Hoe werkt de btw-aangifte in Moneybird?

Met Moneybird houd je eenvoudig en overzichtelijk je financiële administratie bij. Aan de hand van jouw inkomsten en uitgaven kun je direct diverse rapportages inzien.

De btw wordt berekend aan de hand van de inkoop- en verkoopfacturen die je invoert in je administratie. Op de factuurregels kun je verschillende btw-tarieven kiezen die van toepassing zijn. Deze bedragen worden ook in de btw-aangifte opgesplitst. Je hebt dus geen omkijken meer naar over welk bedrag hoge en lage btw is geheven.

Je kunt in Moneybird je btw-aangifte versturen via de elektronische btw-aangifte. Of je kunt Moneybird gebruiken voor een kant en klaar overzicht: je selecteert een tijdvak waarover je btw-aangifte wilt doen en het overzicht verschijnt direct op je scherm en deze gegevens neem je over op het aangifte formulier van de Belastingdienst

De btw-aangifte in Moneybird stap voor stap 

Note: we gaan er vanuit dat je btw-plichtig bent.

1. Doelenpagina 

De doelenpagina is het beginscherm in Moneybird. Op de doelenpagina vind je onze boekhoudcoach. Deze boekhoudcoach kan jou helpen om jouw btw-aangifte te doen. Het doorloopt alle stappen die je moet doen voor een goede btw-aangifte. 

2. Voeg inkoopfacturen en bonnetjes toe 

Het is belangrijk om alle inkoopfacturen (opent in nieuw tabblad) die je de afgelopen maanden ontvangen hebt, in Moneybird hebt staan. Hiermee zorg je dat je alle btw kunt terugvragen waar je recht op hebt. Als je dat gedaan hebt, kun je dit doel afvinken. Moneybird laat jou bij deze stap zien als je nog een factuur of bon moet verwerken. Het verwerken betekent dat je de bijlage moet uploaden, invoeren in je administratie en dat je alle gegevens meeneemt. Het is ook belangrijk dat je het juiste btw-tarief selecteert. Dit komt straks weer automatisch naar voren als je btw-aangifte gaat doen. Als je het document opslaat, wordt de stap automatisch afgevinkt. Vervolgens ga je terug naar de boekhoudcoach via de knop ‘selecteer een volgende stap’.

3. Voeg externe omzet toe 

Zorg dat je verkoopfacturen en alle andere omzet in je administratie staan. Externe omzet (opent in nieuw tabblad) kun je bijvoorbeeld hebben als je facturen uit een webwinkel hebt of andere omzet maakt. Je voegt externe omzet toe door bij Facturen > Externe factuur te selecteren. De meeste verkoopfacturen maak je aan gedurende het kwartaal. Je zult dus zien dat je er bij de btw-aangifte niet veel werk meer aan hebt. Toch is het goed om te controleren of het volledig is, zodat je alle btw afdraagt die je moet afdragen. Als dat zo is, ga je terug naar de boekhoudcoach en vink je de stap af.

4. Controle 

Je hebt nu een volledig overzicht van kosten en omzet in je administratie. Het is verstandig om dit nog even te controleren. Het zou immers jammer zijn als je een bonnetje vergeet waar je wel btw over terug kan vragen. Het is daarom handig om je banktransacties in te lezen in je administratie (opent in nieuw tabblad). Moneybird laat dan de stap ‘Voeg banktransacties toe voor het betreffende rekeningnummer’ zien. Als je handmatige transacties hebt toegevoegd, kun je per transactie op je bankrekening controleren of je daarbij een bonnetje hebt geüpload. Heb je een bankkoppeling? Dan is het handmatig toevoegen van banktransacties in veel gevallen niet nodig. Je kunt de stap afronden.

5. Banktransacties koppelen 

De volgende stap is om nieuwe banktransacties te koppelen. Ondanks dat de banktransacties in jouw administratie staan, is het wel belangrijk dat je per transactie valideert dat je er een bon bij hebt en dat je de transactie verwerkt. Daarnaast is het goed van een zakelijke rekening gebruik te maken. Voor de btw-aangifte wil je controleren of je alles hebt toegevoegd, denk hierbij ook aan aankopen die contant of via je privé-rekening zijn voldaan.

