Scan en herken voor inkomende documenten

Bij het verwerken van inkoopfacturen en bonnetjes helpt Moneybird je door scan en herken. De informatie die op inkomende documenten staat wordt automatische ingelezen in Moneybird. De herkenning werkt voor PDF-bestanden en afbeeldingen die je toevoegt op het tabblad Inkomend.

Hoe werkt dit?

Zodra er een nieuw document wordt toegevoegd, past Moneybird eerst tekstherkenning (OCR) toe. Vervolgens zijn er een aantal slimme algoritmes om de nuttige informatie uit de tekst te halen. Vaak kan Moneybird met behulp van deze informatie volledig automatisch het document type, contact, factuurdatum, totaalbedrag en factuurnummer voor je invullen. In dit geval hoef je alleen nog de herkende gegevens te controleren en ben je snel klaar met het verwerken van een nieuw document.

Contact herkennen

Voor het automatisch koppelen van het contact kijkt Moneybird naar het KvK-nummer, btw-nummer en IBAN die vermeldt worden op het document. Heb je nog geen contact in je administratie met passende gegevens maar herkennen we wel een KvK-nummer op het document? Dan geven we je de mogelijkheid om direct een nieuw contact aan te maken met de naam en adresgegevens uit het KvK handelsregister

Als Moneybird automatisch een contact heeft geselecteerd bij een nieuwe inkoopfactuur en het contact is niet juist, dan kun je tijdens het verwerken van de inkoopfactuur op het contact klikken. Je krijgt dan informatie te zien over waarom Moneybird dat contact heeft geselecteerd, bijvoorbeeld aan de hand van het e-mailadres of btw-nummer.

Als het geselecteerde contact niet het juiste contact is, kun je het beste via het tabblad Contacten de gegevens op basis waarvan het contact is geselecteerd, controleren. Waarschijnlijk kloppen die gegevens dan namelijk niet.

Bijvoorbeeld als je eigen e-mailadres is opgeslagen bij het contact en je stuurt vanaf dat e-mailadres een factuur door naar het @inkomend adres van je administratie, denkt Moneybird dat dat het bijbehorende contact is. Als er verkeerde gegevens bij het contact zijn opgeslagen, kun je die aanpassen of verwijderen, dan zal Moneybird in de toekomst dat contact niet meer automatisch selecteren en is de kans veel groter dat het juiste contact wordt geselecteerd en de overige gegevens ook beter aangevuld kunnen worden.

In het volgende kennisbankartikel vind je meer tips over hoe je er voor kunt zorgen dat Moneybird zo goed mogelijk het juiste contact automatisch kan selecteren: https://www.moneybird.nl/kennisbank/contactsuggesties-verbeteren/.

Factuurnummer herkennen

Moneybird probeert op basis van eerder gekoppelde documenten van hetzelfde contact automatisch het factuurnummer te herkennen. Lukt dat niet, dan kun je alsnog profiteren van een handige auto-aanvulfunctie waardoor het overtypen van lange factuurnummers overbodig is geworden.

Betalingstermijn herkennen

Bij het doen van de suggesties voor de vervaldatum wordt gekeken naar het laatst aangemaakte document met hetzelfde contact en hetzelfde type (inkoopfactuur). Moneybird vult dan standaard de vervaldatum in op basis van de betalingstermijn (vervaldatum - factuurdatum) van het voorgaande document. Als er geen voorgaand document is voor dit contact en type, dan wordt de vervaldatum niet gevuld.

Er wordt een verkeerd bedrag ingevuld, wat nu?

Als je een inkoopfactuur met een PDF of een afbeelding toevoegt, analyseert Moneybird de bijlage om zoveel mogelijk gegevens automatisch voor je in te vullen. Voor het bedrag kijkt Moneybird naar het hoogste getal op de bijlage dat een bedrag zou kunnen zijn. In veel gevallen is dat het totaalbedrag van de factuur. Maar het kan ook voorkomen dat er ergens een getal met twee cijfers achter de komma op de bijlage staat dat geen bedrag is. Als dat wel het hoogste getal is, zal Moneybird dat getal als bedrag invullen.

Zelf controleren, corrigeren en aanvullen waar nodig

Automatische herkenning van gegevens is nooit 100% perfect. Daarom maakt Moneybird onderscheid tussen zekere en onzekere data. Alleen gegevens met een hoge mate van zekerheid op correctheid worden ingevuld. Desondanks blijft er een kleine foutmarge.

Daarom adviseren wij je de inkoopfacturen en bonnen altijd nog te controleren. Als er iets niet klopt, kun je de gegevens eenvoudig corrigeren. Klopt bijvoorbeeld het herkende document type of het contact niet? Met twee kliks heb je het aangepast. Kloppen de suggesties voor de factuurgegevens niet? Één klik op "Suggesties ongedaan maken" en je begint met een leeg formulier.