Samenwerken binnen je eigen kantoor-omgeving

Ben je werkzaam bij een accountants- of boekhoudkantoor en werk je daar samen met collega's? Dan is het aanmaken van 'Mijn kantoor' voor jou interessant!

• Werk gemakkelijk samen met je collega's en ondernemers met 'taken'
  
• Alle administraties in één duidelijk overzicht
  
• Iedereen werkt onder zijn eigen gebruikersaccount
  

Maak je kantoor aan in drie stappen

Stap 1: Een kantoor aanmaken

Bij het aanmaken van je kantoor gaan alle bestaande klanten over naar 'Mijn kantoor' (alle administraties waar je als 'Boekhouder' voor was uitgenodigd). Je klanten zullen hier niets van merken. Vanaf het moment van aanmaken vallen al 'jouw' klanten onder het kantoor. Dit betekent dat je indien gewenst klanten samen met je medewerkers kunt beheren en dus inzien.

Ben je niet de eigenaar van een kantoor? Overleg dan eerst met de eigenaar van het kantoor of je Mijn kantoor mag aanmaken. Als dit oké is navigeer je naar: Tandwiel > Gebruikersaccount > Mijn kantoor.

Wanneer je een kantoor hebt aangemaakt kun je de naam van je kantoor altijd aanpassen via: Tandwiel > Mijn kantoor > Instellingen.

Stap 2: Medewerkers toevoegen (en verwijderen)

Als eigenaar van een kantoor in Moneybird kun je medewerkers toevoegen via Tandwiel > Mijn kantoor > Medewerkers. Een medewerker heeft niet standaard toegang tot de administraties. Zodra je medewerker toegevoegd is aan 'Mijn kantoor' kan de eigenaar van het kantoor medewerkers toegang geven tot de gewenste administraties via het sleutel-icon. De eigenaar van een administratie wordt op de hoogte gesteld als je een medewerker toevoegt en verwijdert uit de administratie.

Het delen van je eigen gebruikersaccount met een medewerker raden wij ten strengste af. Deed je dit voorheen wel? Stel dan na het toevoegen van je medewerker z.s.m. een nieuw wachtwoord in. Ook adviseren wij voor de veiligheid van je eigen gebruikersaccount om twee-staps-verificatie (2FA) in te stellen. Dit kun je vinden onder Tandwiel > Gebruikersaccount > Twee-staps-verificatie.

Stap 3: Alle klanten in je overzicht

Klanten kunnen je uitnodigen tot zijn of haar administratie via Tandwiel > Administratie instellingen > Gebruikers. Wanneer je deze uitnodiging accepteert zal de administratie zichtbaar worden in 'Mijn kantoor'. Vervolgens kun je aangeven welke medewerkers je toegang geeft tot de betreffende administratie.

Het overzicht geeft administraties weer waar je rechten van 'Boekhouder' voor hebt. Heb je toegang tot administraties met andere rechten dan die van 'Boekhouder', dan kun je die terugvinden via Tandwiel > Overzicht administraties.

Wisselen tussen administraties kan door te navigeren naar: Tandwiel > Mijn kantoor. Heb je zelf ook administraties in Moneybird staan? Deze zie je dan linksboven in de blauwe balk onder het pijltje terug óf vind je door te navigeren naar: Tandwiel > Overzicht administraties.

Bij (externe)verkoopfacturen en alle inkomende documenten kunnen ondernemers en accountants vragen aan elkaar stellen. Alle vragen en taken van je ondernemer zie je terug in het overzicht.

Kantoren samenvoegen

Je kunt meerdere Mijn kantoren samenvoegen tot één kantoor. Dat kun je doen door de eigenaar van een ander Mijn kantoor uit te nodigen tot jouw kantoor. Het ander Mijn kantoor wordt dan samengevoegd met jouw Mijn kantoor.

Kantoren samenvoegen

Het kan zijn dat je tijdelijk met iemand samenwerkt. In dat geval kun je diegene een nieuwe gebruikersaccount laten aanmaken. Die nieuwe gebruikersaccount kun je vervolgens als medewerker uitnodigen tot Mijn kantoor.