Voordat je gebruik kunt maken van Moneybird Online Betaalmethoden of een Moneybird Betaalrekening, doorloop je een aantal stappen waarin je gegevens van jezelf en je bedrijf verifieert en van andere personen die belang of zeggenschap hebben in jouw bedrijf.

Deze belanghebbenden worden UBO’s genoemd: Ultimate Beneficial Owners. We zijn wettelijk verplicht om gegevens van hen te verzamelen en te controleren. We koppelen deze gegevens aan een gebruikersaccount. Elke UBO heeft met zijn eigen gebruikersaccount toegang tot de administratie én tot zijn eigen UBO-gegevens. 

Inhoud van dit artikel:

• UBO’s toevoegen
  • Je bent eigenaar van een administratie en je wilt UBO’s uitnodigen
    • De UBO heeft al toegang tot de administratie
    • De UBO heeft nog geen toegang tot de administratie
  • Je bent UBO en hebt een uitnodiging ontvangen van de eigenaar van een administratie 
    • Je hebt al een gebruikersaccount
    • Je hebt nog geen gebruikersaccount
• UBO-gegevens controleren en beheren
  • Je bent eigenaar van de administratie
  • Je bent UBO in een administratie

UBO’s toevoegen

Je bent eigenaar van een administratie en je wilt UBO’s uitnodigen

Nadat je je eigen gegevens en die van je bedrijf hebt geverifieerd, kun je de UBO’s één voor één toevoegen. 

Om je te helpen doen we alvast suggesties voor belanghebbende personen op basis van de gegevens die we bij de KVK hebben opgehaald. Ook zie je de namen van gebruikers terug die al toegang hebben tot de administratie. 

Het vervolg is afhankelijk van of de persoon die je wilt toevoegen al toegang heeft:

De UBO heeft al toegang tot de administratie

Als de persoon al toegang heeft tot de administratie met een eigen gebruikersaccount, dan kun je de naam van die persoon selecteren. Vul het type UBO in en bepaal of deze persoon tekenbevoegd is voor de administratie. 

Zodra je klikt op ‘Opslaan’ wordt er een e-mail gestuurd naar het adres dat aan het gebruikersaccount is gekoppeld.

De uitgenodigde persoon kan vanuit de link in de e-mail zijn gegevens aanvullen en opslaan. Lees meer over het proces bij het ontvangen van een uitnodiging.

De UBO heeft nog geen toegang tot de administratie

Als de persoon nog geen toegang heeft tot jouw administratie, dan klik je op ‘Geen administratie-toegang’.  

Je nodigt nu een gebruiker uit voor toegang tot de administratie én als UBO van je bedrijf. Naast het invullen van het type UBO en de tekenbevoegdheid stel je dus ook direct de toegangsrechten van de gebruiker in. Zodra je klikt op ‘Uitnodiging verzenden’ wordt er een uitnodiging verzonden naar het e-mailadres dat je hebt ingevuld. Heeft de persoon die je wilt toevoegen al een eigen gebruikersaccount, gebruik dan het e-mailadres dat daaraan gekoppeld is. 

De gebruiker kan vanuit de link in de e-mail een gebruikersaccount aanmaken en zijn gegevens aanvullen en opslaan. Lees meer over het proces bij het ontvangen van een uitnodiging.

Je bent UBO en hebt een uitnodiging ontvangen van de eigenaar van een administratie 

Je hebt al een gebruikersaccount

Je ontvangt de uitnodiging op het e-mailadres dat gekoppeld is aan het gebruikersaccount waarmee je toegang hebt. Als je de link uit het bericht volgt word je door de stappen geleid om jezelf te identificeren, je gegevens te controleren en je betrokkenheid als UBO te bevestigen. Als je nog geen toegang had tot de administratie, dan is dat na het accepteren van de uitnodiging ook geregeld. 

Je hebt nog geen gebruikersaccount

Je ontvangt de uitnodiging op het e-mailadres dat de eigenaar van de administratie bij het uitnodigen heeft opgegeven. Als je de link uit het bericht volgt, maak je een gebruikersaccount aan. Vervolgens word je door de stappen geleid om jezelf te identificeren, je gegevens te controleren en je betrokkenheid als UBO te bevestigen. 

UBO-gegevens controleren en beheren

De aan de administratie gekoppelde UBO's beheren

Als je eigenaar bent van de administratie, dan kun je de gekoppelde UBO’s in je administratie beheren via Instellingen > Bedrijfsgegevens.

Soms komt het voor dat een persoon die UBO is jouw bedrijf verlaat of niet langer UBO is. In dat geval kun je als eigenaar van de administratie via Instellingen > Bedrijfsgegevens de betreffende UBO selecteren en verwijderen door te klikken op het prullenbakje. 

Het verwijderen van een UBO, of het aanpassen van de gegevens van een UBO kunnen tot gevolg hebben dat de gegevens opnieuw geverifieerd moeten worden. Daarom is die handeling alleen voorbehouden aan de eigenaar of eigenaren van de administratie.

De betaalproducten zijn gedurende de verificatie - tijdelijk - niet bereikbaar totdat de gegevens zijn goedgekeurd. Verificaties duren door de regel maximaal twee werkdagen.

Jouw eigen persoonsgegevens beheren

Om de persoons- en contactgegevens die je als UBO hebt opgegeven in te zien of te bewerken, ga je naar Gebruikersaccount > Jouw gegevens.