Offerte maken

Voordat je een offerte kunt maken in Moneybird, zijn er eerst een aantal instellingen nodig. Lees voordat je aan de slag gaat met offertes eerst onderstaande artikelen door:

• Stel je afzenderadres in
• Controleer je huisstijl
• Controleer de workflow

Deze instellingen hoef je maar een keer goed te zetten en worden voor alle offertes gebruikt.

Wanneer je een online offerte aan wilt maken, open je het tabblad Offertes en klik je op Toevoegen. Je klikt op het adresblok om een contact te selecteren. In ditzelfde scherm kies je ook de juiste workflow. In eerste instantie is de standaard workflow geselecteerd. Mocht je voor bepaalde klanten altijd een andere workflow gebruiken, dan is dit eenvoudig in te stellen bij het contact.

In hetzelfde scherm zie je het offertenummer staan. Hier hoef je niks mee te doen. Als je in de instellingen de juiste factuurnummering hebt toegevoegd, kent Moneybird automatisch het eerstvolgende nummer toe. Als je op de offerte op het conceptnummer klikt, kun je al wel zien welk offertenummer hij gaat krijgen. Ook bij het versturen van de offerte zie je in het verzendscherm welk nummer de offerte gaat krijgen.

Offerteregels invullen

Na het toevoegen van het juiste contact en het kiezen van de juiste workflow, ga je verder met het aanmaken van de offerteregels. Per regel geef je een aantal, omschrijving, bedrag en btw tarief op. Het is, net als bij een factuur, ook mogelijk om korting te geven op een offerte. Daarnaast kun je optioneel nog een categorie en project toevoegen. Dit doet niks op de offerte, maar wanneer je een offerte factureert, worden ook deze gegevens meegenomen op de factuur en staat het dus direct goed!

Het is niet mogelijk om prijzen op je offerte te vermelden en die niet aan je klant te tonen. Je kunt in dat geval het beste een offerteregel toevoegen met alleen een totaalprijs. Als je de velden 'Bedrag' en 'Aantal' op de andere offerteregels leeg laat, wordt alleen de omschrijving getoond. Je kunt dan het totaalbedrag ook in de omschrijving zetten. De tekst van de omschrijving kun je ook opmaak geven. Dit is mogelijk door speciale tekens rondom de tekst te zetten die je wilt opmaken: een ‘*’ zorgt voor dikgedrukte tekst, een ‘_’ zorgt voor scheefgedrukte tekst en een ‘+’ zorgt voor onderstreepte tekst.

Het is ook mogelijk om een regel met alleen tekst in de offertetabel te maken, bijvoorbeeld als tussenkopje in een lange opsomming van regels. Maak het veld voor het aantal leeg, typ een omschrijving en vul het getal 0 in bij het bedrag. Wil je helemaal een lege (wit)regel tussen je regels zetten, dan voeg jeals osmchrijving de code `<br>` toe. Je kunt de code `<br>` ook gebruiken in de tekst boven en onder de offertetabel.

Naast gewone offerteregels, is het ook mogelijk om verschillende opties aan te bieden op je offerte.

Tekst boven en onder de offerteregels

Boven en onder de offerteregels staan twee tekstvelden. In de workflow kun je hier standaardteksten in plaatsen, maar deze teksten zijn ook per offerte aan te passen. Wil je een keer een andere tekst boven of onder de offerteregels op een offerte? Klik dan op de tekst en deze kun je eenvoudig aanpassen. Wanneer je hier een andere tekst invult, geldt dit alleen voor deze offerte. De volgende offerte krijgt weer standaard de teksten uit de workflow.

Bijlage toevoegen

Soms wil je met je offertes een bijlage meesturen, zoals bijvoorbeeld je algemene voorwaarden of foto’s van het product dat je wilt verkopen. Vanuit Moneybird is het mogelijk om bijlagen met je offertes mee te sturen. Er zijn twee manieren waarop je dit kunt doen.

• Toevoegen aan de workflow: Wanneer je een standaardbijlage mee wilt sturen, die voor iedere ontvanger hetzelfde is zoals je algemene voorwaarden, is het verstandig om deze in je workflow toe te voegen. Moneybird stuurt deze bijlage dan automatisch mee met alle offertes met die workflow.

• Toevoegen aan je offerte. Gaat het om een bijlage die specifiek voor die offerte is? Dan voeg je onder de offerte de bijlage toe.

Offerte verwijderen

Als je de offerte opent, klik je bovenaan op Extra > Verwijder offerte. Let er op dat het verwijderen definitief is.

Ik heb een offerte per ongeluk verwijderd, kan ik deze nog terughalen?

Als je een offerte hebt verwijderd, kan hij niet meer via Moneybird teruggehaald worden, het verwijderen is definitief.

Het is wel mogelijk om de offerte opnieuw aan te maken. Als je een nieuwe offerte maakt, kun je in het schermpje waar je ook het contact selecteert, het offertenummer en de offertedatum goed zetten. Als de offerte niet opnieuw naar de klant gestuurd hoeft te worden, kun je bij het verzenden kiezen voor de optie 'Offerte handmatig verzenden'. De offerte zal dan als verzonden worden gemarkeerd, maar Moneybird stuurt hem niet daadwerkelijk naar je klant.

Als je via Tandwiel > Administratie-instellingen > Nummering & kopie mail hebt ingesteld dat je kopieën van verzonden offertes wilt ontvangen, kun je de kopie eventueel nog terugzoeken in je mailbox.