Van gedeeltelijke naar volledige boekhouding in Moneybird

Heb je in het verleden Moneybird gedeeltelijk gebruikt, bijvoorbeeld alleen voor het maken en verzenden van je verkoopfacturen? En wil je Moneybird nu voor je volledige boekhouding gaan gebruiken? Dan zal de balans in je administratie op dit moment waarschijnlijk niet goed zijn.

Moneybird berekent de balans namelijk op basis van de gegevens die in je administratie staan. Als niet alles in je administratie staat, kan Moneybird de balans niet goed berekenen. Met behulp van een correctieboeking kun je er voor zorgen dat Moneybird verder rekent met de juiste bedragen. Je hoeft de correctieboeking maar één keer te maken, als je daarna alle boekingen direct in Moneybird zet, zal de balans telkens goed bijgewerkt worden.

Hoe maak je de correctieboeking in Moneybird?

Voor het maken van de correctieboeking heb je de balans met de juiste bedragen en de juiste debiteuren- en crediteurenstand nodig. Als je boekhouding voorheen in een ander boekhoudpakket gedaan werd, kun je deze gegevens over het algemeen uit dat pakket opvragen. Deze balans noemen we voor het gemak de echte balans. Vaak heb je de balans van 31 december van een jaar of van 1 januari van het volgende jaar. Stel je wilt vanaf 2023 de volledige boekhouding in Moneybird voeren, dan heb je de balans, debiteurenstand en crediteurenstand van 31-12-2022 of 01-01-2023 nodig.

Voor het maken van de correctie kun je onderstaande zes stappen volgen:

Stap 1: De transacties op het tabblad Bank verwerken

Controleer of alle transacties op het tabblad Bank tot en met de datum van de correctie zijn verwerkt. Als je nog onverwerkte transacties hebt, kun je deze eerst nog verwerken. Op de balans van de datum van de correctie mag de categorie 'te rubriceren transacties' niet voorkomen. Is die categorie er wel, dan zijn er nog onverwerkte transacties die je eerst kunt verwerken.

Extra informatie: De categorieën 'te rubriceren betalingen' en 'te rubriceren ontvangen betalingen' mogen wel op de balans staan. De bedragen van deze categorieën kun je in stap 4 meenemen bij de correctie.

Stap 2: Debiteuren- en crediteurenstand controleren

Controleer je of het debiteuren- en crediteurenoverzicht in Moneybird overeenkomt met de daadwerkelijke stand. Als dit niet het geval is, kun je er voor zorgen dat het wel overeenkomt. Als bepaalde facturen al wel betaald waren, maar die betaling niet in Moneybird staat, kun je de betaling bij de factuur registreren. Let er op dat je de juiste betaaldatum aangeeft als je de betaling rechtstreeks bij de factuur registreert.

Als er openstaande bedragen missen in Moneybird, kun je de betreffende facturen alsnog in Moneybird toevoegen. Als je openstaande verkoopfacturen hebt die je niet in Moneybird hebt aangemaakt, kun je die als externe factuur toevoegen via het tabblad Facturen > Externe facturen. Openstaande inkoopfacturen kun je via het tabblad Inkomend toevoegen. Let er in beide gevallen op dat je de juiste factuurdatum aangeeft.

Stap 3: Resultaat openstaande boekjaren wegboeken

Ga in Moneybird naar de balans op het tabblad Rapporten en selecteer je een periode die eindigt op de datum van je echte balans. Als je bijvoorbeeld de correctie op 31-12-2022 wilt maken, vraag je de balans op van december 2022. Je krijgt dan de bedragen die op 31-12-2022 bekend zijn in Moneybird.

Als er op de balans van Moneybird nog 'Resultaat openstaande boekjaren' staat, kun je die bedragen eerst wegboeken. Hoe je dat eenvoudig kunt doen, lees je in het kennisbank artikel over de jaarafsluiting.

Stap 4: De correctie maken

Leg de echte balans en de Moneybird-balans naast elkaar om de verschillen per categorie (grootboekrekening) te achterhalen. De verschillen kun je invoeren in een memoriaalboeking via het tabblad Inkomend. Daarbij kunnen een aantal verschillende situaties zijn:

• Het bedrag staat in Moneybird aan de debetkant en het bedrag moet hoger worden: je vult het verschil in de memoriaalboeking aan de debetkant in.

• Het bedrag staat in Moneybird aan de debetkant en het bedrag moet lager worden: je vult het verschil in de memoriaalboeking aan de creditkant in.

• Het bedrag staat in Moneybird aan de debetkant en de categorie moet van de balans af: je vult het volledige bedrag in de memoriaalboeking aan de creditkant in.

• Er moet een nieuwe categorie toegevoegd worden aan de debetkant: je vult het volledige bedrag in de memoriaalboeking aan de debetkant in.

Aan de creditkant werkt het hetzelfde, alleen wissel je dan telkens debet en credit in bovenstaande situaties om.

Je kunt alle categorieën in dezelfde memoriaalboeking toevoegen, uiteindelijk zal de memoriaalboeking dan ook in evenwicht zijn en kun je hem opslaan.

Stap 5: Controle

Om te controleren of de correctie goed is gemaakt kun je de balans van Moneybird weer opvragen en vergelijken met de echte balans. Als het goed is, zijn alle bedragen nu hetzelfde.

Stap 6: Periode vergrendelen

Het is handig om na het maken van de correctieboeking via Instellingen > Vergrendelde periode je administratie tot en met de datum van de correctie te vergrendelen. Daarmee zorg je ervoor dat je niet per ongeluk boekingen kunt maken met een oudere datum.