Betaling van inkoopfacturen

In Moneybird zijn er twee opties beschikbaar bij inkoopfacturen waarmee je de betaling kunt regelen. Als je een inkoopfactuur opent, kun je bovenaan bij de knop ‘Betaling’ kiezen uit:

• Document nu betalen

• Registreer betaling

1. Document nu betalen

Als je de factuur nog moet betalen, kun je kiezen om de inkoopfactuur direct te betalen. Dit kan door te klikken op ‘Document nu betalen’. Je krijgt vervolgens je bankrekening te zien en Moneybird toont daarbij welke betaalopties voor jou mogelijk zijn. De verschillende betaalopties zijn via een QR-code, via je bankkoppeling en via een betaalbatch.

In alle drie de gevallen moet je eerst het rekeningnummer selecteren waarmee je wilt betalen. Vervolgens kies je een geschikte optie. Nu vul je de gegevens in van je leverancier. Staan deze gegevens bij het contact opgeslagen, dan vult Moneybird deze informatie automatisch voor je aan. Als er een IBAN nummer in de bijlagen gevonden is, zal deze automatisch aangevuld worden.

Lees in dit kennisbankartikel meer over betalen via Moneybird.

2. Registreer betaling

Met de optie ‘Registreer betaling’ kun je aangeven dat de betaling al gedaan is. Je registreert de betaling met de juiste betaalmethode.

• Overboeking: Je hebt het bedrag via je zakelijke rekening betaald, en je hebt hiervoor een transactie beschikbaar in je administratie bij het tabblad Bank. Je kunt via de optie 'Overboeking' de bijbehorende transactie aan de inkoopfactuur koppelen. Weten we niet zeker welke transactie hoort bij de inkoopfactuur? Dan geven we geen suggestie maar kun je de transactie alsnog rechtstreeks via het tabblad Bank koppelen aan de inkoopfactuur.

• Je hebt het bedrag privé betaald via je privé bankrekening of met privé contant geld. Selecteer dan Privé door <naam>. Heb je nog geen privé rekening aangemaakt? Doe dit dan direct even!

• Je hebt het bedrag zakelijk contant betaald via het kasboek. Selecteer het kasboek waar de factuur mee betaald is. Heb je nog geen kasboek toegevoegd in Moneybird? Maak deze dan direct aan!

• Via automatische incasso: Wordt het bedrag van de inkoopfactuur bij je geïncasseerd door de leverancier? Dan kun je dit aangeven bij de factuur. De optie ‘Via automatische incasso’ past de status van de factuur aan naar 'In betaling'. Facturen met de status ‘In betaling’ worden niet weergegeven in het overzicht van openstaande facturen. Is het bedrag van je rekening afgeschreven, dan kun je de banktransactie aan de factuur koppelen (of handmatig de betaling bij de inkoopfactuur registreren). De status van de factuur verandert naar ‘Betaald’ als het gehele bedrag is betaald.

• Afrondingsverschil: Je kunt deze optie gebruiken als je net iets te weinig of juist iets teveel hebt betaald, waardoor een deel van de inkoopfactuur open is blijven staan na het registreren van de betaling. Om het verschil alsnog te verwerken, kun je kiezen voor de betaaloptie ‘Afrondingsverschil’, dan zal Moneybird het restbedrag automatisch boeken op de categorie ‘Afrondingsverschil’ in je resultatenrekening. Heb je deze categorie nog niet geactiveerd, dan kun je dat direct doen. Na het verwerken van het afrondingsverschil krijgt de inkoopfactuur de status ’Betaald’.

• Markeer als betaald zonder bewijs: Je hebt het bedrag zelf via je bank overgeboekt, maar je hebt je transacties (nog) niet toegevoegd op het tabblad Bank. Je kiest dan voor 'Markeer als betaald zonder bewijs' en vervolgens kies je de juiste rekening. Heb je je banktransacties al wel toegevoegd, dan kun je via het tabblad Bank de transactie aan de inkoopfactuur koppelen. Je hoeft dan niet ook nog bij de inkoopfactuur aan te geven dat het document al is betaald. Registreer je een betaling voor het volledige bedrag van de factuur? Dan krijgt de factuur de status ‘Betaald’.

Op het moment dat er in je administratie nog geen transactie aanwezig is, maar je wel alvast de gedane betaling wilt registreren, kun je kiezen voor de optie ‘Registreer betaling’ > Markeer als betaald zonder bewijs. Bij het registreren van de betaling, kun je vervolgens kiezen van welke rekening het bedrag is afgeschreven.

Zodra de transactie binnen is op je zakelijke rekening, kun je de banktransactie koppelen en wordt de handmatige registratie (zonder bewijs) netjes vervangen.

Status inkoopfactuur €0,00

Als je een inkoopfactuur of bon hebt met een totaalbedrag van € 0,00 krijgt deze niet meteen de status 'Betaald'. Om de status wel op 'Betaald' te krijgen, kun je een betaling van € 0,00 registeren bij de factuur.

We doen het op deze manier, omdat het niet vaak voorkomt dat een inkoopfactuur of bon een totaalbedrag van € 0,00 heeft. In veel gevallen is de factuur of bon dan per ongeluk nog niet goed ingevoerd. Doordat de status 'Openstaand' blijft, valt de inkoopfactuur meer op, zodat je een eventuele fout kunt herstellen.

Meerdere betalingen tegelijkertijd verwerken

Wil je bij meerdere inkoopfacturen en/of bonnen een betaling registreren? Dit kun je doen met de bulkfunctie in het overzicht bij het tabblad Inkomend. Vink in het overzicht de inkoopfacturen en bonnen aan waarvoor je een betaling wilt registreren, kies vervolgens in de gele balk bovenaan voor ‘Registreer betalingen'. Je kunt in het volgende scherm de juiste betaalmethode en de juiste betaaldatum selecteren, voer dan de betalingen door met de knop ‘Registreer betalingen’.