Opties aanbieden op je offerte

Het kan wenselijk zijn om verschillende opties aan te bieden op één offerte, dit doe je met optionele offerteregels. Een optionele offerteregel is een offerteregel die bij het online accepteren van de offerte geweigerd of geaccepteerd kan worden. Dit in tegenstelling tot een gewone offerteregel, die altijd geaccepteerd moet worden. Een klant kan bij een optionele offerteregel dus zelf bepalen of deze regel meegenomen wordt in de uiteindelijke offerte.

Hoe maak ik gebruik van optionele offerteregels?

1. Maak een offerte aan met een of meerdere optionele offerteregels

Het maken van een offerte met optionele offerteregels werkt bijna hetzelfde als het maken van een standaard offerte. Geef hier bij het toevoegen van een regel aan of dit een optionele regel is.

Door de 'optionele regel' checkbox aan te vinken markeer je een regel als optioneel. Dit werkt ook voor producten. In de offerte zijn optionele regels aangegeven met een label.

Het is mogelijk om alle regels optioneel te maken, in dit geval moet de klant minimaal één regel online accepteren.

2. Verstuur de offerte met de optie voor het online accepteren en ondertekenen aangevinkt

Zodra je klaar bent met het maken van de offerte kan je deze verzenden. Om goed gebruik te maken van optionele offerteregels moet de 'de ontvanger dient deze offerte online te accepteren en ondertekenen' checkbox aangevinkt zijn. Het selecteren van optionele regels is onderdeel van het online accepteren en kan dus niet gedaan worden zonder deze optie.

3. Laat de klant de offerte online accepteren

Als de vorige stap goed gevolgd is, ontvangt de klant de offerte samen met een link naar de online weergave. De klant kan in de online weergave ongewenste optionele regels uitvinken. Optionele offerteregels beginnen altijd aangevinkt, het is dus een bewuste keuze van de klant om een optionele regel niet te accepteren. Het totaalbedrag in de online weergave is altijd accuraat, als de klant een optionele regel aan- of uitvinkt wordt het totaalbedrag opnieuw berekend.

Zodra de klant zijn online handtekening heeft gezet en de offerte heeft geaccepteerd ontvangt hij de nieuwe offerte. Deze offerte bevat alle gewone regels en de zojuist geaccepteerde optionele regels. De optionele regels die door de klant geweigerd zijn, zijn dus niet terug te vinden op deze nieuwe offerte.

De offerte wordt na acceptatie ook bijgewerkt in je eigen administratie. Hier zijn de geweigerde optionele regels nog wel zichtbaar. De geweigerde regels tellen niet mee in het totaalbedrag, worden niet meegenomen bij het downloaden van de PDF en worden niet meegenomen bij het factureren van de offerte. Als de offerte gedupliceerd wordt, ontstaat de offerte zoals deze origineel verzonden is. Met alle optionele regels standaard geselecteerd.