mailadres, van het ‘afzenderadres’ en ‘@deliver.moneybird.com’. Dit betekent dus dat de e-mail wordt verstuurd met het samengestelde e-mailadres met als weergavenaam de bedrijfsnaam ingesteld in het afzenderadres. Dit e-mailadres is voorzien de juiste beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat e-mails ook daadwerkelijk bij de ontvanger aankomen. De ontvanger vindt de factuur in zijn mailbox en een reactie hierop komt gewoon in jouw inbox terecht.

Wanneer kun je gebruik maken van je eigen e-mailadres als afzenderadres?

Beschik je over enige technische kennis, dan is het mogelijk om in plaats van het standaard afzenderadres te gebruiken, jouw eigen e-mailadres als standaard adres in te stellen. We onderscheiden twee typen e-mailadressen:

• e-mailadressen van bekende providers (jan@gmail.com, jan@hotmail.com, jan@yahoo.com)
• e-mailadressen met een eigen domeinnaam (jan@moneybird.nl, jan@moneybird.com, jan@mijndomein.nl)

Heb je een e-mailadres bij een provider, dan is het niet mogelijk om je eigen e-mailadres te gebruiken als standaard afzenderadres. Je kan zelf controleren of je in aanmerking komt voor verzenden vanuit je eigen e-mailadres. Hiervoor ga je naar Tandwiel > Instellingen > Afzenderadressen. Zie je onder jouw e-mailadres een link "Bekijk e-mailvoorkeuren", dan kan je verzenden uit eigen naam instellen. Mocht dit niet zo zijn, dan hoef je niks te doen, de e-mails worden gewoon voor je verstuurd vanuit het standaard afzenderadres van Moneybird.

Aan de knop Bekijk e-mailvoorkeuren kun je zien dat je het e-mailadres kunt gebruiken voor het verzenden van je facturen en offertes vanaf je eigen domein. Wanneer deze knop er niet staat, kan dit e-mailadres niet gebruikt worden voor het verzenden van offertes en facturen vanuit je eigen domein.

Wanneer je een eigen domein hebt, is het mogelijk om dit e-mailadres te gebruiken als afzenderadres. Dat doe je door aan de instellingen van je domeinnaam een soort doorverwijzing naar ons in te stellen. Wij zorgen vervolgens dat we alle checks en validaties toevoegen. Het resultaat daarvan is, dat we de e-mails kunnen versturen vanaf jouw domeinnaam.

Hoe stel je een doorverwijzing in?

Het kan zijn dat je e-mailadres nog niet geverifieerd is, dat kan dan alsnog via Tandwiel > Administratie-instellingen > Vertrouwen & verificatie > e-mail. Je ontvangt een e-mail waarmee je je e-mailadres kunt verifiëren. Vervolgens log je in bij je webhostingprovider en maak je een nieuw DNS record aan. De gegevens voor dit DNS record kan je vinden via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bedrijfsgegevens > Bekijk e-mailvoorkeuren. Zodra je het DNS record hebt ingesteld, kan je verzenden vanuit je eigen naam inschakelen door te klikken op de knop 'DNS-instellingen verifiëren'. Het kan tot 24 uur duren totdat de instellingen geverifieerd zijn. Je kunt in de tussentijd gewoon je facturen blijven versturen vanaf het standaard adres van Moneybird.