Instellingen bij contacten

Bij je contacten kun je vast verschillende instellingen goed zetten, waardoor het verdere proces nog eenvoudiger wordt. In dit artikel gaan we de verschillende mogelijkheden even door.

Contactpersoon toevoegen

Wanneer je bij een contact meerdere contactpersonen hebt, kun je deze bij het contact opslaan. Een contactpersoon aan een contact toevoegen is vrij eenvoudig. Je kiest een contact en linksonder de gegevens navigeer je naar 'Contactpersonen > Contactpersoon toevoegen'. Vervolgens voer je de gegevens van de contactpersoon in en sla je deze op. Als je een contactpersoon hebt toegevoegd zie je deze ook terug in je contactpersonenlijst. De namen van de contactpersonen worden weergegeven rechts naast het contact.

Standaard verzendmethode

Wanneer jouw klant altijd op dezelfde manier jouw facturen gaat ontvangen, bijvoorbeeld altijd via e-mail, dan kun je dat hier vast invullen. Wanneer je dan een factuur verstuurt naar deze klant, staat deze verzendmethode alvast voor je aangevinkt. Kies je standaard voor e-mail, dan moet hier een e-mailadres bekend zijn. Dit kun je instellen via 'Details'.

Klantnummer

Met het veld voor het klantnummer hoef je niks te doen. Moneybird kent altijd het eerstvolgende beschikbare nummer toe. Er is in Moneybird geen onderscheid in debiteuren en crediteuren, Moneybird nummert altijd gewoon door.

Automatische incasso

Wanneer je met je klant hebt afgesproken dat de facturen via automatische incasso voldaan zullen worden, dan kun je dat bij het contact in je administratie instellen. Via 'Extra' > 'Incassomachtiging' kun je het mandaat toevoegen. Je vult daar alle benodigde gegevens in. Daarnaast heb je hiervoor een contract bij je bank of payment service provider nodig en een mandaat van je klant. Meer hierover vind je in het artikel over SEPA incasso.

Wist je dat we tegenwoordig ook zelf een betaaloplossing aanbieden: Moneybird Online Betaalmethoden. Met Moneybird Online Betaalmethoden kun je vergelijkbare betaalmethoden aanbieden aan je klanten. Het is dus niet nodig om een externe koppeling te maken omdat Moneybird Online Betaalmethoden volledig is geïntrigeerd in Moneybird. Moneybird Online Betaalmethoden biedt ook automatische incasso aan en dit wordt allemaal automatisch verwerkt. Meer informatie over Moneybird Online Betaalmethoden vind je op Moneybird Online Betaalmethoden

Ook kun je bij debiteuren al instellen dat jij de inkoopfacturen altijd via automatisch incasso betaalt. De facturen die je van dit contact ontvangt, worden dan automatisch gemarkeerd als betaald via automatisch incasso.

Extra velden

Wanneer je extra velden op je factuur of offerte wilt toevoegen, moet je deze eerst aanmaken in de instellingen. Wanneer je extra velden voor contacten hebt aangemaakt, kun je deze bij het contact invullen.

Standaard workflow

Per factuur en offerte selecteer je de juiste workflow. In de workflow bepaal je namelijk wat het vervaltermijn is van de factuur, welke teksten erop staan en bijvoorbeeld hoe de factuur betaald mag worden.

Als voor jouw klant de condities altijd hetzelfde zijn, dan kun je bij het contact al een standaard factuur en offerte workflow instellen. Als je een offerte of factuur voor deze klant aanmaakt, krijgt de offerte of de factuur altijd direct de juiste workflow.