Balans, een overzicht van je bezittingen en schulden

Moneybird berekent je balans automatisch aan de hand van alle boekingen, zoals facturen en banktransacties, die je toevoegt in je administratie. Je bekijkt de balans via het tabblad Rapporten. Klik je op een regel van de balans, dan open je een nieuw rapport met een specificatie van het bedrag. Zo kun je terugvinden welke boekingen hebben geleid tot het bedrag op de balans in je boekhouding.

Via het filter bovenaan de pagina kun je kiezen voor welke periode je de balans wilt bekijken. Je krijgt de cijfers van de laatste dag van de geselecteerde periode. Je kunt ook periodes met elkaar vergelijken. Wil je bijvoorbeeld de balans van eind {prevyear} vergelijken met eind {currentyear}? Selecteer dan {currentyear} en kies voor Jaar bij vergelijk periodes.

Hoe is de balans opgebouwd?

De balans bestaat uit twee kolommen: debet aan de linkerkant en credit aan de rechterkant. Aan de debetkant vind je je bezittingen terug, aan de creditkant je schulden. Onderaan beide kolommen vind je de totalen. Het totaal van de bedragen aan de debetkant is altijd gelijk aan het totaal van de bedragen aan de creditkant, zodat de balans in balans is.

Aan de debetkant kun je twee blokken hebben: vaste activa en vlottende activa. Of je ook daadwerkelijk allebei de blokken hebt, is afhankelijk van je situatie. Bij deze twee blokken kun je de volgende informatie vinden:

• Vaste activa: Vaste activa: Bij de vaste activa vind je de waarde van duurzame bezittingen die je voor je bedrijf gebruikt. Hieronder vallen bijvoorbeeld duurdere apparaten die je voor je werk gebruikt (je computer, machines, etc) en bijvoorbeeld de inventaris van je kantoor.
• Vlottende activa: Bij de vlottende activa vind je bedragen die direct geld zijn (zoals het saldo van je bankrekening), bedragen die je binnenkort gaat ontvangen (bijvoorbeeld debiteuren) en bezittingen die redelijk vlot zijn om te zetten in geld (zoals de waarde van je voorraad).

Aan de creditkant kun je vier blokken hebben. Hierbij geldt ook weer dat het afhankelijk van je situatie is, of je alle drie blokken hebt. Bij de blokken vind je de volgende informatie:

• Eigen vermogen: Het eigen vermogen is het verschil tussen je bezittingen (vaste activa en vlottende activa) en je schulden (lang en kort vreemd vermogen). Je kunt het zien als de schuld die je bedrijf bij jou als eigenaar heeft. Het resultaat openstaand boekjaar vind je ook terug onder het eigen vermogen, dit is de winst of verlies dat je hebt gemaakt in het vermelde jaar en dat nog niet verder verwerkt is in je boekhouding. Je kunt dit bedrag verder verwerken met een jaarafsluiting
• Voorzieningen: Als je al weet dat je in de toekomst een bedrag moet uitgeven, kun je daar een voorziening voor boeken op de balans. Bijvoorbeeld voor groot onderhoud aan een bedrijfsgebouw of voor je pensioen dat je in eigen beheer hebt. Twijfel je of je een voorziening kunt boeken, kun je dit het beste met je adviseur overleggen.
• Lang vreemd vermogen: Bij het lang vreemd vermogen vind je de waarde van schulden die langer dan een jaar lopen. Denk bijvoorbeeld aan de hypotheek van een bedrijfspand.
• Kort vreemd vermogen: Bij het kort vreemd vermogen vind je bedragen die je op redelijk korte termijn (doorgaans binnen een jaar) moet betalen. Bijvoorbeeld de btw die je na de komende btw-aangifte aan de Belastingdienst moet afdragen en inkoopfacturen die je nog moet betalen (crediteuren).

Mijn balans klopt niet, kan ik de bedragen resetten?

De balans is gebaseerd op de boekingen die je hebt gemaakt. Klopt een bedrag niet? Dan kun je er op klikken om de specificatie te bekijken. Zie je in de specificatie een boeking die niet klopt, dan kun je doorklikken naar de betreffende boeking om deze aan te passen.

Je kunt de balans niet in zijn geheel resetten, alle boekingen in je administratie tellen altijd mee. Heb je in het verleden je administratie niet volledig bijgehouden in Moneybird en is je balans daardoor niet juist, dan kun je een correctieboeking maken. Als je na de correctieboeking wel alles bijhoudt in Moneybird, wordt je balans telkens goed bijgewerkt.

Wat is het werkkapitaal?

Op de overzichtspagina van de rapporten vind je bij de balans een berekening van je werkkapitaal. Het werkkapitaal laat zien hoeveel geld je op dit moment te besteden hebt. Het werkkapitaal bestaat uit een aantal onderdelen die terug te vinden zijn op de balans:

• Je banksaldo, dit vind je op je balans terug bij Financiële rekeningen.
• Plus de bedragen die je op korte termijn gaat ontvangen. Dit zijn alle bedragen die op je balans onder Vlottende activa staan (behalve Financiële rekeningen). Hier hoort onder andere het bedrag van debiteuren bij (het bedrag dat je klanten nog aan jou moeten betalen). Maar ook andere bedragen die je nog gaat ontvangen, zoals een btw-teruggave van de Belastingdienst.
• Minus de bedragen die je op korte termijn moet betalen. Dit zijn alle bedragen die op je balans onder Kort Vreemd Vermogen staan (behalve Financiële rekeningen). Zoals bijvoorbeeld crediteuren die je nog moet betalen en btw die je nog moet afdragen aan de Belastingdienst.

Lijkt het werkkapitaal niet te kloppen? Dan klopt je balans waarschijnlijk ook niet en kun je het beste de bedragen via de balans controleren. Als je bijvoorbeeld te rubriceren (ontvangen) betalingen op je balans hebt staan, geeft dat een vertekend beeld van je werkkapitaal.