Omzet en kosten per contact

Binnen je bedrijf heb je te maken contacten, dit zijn andere bedrijven en/of particulieren waar je zaken mee doet. Je kunt je contacten in twee groepen verdelen: klanten waar je producten of diensten aan levert en leveranciers waar je producten of diensten van koopt. Bij de contacten in Moneybird is dit onderscheid er niet direct, een contact kan zowel een klant als een leverancier zijn. Een contact kan ook allebei tegelijk zijn.

Via het tabblad Rapporten zijn de overzichten Omzet per contact en Kosten per contact beschikbaar. In deze overzichten zie je per contact welke omzet of kosten geboekt zijn in de gekozen periode. Je kunt het overzicht bijvoorbeeld gebruiken om na te gaan bij welke klant je de meeste omzet behaalt of om de kosten bij een leverancier gedurende een bepaalde tijd in de gaten te houden.

De meeste getallen in het rapport zullen voor zichzelf spreken, hieronder zal ik een aantal situaties bespreken die wat toelichting kunnen gebruiken.

Het totaalbedrag van een periode komt niet overeen met de resultatenrekening

In veel gevallen komt het totaalbedrag van een periode overeen met het totaalbedrag aan omzet of kosten dat je in de resultatenrekening ziet. Als dat niet het geval is, komt dat over het algemeen doordat je omzet of kosten rechtstreeks op een categorie hebt geboekt vanuit een banktransactie of een memoriaalboeking. In dat geval is er geen contact bekend waar het bedrag bij hoort en wordt het bedrag niet weergegeven in het overzicht van de omzet of kosten per contact.

Via de resultatenrekening kun je nagaan of dit het geval is. Als je vanuit de resultatenrekening de specificaties van de categorieën opent, zie je waar de bedragen vandaan komen. Staat er op een regel TRA of MEM aan het begin van het kenmerk, dan is de boeking afkomstig vanaf een bankTRAnsactie of MEMoriaalboeking.

Het bedrag komt niet overeen met de facturen van het contact

Wanneer je zelf een berekening maakt op basis van de facturen van het contact, kan het voorkomen dat je op een ander bedrag uitkomt dan het bedrag dat je terugziet in het rapport van de omzet of kosten per contact. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

In het overzicht zijn de bedragen exclusief btw

In het overzicht van de omzet of kosten per contact worden de bedragen exclusief btw weergegeven, aangezien de btw geen onderdeel is van je omzet of kosten. Als je naar de totaalbedragen van de facturen kijkt, zit daar de btw wel bij in. Je kunt de totaalbedragen van de facturen dus niet direct vergelijken met de bedragen in het overzicht.

Je gebruikt de periodeselectie bij je facturen

Bij je verkoopfacturen en inkoopfacturen/bonnen kun je per factuurregel een periode selecteren waarop de omzet of kosten betrekking heeft. Moneybird boekt de omzet of kosten in de geselecteerde periode. Als de periode in twee of meer maanden valt, wordt het bedrag evenredig verdeeld over deze maanden.

In het overzicht van de omzet of kosten per contact worden het bedrag weergegeven in de maand waarin de omzet of kosten is geboekt. Hierdoor komt het bedrag in het overzicht niet altijd overeen met het bedrag van de factuur die in dezelfde maand is verzonden.

Een voorbeeld: In januari stuur je een verkoopfactuur voor een jaarabonnement. Je factureert € 120 (exclusief btw) en selecteert op de factuurregel de periode 1 januari tot en met 31 december. Aan de hand van de geselecteerde periode boekt Moneybird iedere maand € 10 omzet. In het rapport omzet per contact zul je in januari € 10 omzet zien voor de klant en niet de volledige € 120. Kijk je naar het volledige jaar, dan is de omzet in totaal natuurlijk wel € 120 (12 maanden keer € 10).

Je hebt op de factuur een bedrag op een balanscategorie geboekt

Bedragen die op een factuur staan (de btw uitgezonderd), worden meestal als omzet of kosten geboekt. Maar het kan ook voorkomen dat er andere bedragen zijn, die niet als omzet of kosten worden geboekt, maar op de balans worden geboekt. Dit is bijvoorbeeld het geval als je iets aanschaft dat als investering geboekt wordt. Het bedrag van je aankoop wordt dan niet als kosten geboekt, maar wordt als vaste activa op de balans verwerkt.

Bedragen van een factuur die op de balans worden geboekt, komen niet terug in het overzicht van de omzet of kosten per contact.