Contactsuggesties voor facturen verbeteren

Bij het inboeken van een inkoopfactuur of bonnetje, zal Moneybird automatisch de inhoud van de bijlagen scannen. Op basis van de informatie in de bijlagen zul je geschikte contacten te zien krijgen die je kunt koppelen aan de factuur. Als we met zekerheid kunnen bepalen van welk contact de inkoopfactuur of bon is, zal het contact automatisch geselecteerd worden. Je kunt dit altijd wijzigen door op de naam van het contact te klikken.

De suggesties worden gedaan op basis van de volgende informatie in de bijlagen:

• KvK-nummers
• Btw-nummers
• E-mailadressen
• IBAN nummers
• Postcodes

Hoe kan ik de suggesties verbeteren?

Het kan gebeuren dat het contact van de inkoopfactuur niet tussen de suggesties staat. Er zijn dan twee opties:

1. Het contact staat nog niet in de administratie

Als je het contact nog niet in je administratie hebt staan, kun je deze eenvoudig toevoegen via de zoekfunctie van de Kamer van Koophandel. Typ de bedrijfsnaam in het daarvoor bedoelde veld en Moneybird zoekt automatisch in de Kamer van Koophandel. Alle informatie uit het handelsregister wordt gekopieerd, zodat het contact bij volgende facturen als suggestie gegeven wordt.

2. Het contact staat onvolledig in de administratie

Als het contact van de inkoopfactuur al opgeslagen is in je administratie, maar niet als suggestie gegeven wordt, dien je de informatie bij het contact aan te vullen. Maak de informatie bij het contact zo volledig mogelijk door het contact te bewerken, bijvoorbeeld door het KvK-nummer en btw-nummer van het bedrijf op te slaan. Deze informatie gebruikt Moneybird om suggesties voor contacten te geven.

Hoe kan ik voorkomen dat mijn eigen bedrijf als suggestie terug komt?

Moneybird zal nooit suggesties geven voor je eigen bedrijf. We bepalen dit aan de hand van de gegevens die je opgeslagen hebt bij de afzenderadressen in je administratie. KvK-nummers en e-mailadressen die hierin staan opgeslagen, worden genegeerd bij het doen van suggesties. Als je een contact in je administratie opgeslagen hebt met je eigen e-mailadres, is het dus belangrijk dat dit e-mailadres overeen komt met het e-mailadres in de afzenderadressen. Alleen dan kunnen wij het contact goed filteren uit de suggesties.