Als je de banktransacties koppelt, laat Moneybird de onverwerkte transacties zien. Een onverwerkte transactie betekent dat er nog geen categorie, bon of factuur aan gekoppeld is. Als je direct koppelt aan een categorie zonder een bon toe te voegen, wordt er geen btw over het bedrag berekend. Is er wel btw van toepassing, dan kun je de betreffende factuur of bon aan de transactie koppelen.

Door je banktransacties door te lopen en te matchen met je facturen en documenten, weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet en misschien te weinig btw terugvraagt.

6. De btw-aangifte 

Je bent nu toe aan de btw-aangifte. Ga naar ‘Btw-aangiftes’. Klik op de groene knop ‘Nieuwe elektronische btw-aangifte’. Selecteer vervolgens de periode waarover jij btw-aangifte wilt doen. Nu zie je het btw-overzicht voor Nederland voor het betreffende kwartaal.

Het overzicht bestaat uit een aantal rubrieken:

• Rubriek 1. Prestaties binnenland: Hier zie je de btw over je verkopen in Nederland, verdeeld over de verschillende btw-tarieven, zoals het hoge tarief (21%) en het lage tarief (9%). Er zijn twee kolommen met bedragen, eerst het bedrag waarover de btw (omzetbelasting) is berekend en vervolgens het omzetbedrag. Als je klikt op een bedrag, zie je om welke factuur het gaat. Je kunt ook naar de betreffende facturen doorklikken. Je kunt zo inzoomen naar de bron van de getallen en heel snel controleren.
• Rubriek 2. Verleggingsregelingen binnenland: Heeft een Nederlandse leverancier de btw naar jou verlegd (opent in nieuw tabblad), dan moet jij de btw hierover afdragen aan de Belastingdienst. De btw wordt ook meteen weer teruggevraagd als voorbelasting bij rubriek 5.
• Rubriek 3. Prestaties naar of in het buitenland: Heb je klanten in het buitenland waar je de btw naar kunt verleggen? De bedragen van de facturen worden in deze rubriek verwerkt. Bij deze rubriek is de kolom ‘omzetbelasting’ leeg, omdat je zelf geen btw hoeft af te dragen.
• Rubriek 4. Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht: Heb je leveranciers in het buitenland, die de btw naar jou hebben verlegd? Dan moet jij de btw hierover afdragen aan de Belastingdienst. De btw kun je ook meteen weer terugvragen als voorbelasting bij rubriek 5.
• Rubriek 5. Voorbelasting, kleineondernemersregeling en schatting: Deze rubriek bestaat uit een aantal ‘losse’ onderdelen. Eerst wordt de verschuldigde omzetbelasting die je moet afdragen bij rubrieken 1 tot en met 4 bij elkaar opgeteld (5a). Vervolgens wordt de btw die je over je inkopen hebt betaald (5b) er afgetrokken. Het resultaat, het te betalen of terug te vragen bedrag, van je aangifte staat onderaan.

In de volgende stap vink je aan dat je bevoegd bent om deze btw-aangifte in te dienen. Je klikt op ‘verder’ en je btw-aangifte is verzonden! De overzichtspagina laat zien wat de status is.

Betaling btw verwerken in Moneybird

Na het indienen van de btw-aangifte kun je de aangifte rechtstreeks vanuit Moneybird betalen via het knopje 'Betaling > Nu betalen'. Middels een QR-code, bankkoppeling en verzendlijst maak je de btw over naar de belastingdienst. Dit werkt hetzelfde als facturen betalen vanuit Moneybird. Wanneer je een bedrag terugkrijgt, hoef je zelf geen betaling te doen. Het is ook mogelijk om een privé ontvangst/betaling te registreren. Dit kan door te klikken op ‘Betaling’ > ‘Registreer betaling’, vervolgens selecteer je de gewenste rekening.

Zodra de banktransactie van de betaling/ontvangst van de btw zichtbaar is in het tabblad Bank wordt dit automatisch gekoppeld aan de btw-aangifte. Moneybird maakt daarbij automatisch een boeking op de categorie ‘Betaalde en/of ontvangen btw’. De boeking kun je ook inzien als je op het 'weegschaal-icoontje' klikt op de btw-aangifte. Zodra de banktransactie gekoppeld is aan de btw-aangifte krijgt de btw-aangifte de status 'Betaald'.

Als je de btw vanuit een privé bankrekening betaalt of ontvangt kun je op het knopje 'Betaling > Registreer betaling > 'Privé door ' klikken. Moneybird maakt dan automatisch een boeking op de categorie 'Privé opname/storing' en ‘Betaalde en/of ontvangen btw’.