Uitbetalingen van Mollie verwerken in je administratie

Je kunt de uitbetalingen van Mollie automatisch laten verwerken in Moneybird, als in Moneybird bekend is dat je klant via Mollie heeft betaald. Dit is altijd het geval als je klanten de betalingen via Moneybird hebben gedaan. Als je klant buiten Moneybird om heeft betaald, bijvoorbeeld in je webshop, en er daarna via een API koppeling een factuur in Moneybird is aangemaakt, kan het automatisch verwerken ook, maar is er een extra voorwaarde. Via de koppeling kan er dan eerst een betaling bij de factuur worden geregistreerd waarbij de zogenaamde ‘transaction identifier’ (een getallenreeks die begint met 'tr_') van Mollie wordt meegegeven. 

Voor het automatisch verwerken van de uitbetalingen van Mollie kun je een extra koppeling tussen Moneybird en Mollie maken. Via deze extra koppeling kan Moneybird bij Mollie informatie opvragen welke facturen er bij een uitbetaling van Mollie horen. Je kunt deze koppeling eenvoudig maken via Instellingen > Koppelingen > Mollie. Via deze koppeling wordt de inkoopfactuur van Mollie voor de transactiekosten ook automatisch in je boekhouding toegevoegd.

Hoe werkt het automatisch verwerken van de uitbetalingen via Mollie?

Op het moment dat je klant een factuur via Mollie betaalt, geeft Mollie automatisch een seintje aan Moneybird. De factuur wordt dan op ‘Betaald’ gezet. Mollie verwerkt de betaling verder en betaalt het bedrag later aan je uit. Wanneer de uitbetaling precies plaatsvindt, is afhankelijk van wat je bij Mollie hebt ingesteld. Mollie houdt bij de uitbetaling de transactiekosten automatisch in. Je krijgt dus altijd iets minder uitbetaald dan het bedrag van de facturen die door je klanten zijn betaald.

Als de transacties van je normale bankrekening zijn toegevoegd bij Bank, zal daar een bijschrijving van Mollie tussen staan. Moneybird kan herkennen dat een transactie een uitbetaling van Mollie is. Moneybird vraagt dan automatisch bij Mollie informatie op welke facturen er bij de uitbetaling horen. Deze facturen worden automatisch aan de transactie gekoppeld.

Het totaal van de facturen die worden gekoppeld is wat hoger dan het bedrag dat je uitbetaald krijgt, het verschil is de transactiekosten. Aan het begin van de volgende maand krijg je een inkoopfactuur voor de transactiekosten van Mollie. Gedurende de maand worden de transactiekosten tijdelijk automatisch geboekt op de categorie ‘Nog te betalen kosten’.

Aan het begin van de volgende maand vraagt Moneybird de inkoopfactuur automatisch op bij Mollie. De factuur wordt klaargezet bij Inkomend. Je hoeft de factuur alleen te controleren en op te slaan. De factuur wordt automatisch met terugwerkende kracht gekoppeld aan de uitbetalingen van Mollie in de afgelopen maand. De tijdelijke boeking van de transactiekosten op ‘Nog te betalen kosten’ verdwijnt hiermee.

Soms staan op de inkoopfactuur van Mollie ook al kosten van de eerste dag(en) van de nieuwe maand. Deze kunnen helaas niet automatisch gekoppeld worden. Hierdoor zal de inkoopfactuur nog niet meteen de status ‘betaald’ krijgen, want er blijft nog een bedrag openstaan. Het resterende bedrag kun je zelf koppelen met de volgende stappen:

1. In de tabel ‘Uitbetalingen’ onderaan de bijlage die bij de inkoopfactuur is toegevoegd, kun je aan de ‘uitbetaaldatum’ zien of er al kosten van de huidige maand zijn meegenomen.

