Inkoopfacturen en bonnen

Voor de producten die je aanschaft en de diensten die je afneemt krijg je van je leverancier een inkoopfactuur of bon. Dit zijn belangrijke documenten voor je boekhouding. De inkoopfactuur of bon is het bewijs dat je kosten hebt gemaakt. Vraag je bijvoorbeeld de btw die je hebt betaald terug bij de Belastingdienst, dan kan de Belastingdienst bij een controle om de facturen/bonnen vragen.

Hoe zit het met de wettelijke bewaarplicht van je inkoopfacturen?

Voor je administratie heb je een wettelijke bewaarplicht. De bewaarplicht houdt kort gezegd in dat je al je facturen, inkoopfacturen en bonnetjes 7 jaar moet bewaren (10 jaar als het om onroerende zaken gaat).

Over het algemeen moet je de documenten die bij je administratie horen, in hun originele vorm behouden. Dat betekent dat je een papieren factuur ook op papier moet bewaren en een digitale factuur digitaal moet bewaren. Voor papieren inkoopfacturen en papieren bonnetjes is er een uitzondering, deze mag je scannen en digitaal bewaren, bijvoorbeeld in Moneybird. Hierbij is het wel belangrijk dat de scan een juiste en volledige weergave van de originele inkoopfactuur/bon is.