Facturen automatisch incasseren met SEPA-incasso

Om geld automatisch te incasseren via SEPA-incasso, moet je de volgende dingen regelen:

1. Contract: Het uitvoeren van een incasso kan gedaan worden door je bank of door een Payment Service Provider. Je moet hiervoor een contract afsluiten met zo'n partij. Omdat het incasseren van geld van rekeningen fraudegevoelig is, zal je bedrijf gekeurd worden.

2. Mandaat: Zodra je met een bank een contract hebt, kun je je klanten gaan informeren over de automatische incasso mogelijkheid. Om geld te mogen incasseren van een rekening van een klant, heb je een mandaat nodig. In het mandaat geeft je klant aan dat jij gerechtigd bent om geld af te schrijven. Het mandaat bevat een datum, een uniek nummer, het rekeningnummer van je klant en de tenaamstelling van de rekening. Een mandaat kun je ook opnemen in een offerte of contract dat je tekent met je klant.

3. SEPA batch: Je kunt nu een factuur naar je klant versturen die je automatisch gaat incasseren. Een incasso moet je altijd ruim op tijd aankondigen, verstuur daarom eerst de factuur en voer de incasso pas na een paar dagen uit. Om een incasso uit te voeren maak je een SEPA batch aan, dit bestand kun je vervolgens inlezen bij je bank. In de batch staat je contract, de mandaat informatie en informatie over de factuur die je wilt incasseren.

4. Uitbetaling: Je bank gaat nu het geld incasseren bij je klant. Zodra dit gelukt is, ontvang je op je rekening een bedrag, waarin alle automatische incasso's bijgeschreven worden. Een klant kan de incasso storneren, in dat geval zal het bedrag weer van je rekening afgeschreven worden.

Het maken en bijhouden van mandaten, het maken van een SEPA batch en het registreren van de uitbetalingen en storneringen kan veel werk zijn. Daarom is het verstandig hiervoor software, zoals Moneybird, te gebruiken die dit voor je kan doen.

Hoe kan ik facturen automatisch incasseren met SEPA-incasso in Moneybird?

Om facturen te incasseren met SEPA-incasso in Moneybird, moet je eerst je SEPA contract met de bank invoeren. Ga hiervoor naar Tandwiel > Administratie-instellingen > Koppelingen en activeer SEPA.

Vervolgens moet je een workflow instellen voor SEPA-incasso. Het is aan te raden om een aparte workflow aan te maken voor automatische incasso. Selecteer SEPA-incasso als betaalmethode voor de stappen in de workflow waarvoor je een incasso wilt uitvoeren. Dit zal in ieder geval de eerste stap in de workflow zijn, als je de factuur na een stornering opnieuw wilt proberen te incasseren kun je SEPA-incasso ook voor volgende stappen activeren.

Wijzig in de workflow ook de teksten voor het betalen van de factuur. De klant hoeft het bedrag niet over te maken, dus vermeld dat je het bedrag gaat incasseren.

Zodra je van je klant een mandaat ontvangen hebt, kun je de informatie van dit mandaat opslaan bij het contact. Hiervoor open je het contact en ga je via Extra naar Automatische incasso activeren.

Maak nu een factuur voor het contact en verstuur deze. De factuur zal beschikbaar zijn voor SEPA-incasso. Via Facturen > Incasso-batches kun je een batch aanmaken en downloaden. Het bestand dat je dan krijgt, kun je bij je bank uploaden, zodat de bank de gegevens krijgt om de incasso's daadwerkelijk uit te voeren. Na het aanmaken van de batch zullen alle facturen in de batch de status 'In betaling' krijgen.

Krijg je een melding te zien zodra je de factuur wilt verzenden? Dan kloppen de gegevens in je administratie waarschijnlijk nog niet. Controleer dan of SEPA incasso in de workflow is geactiveerd en of de gegevens kloppen die je bij het contact hebt opgeslagen.

Als je je banktransacties inleest in je Moneybird account zal Moneybird automatisch de uitbetaling van je bank matchen met de batch die je aangemaakt hebt. Zodra je de uitbetaling en batch koppelt zullen de facturen automatisch de status 'Betaald' krijgen.