2. Zoek deze uitbetaling(en) op bij je transacties op Bank

3. Bij de transactie kun je de boeking op de categorie ‘nog te betalen kosten’ verwijderen door op het grijze bolletje voor de categorie te klikken. De transactie komt weer open te staan voor het bedrag van de ingehouden kosten.

4. Klik op ‘Koppel volgende bedrag’ en zoek de inkoopfactuur van Mollie op om deze aan de transactie te koppelen.

Overstappen naar de automatische verwerking

Heb je in het verleden al uitbetalingen van Mollie handmatig in je administratie verwerkt en wil je nu overstappen naar het automatisch verwerken? Dan zijn er een aantal punten om op te letten:

Eigen boekingsregels

Als je via Instellingen > Bank boekingsregels hebt ingesteld voor de uitbetalingen van Mollie, dan kun je die het beste verwijderen. Boekingsregels die overlappen met de automatische verwerking, kunnen er voor zorgen dat Moneybird niet meer zeker weet hoe de uitbetaling van Mollie verwerkt moet worden. Als Moneybird het niet zeker weet, wordt er niet automatisch verwerkt.

Transactiekosten eerste dagen van deze maand

Het kan zijn dat je in deze maand (voorgaande maanden maken niet uit) al uitbetalingen van Mollie handmatig hebt verwerkt. Dan kan het voorkomen dat er nog een aanpassing nodig is voor de transactiekosten die zijn ingehouden bij de eerste uitbetaling(en) van deze maand. Waar je op kunt letten is afhankelijk van hoe je de uitbetalingen handmatig hebt verwerkt:

• Als je de facturen direct aan de uitbetaling van Mollie op je bankrekening hebt gekoppeld, kun je de transactiekosten zelf op de categorie ‘Nog te betalen kosten’ boeken. Begin volgende maand kun je de boeking op de categorie verwijderen. Vervolgens kun je de inkoopfactuur aan de transactie koppelen.
• Als je de MT940 bestanden van Mollie gebruikte, kun je de afschrijvingen voor de transactiekosten eerst nog onverwerkt laten. Begin volgende maand wordt de inkoopfactuur van Mollie automatisch toegevoegd. Zodra de inkoopfactuur er is, kun je de inkoopfactuur koppelen aan de afschrijvingen van de transactiekosten.

Wat als de uitbetaling niet automatisch verwerkt kan worden?

Als Moneybird geen informatie heeft dat je klant via Mollie heeft betaald, dan kan de uitbetaling van Mollie helaas niet automatisch in Moneybird verwerkt worden. Moneybird heeft dan onvoldoende informatie om te kunnen bepalen welke facturen er bij de uitbetaling van Mollie horen. In dit geval kun je de uitbetalingen van Mollie zelf verwerken.

Om de uitbetalingen van Mollie zelf in je boekhouding te verwerken, zijn er twee mogelijkheden:

Je importeert de MT940 bestanden van Mollie

Je kunt na afloop van een maand bij Mollie een MT940 bestand downloaden met de transacties van de maand. Deze kun je in Moneybird verwerken. Meer informatie vind je op Betalingen via Mollie verwerken met de MT940 bestanden van Mollie.

Je koppelt de facturen aan de uitbetaling van Mollie

Je kunt de verkoopfacturen en de inkoopfactuur voor de transactiekosten koppelen aan de uitbetaling van Mollie op je bankrekening. Hoe je dit precies kunt doen lees je bij Facturen koppelen aan de uitbetaling van Mollie.

Kan het automatisch verwerken ook uitgeschakeld worden?

Het automatisch verwerken van de uitbetalingen kan ook uitgeschakeld worden. Klik hiervoor op het tandwieltje bij de Mollie-koppeling via Instellingen > Koppelingen. Onderaan de pagina staat een schuifje bij Uitbetalingen automatisch koppelen, als je daarop klikt, schakel je het automatisch verwerken uit. Als het schuifje grijs is, worden de uitbetalingen niet automatisch verwerkt.