Betaling registreren op inkoopfactuur

In Moneybird zijn er twee opties beschikbaar bij inkoopfacturen waarmee je de betaling kunt regelen. Als je een inkoopfactuur opent, kun je bovenaan bij de knop ‘Betaling’ kiezen uit:

• Document nu betalen
• Registreer betaling

Als je de factuur nog moet betalen, kun je kiezen om de inkoopfactuur direct te betalen. Dit kan door te klikken op ‘Document nu betalen’. Je krijgt vervolgens je bankrekening te zien en Moneybird toont daarbij welke betaalopties voor jou mogelijk zijn. De verschillende betaalopties zijn via een QR-code, via je bankkoppeling en via een betaalbatch.

Registreer betaling

Met de optie ‘Registreer betaling’ kun je aangeven dat de betaling al gedaan is. Je registreert de betaling met de juiste betaalmethode.

• Overboeking: Je kunt via de optie 'Overboeking' de bijbehorende transactie aan de inkoopfactuur koppelen. Als Moneybird niet zeker weet welke transactie de inkoopfactuur hoort, wordt er geen suggestie gegeven. Je kunt de transactie alsnog rechtstreeks via het tabblad Bank koppelen aan de inkoopfactuur.
• Privé: Als je een bedrag privé hebt betaald via je privé rekening of met privé contant geld, selecteer dan 'Privé door <naam>'. 
• Zakelijke contacten betaling: Je hebt het bedrag zakelijk contant betaald via het kasboek. Selecteer het kasboek waar de factuur mee betaald is.
• Via automatische incasso: Als het bedrag van de inkoopfactuur wordt geïncasseerd door je leverancier dan kun je dit aangeven bij de factuur. De optie ‘Via automatische incasso’ past de status van de factuur aan naar 'In betaling'. Facturen met de status ‘In betaling’ worden niet weergegeven in het overzicht van openstaande facturen. Is het bedrag van je rekening afgeschreven, dan kun je de banktransactie aan de factuur koppelen (of handmatig de betaling bij de inkoopfactuur registreren). De status van de factuur verandert naar ‘Betaald’ als het gehele bedrag is betaald.
• Afrondingsverschil: Je kunt deze optie gebruiken als je net iets te weinig of juist iets teveel hebt betaald, waardoor een deel van de inkoopfactuur open is blijven staan na het registreren van de betaling. Moneybird boekt het restbedrag automatisch op de categorie ‘Afrondingsverschil’ in je resultatenrekening. Na het verwerken van het afrondingsverschil krijgt de inkoopfactuur de status ’Betaald’.
• Verrekenen met een balanscategorie: Bij deze optie kun je de factuur direct aan een categorie koppelen. Dit kan bijvoorbeeld bij inkoopfacturen van investeringen en afschrijvingen.
• Verrekenen met een andere factuur: Deze optie gebruik je wanneer je facturen met elkaar verrekend. Er worden betalingen geregistreerd bij beide facturen. Deze verwijzen naar elkaar, zodat altijd duidelijk is dat het een verrekening betreft. 
• Markeer als betaald zonder bewijs: Je hebt het bedrag zelf via je bank overgeboekt, maar je hebt je transacties (nog) niet toegevoegd op het tabblad Bank. Je kiest dan voor 'Markeer als betaald zonder bewijs' en vervolgens kies je de juiste rekening. Heb je je banktransacties al wel toegevoegd, dan kun je via het tabblad Bank de transactie aan de inkoopfactuur koppelen. Je hoeft dan niet ook nog bij de inkoopfactuur aan te geven dat het document al is betaald. Registreer je een betaling voor het volledige bedrag van de factuur? Dan krijgt de factuur de status ‘Betaald’.

Op het moment dat er in je administratie nog geen transactie aanwezig is, maar je wel alvast de gedane betaling wilt registreren, kun je kiezen voor de optie ‘Registreer betaling’ > Markeer als betaald zonder bewijs. Bij het registreren van de betaling, kun je vervolgens kiezen van welke rekening het bedrag is afgeschreven. Zodrade transactie binnen is op je zakelijke rekening, kun je de banktransactie koppelen en wordt de handmatige registratie (zonder bewijs) netjes vervangen.

Status inkoopfactuur €0,00

Als je een inkoopfactuur of bon hebt met een totaalbedrag van € 0,00 krijgt deze niet meteen de status 'Betaald'. Om de status wel op 'Betaald' te krijgen, kun je een betaling van € 0,00 registeren bij de factuur. We doen het op deze manier, omdat het niet vaak voorkomt dat een inkoopfactuur of bon een totaalbedrag van € 0,00 heeft. In veel gevallen is de factuur of bon dan per ongeluk nog niet goed ingevoerd. Doordat de status 'Openstaand' blijft, valt de inkoopfactuur meer op, zodat je een eventuele fout kunt herstellen.

Meerdere betalingen tegelijkertijd verwerken

Wil je bij meerdere inkoopfacturen en/of bonnen een betaling registreren? Dit kun je doen met de bulkfunctie in het overzicht bij het tabblad Inkomend. Vink in het overzicht de inkoopfacturen en bonnen aan waarvoor je een betaling wilt registreren, kies vervolgens in de gele balk bovenaan voor ‘Registreer betalingen'. Je kunt in het volgende scherm de juiste betaalmethode en de juiste betaaldatum selecteren, voer dan de betalingen door met de knop ‘Registreer betalingen’