Inkoopfacturen betalen vanuit Moneybird

Vrijwel iedere ondernemer heeft te maken met inkoopfacturen. Een factuur van je leverancier die betaald moet worden. Je kunt zo’n inkomend document op verschillende manier betalen.

Inkoopfacturen betalen vanuit Moneybird

In Moneybird zijn er drie manieren om inkoopfacturen te betalen. Dit kan via een QR-code, via je bankkoppeling en via een betaalbatch. In alle drie de gevallen kun je eerst het rekeningnummer selecteren waarmee je wilt betalen. Vervolgens kies je een geschikte optie. Nu vul je de gegevens in van de leverancier. Staan deze gegevens bij het contact opgeslagen, dan vult Moneybird deze informatie automatisch voor je aan. Als er een IBAN nummer in de bijlagen gevonden is, zal deze automatisch aangevuld worden.

1. Betalen met QR-code

Wanneer je kiest voor betalen via een QR-code, maakt Moneybird gelijk een QR code voor je aan die je kunt scannen met je bank-app kunt scannen. Je hoeft hierdoor geen gegevens zelf in te typen bij je bank. Als je alle informatie hebt ingevuld, controleert Moneybird of je een geldig IBAN-nummer gebruikt. Wanneer alles correct is maakt Moneybird een QR-code voor je aan. Deze kun je met de app van je bank scannen.

Is de betaling gelukt? Dan kun je in Moneybird op 'Betaling gelukt' klikken, dan weet Moneybird dat de betaling in verwerking is. Zodra je banktransacties zijn toegevoegd op het tabblad Bank en de transactie aan de inkoopfactuur wordt gekoppeld, verandert de status van de factuur naar 'betaald'.

Moneybird maakt gebruik van een EPC QR-code volgens de Europese standaard. Je kunt de QR-code alleen scannen als je bank deze code ondersteund. Momenteel bieden Rabobank, ABN AMRO en Triodos geen ondersteuning voor deze standaard.

2. Betalen via bankkoppeling

Wanneer je de betaling wilt doen via je bankkoppeling, sturen we de betaling direct door naar de app van je bank. Vul alle gegevens in en klik op ‘Nu betalen’. Je wordt door je bank op de hoogte gebracht dat een betaling klaar staat. Je kunt de betaling bij de bank nog controleren en vervolgens goedkeuren.

Momenteel kun je alleen via de koppeling met bunq, ING en Ponto betalingen via de bankkoppeling doen.

3. Betalen via verzendlijst

Wil je meerdere betalingen in één keer doen? Dan kun je kiezen voor de verzendlijst. Hiermee zet je een betaling klaar bij de factuur. Zo kun je ze later samen met de betalingen van andere facturen in één betaalbatch uploaden bij je bank.

Omdat bonnen normaal gesproken al voldaan zijn, kun je bonnen niet meenemen in een betaalbatch. Als je het bedrag nog moet betalen, kun je het type van het document aanpassen naar 'inkoopfactuur'. Inkoopfacturen kun je wel meenemen in een betaalbatch. De bedragen van bonnen en inkoopfacturen worden op dezelfde manier in de rapporten verwerkt. Boekhoudkundig gezien is er dus geen verschil tussen bonnen en inkoopfacturen, waardoor je het type zonder problemen kunt aanpassen.

Je maakt hier ook de keuze van welke rekening je wilt betalen en vult de gegevens van de ontvanger in.

Voor de betaaldatum heb je twee keuzes. Je kunt de betaling direct vandaag doen of deze inplannen voor de toekomst.

Als je een betaling hebt klaargezet, krijgt de factuur de status ‘in betaling’. Je kunt de klaargezette betaling terugvinden bij ‘Verzendlijst’ op het tabblad Bank. Hier kun je betaalbatches genereren. Alle betalingen worden hier gegroepeerd per bankrekening.

Mocht je er vóór het genereren van een batch achter komen dat een factuur toch nog niet betaald hoeft te worden, dan kun je de klaargezette betaling verwijderen. Vink de factuur aan en klik onderaan de pagina op het prullenbakicoon. De status van de inkoopfactuur wordt teruggezet naar ‘openstaand’ of ‘verlopen’.

Bij het genereren van een betaalbatch worden de betalingen samengevoegd tot één batch per bankrekening. Als er verschillende betaaldatums zijn, wordt dit in de batch verwerkt. Moneybird maakt een SEPA betaalbestand voor je aan, die je kunt downloaden. Deze bestanden kun je uploaden in je online bankomgeving, zodat je bank de betalingen kan uitvoeren.

Is de batch eenmaal aangemaakt en wil je toch wachten met het betalen van één of meerdere facturen die in de batch zitten? Dan kun je de hele batch verwijderen met het prullenbakicoontje bij de batch. De facturen komen dan weer klaar te staan op de Verzendlijst. Je kunt daar dan opnieuw de facturen samenvoegen die je wilt gaan betalen.

Heb je een bankkoppeling met bunq of ING, dan kan de betaalbatch direct vanuit Moneybird naar je bank worden verzonden. Je hoeft dan zelf geen bestand te downloaden en te uploaden.

Als je de betaalbatch via de koppeling naar de ING verzonden hebt, dan kan deze niet in Moneybird geannuleerd worden. Je kunt de batch dan annuleren in de online bankieren omgeving van de ING. Dat wordt dan automatisch teruggekoppeld aan Moneybird.

Knab biedt tot op heden helaas nog geen ondersteuning voor betaalbatches. Het is dus niet mogelijk om een betaalbatch uit Moneybird bij Knab te laten verwerken.