Betaling registreren

De facturen kunnen op meerdere manieren betaald worden. Om goed overzicht te houden is het handig om de juiste betaalmethode ook op te slaan. Onderstaand vind je per betaalmethode hoe je dit in Moneybird registreert. Vanaf het tabblad Bank kun je de facturen koppelen aan de transacties. Je kunt ook vanuit de factuur de betaling registreren. Je begint dan altijd in de factuur door op Registreer betaling te klikken. Vervolgens kun je aangeven op welke manier de factuur betaald is.

Overboeking (koppel je banktransactie)

Wanneer jouw klanten de factuur hebben betaald op jouw zakelijke rekening en de transacties van deze rekening staan ook in Moneybird, dan kies je voor Overboeking. Je selecteert de juiste transactie en klikt op Opslaan.

Privé ontvangen door… (via bank of contant)

Het kan natuurlijk zijn dat je het bedrag privé hebt ontvangen van een klant, contant of op je privé bankrekening. In dit geval kies je voor de optie Privé ontvangen door… Dit vind je als privé onttrekking terug op de balans.

Zakelijke contante betaling (Via het kasboek)

Als je veel contante betalingen ontvangt, kun je in Moneybird een kasboek aanmaken via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bank > Toevoegen. In ons kennisbankartikel over het verwerken van contante betalingen vind je hier meer informatie over.

Afrondingsverschil

Soms gebeurt het, je klant betaalt net een paar cent te veel of te weinig. Je kunt dit corrigeren met een extra factuur, maar je kunt dit verschil ook wegboeken op de categorie Afrondingsverschillen. Je kiest eerst hoe de factuur betaald is, vervolgens kies je voor het openstaande deel in de factuur voor Afrondingsverschil. Meer informatie hierover vind je in ons kennisbankartikel over afrondingsverschillen.

Verrekenen met balanscategorie

Het is ook mogelijk om een factuur te verrekenen met een bedrag op een balans. Dit kan bijvoorbeeld een tegoed van een klant zijn. Je kiest voor Verrekenen met balanscategorie. In de dropdown selecteer je de juiste balanscategorie. Staat deze er nog niet tussen? Dan kun je deze eenvoudig aanmaken door op +Categorie te klikken. Bij het aanmaken van de categorieën kun je deze direct beschikbaar maken voor betalingen.

Verrekenen met een andere factuur

Wanneer je een leverancier hebt die toevallig ook klant bij je is, komt het wel eens voor dat je samen afspreekt om facturen met elkaar te verrekenen omdat je iets bij elkaar hebt gekocht. In deze situatie kies je voor Verrekenen met een andere factuur. Je selecteert in de dropdown de gewenste factuur, het bedrag en de datum van verrekening. Een factuur verrekenen met een creditfactuur kan ook op deze manier.

Er worden betalingen geregistreerd bij beide facturen en deze verwijzen naar elkaar, zodat altijd duidelijk is dat het een verrekening betreft. De betalingen worden gekoppeld aan een nieuwe categorie Hulprekeningen > Verrekeningen. Let op: Het verrekenen van facturen kan alleen als beide facturen de Euro als valuta hebben.

Hoe je facturen met elkaar kunt verrekenen, ligt eraan of er wel of geen betaling is geweest.

• Als de bedragen precies tegen elkaar wegvallen kun je de creditfactuur meteen verrekenen met de originele factuur via 'Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur'.

• Als er wel een deel betaald is, kun je de originele factuur koppelen aan de transactie in het tabblad Bank via 'Betaling > Registreer betaling > Overboeking'. De creditfactuur kun je verrekenen met de originele factuur via 'Betaling > Registreer betaling > Verrekenen met een andere factuur'.

Dit geldt voor (credit) verkoopfacturen, (credit) externe facturen en (credit) inkoopfacturen.

Markeer als betaald zonder bewijs (Geen bewijs van betaling aanwezig in Moneybird)

Wanneer je geen transacties verwerkt in Moneybird, of je wilt de factuur alvast als betaald markeren voordat de transacties in Moneybird staan, dan kies je voor Markeer als betaald zonder bewijs. Dit wil zeggen dat de factuur wel betaald is, maar er zijn (nog) geen transacties in Moneybird bekend. Je kiest de juiste rekening en je slaat dit op. De factuur krijgt hierdoor de status Betaald. Wanneer je later alsnog de transactie aan deze factuur koppelt en deze komt qua bedrag precies overeen, dan wordt deze betaling zonder bewijs overschreven. Deze functie staat standaard uit, wil je deze activeren dan kan dit via Tandwiel > Administratie-instellingen > Bank door hier de functie Betalingen zonder bewijs aan te vinken.

Bulkbetalingen verwerken

Wil je meerdere betalingen tegelijk verwerken, selecteer dan de betreffende facturen op het tabblad Facturen. In het grijze blok dat onderaan verschijnt, kies je voor Registreer betalingen. Je selecteert per factuur de juiste betaaldatum en methode en klikt op de blauwe knop Registreer betalingen.

Een verkeerde betaling gekoppeld

Soms gaat het wel eens mis, en koppel je een transactie aan een factuur waar de betaling helemaal niet bij hoort. Geen nood! Als je een betaling bij een factuur hebt geregistreerd en je ontdekt later dat je daar een fout hebt gemaakt, dan kun je de betaling altijd weer verwijderen. Als je de factuur opent, staat er aan de rechterkant een melding over de betaling. (Als je op een kleiner scherm werkt, kan het zijn dat je eerst even op 'bekijk historie' moet klikken om de melding te zien). Als je op het kleine pijltje rechts naast de melding klikt, krijg je meer informatie te zien, daar staat ook de mogelijkheid bij om de betaling te verwijderen.

De status van de factuur zal dan weer 'Openstaand' of 'Verlopen' worden, afhankelijk van de vervaldatum van de factuur.