Offerte verzenden

Nadat je een offerte hebt aangemaakt, kun je deze op verschillende manieren naar de klant verzenden. Bovenaan kies je voor ‘Verzend offerte’. Je kunt kiezen uit de volgende verzendmogelijkheden:

• e-mail

• handmatig

Via Tandwiel > Administratie-instellingen > Workflows kun je in de workflow instellen of je zelf een kopie van de offerte wilt ontvangen.

Offerte versturen per e-mail

De meest gebruikte manier om je offertes te versturen is per e-mail. Hiervoor heb je natuurlijk wel een e-mailadres nodig van je klant, deze sla je op in het contact. Mocht je een offerte naar meerdere e-mailadressen tegelijk willen verzenden, scheid de adressen dan met een komma.

Je kunt hier verder kiezen voor ‘De ontvanger dient deze offerte online te accepteren en ondertekenen’, als je een digitaal akkoord van je klant wilt. Ook kun je eerst zelf je offerte nog ondertekenen voordat je deze verstuurt, mocht je dat willen. Kies dan voor: Ik wil zelf de offerte ondertekenen voor het verzenden

Kan ik een ander e-mailadres gebruiken voor offertes?

Je kunt een apart afzenderadres aanmaken waarin je een ander e-mailadres gebruikt. Vervolgens voeg je een extra huisstijl toe waarin je het nieuwe afzenderadres instelt.

De huisstijlen kunnen in principe voor zowel de facturen als voor de offertes gebruikt worden. Als je een nieuwe factuur of offerte maakt is het dan dus belangrijk om er op te letten dat je de juiste huisstijl gebruikt. De huisstijl staat altijd eerst op de Standaard-huisstijl ingesteld, je kunt dit wijzigen via Extra > Wijzig huisstijl. Het is handig om in de naam van de huisstijl te zetten of hij bedoeld is voor je facturen of voor je offertes.

Als je een geaccepteerde offerte omzet naar een factuur, krijgt de factuur in eerste instantie dezelfde huisstijl als de offerte. Via Extra > Wijzig huisstijl kun je de huisstijl dan aanpassen naar de huisstijl met de achtergrond voor facturen.

Offerte handmatig versturen

Wanneer je de offerte bijvoorbeeld zelf per mail wilt verzenden, kies je in Moneybird voor Verzend offerte > Offerte handmatig verzenden. Moneybird verstuurt de offerte niet echt, maar de offerte krijgt wel de status Openstaand, net zoals wanneer deze per e-mail zou zijn verzonden.