E-facturen sturen aan de Rijksoverheid

Sinds 18 april 2019 is het verplicht voor de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. In veel contracten waar de Rijksoverheid opdrachtgever is staat daarom de verplichting om als ondernemer e-facturen te versturen.

Moneybird biedt met de aansluiting op Peppol de mogelijkheid om een e-factuur rechtstreeks bij de Rijksoverheid af te leveren. Peppol is een standaard voor het uitwisselen van e-facturen tussen boekhoudpakketten via een beveiligd netwerk. e-Facturen worden rechtstreeks uitgewisseld tussen het boekhoudpakket van de verzender en ontvanger en worden dus niet meer per post of e-mail verzonden.

Aanmelden voor Peppol

Wanneer je een e-factuur verstuurt aan de Rijksoverheid wil men zeker weten wie je bent. Daarom dienen er enkele gegevens uit jouw administratie geverifieerd te worden voordat je je kunt aanmelden voor Peppol.

Je eerste factuur via e-facturatie aan de Rijksoverheid

Nadat je de aanmelding voor Peppol hebt doorlopen kun je direct een e-factuur versturen aan de Rijksoverheid. Wanneer je een factuur stuurt via Peppol aan de Rijksoverheid heb je het OIN (Organisatie-identificatienummer) nodig. In de meeste gevallen zal de betreffende instantie dit nummer aan je hebben verstrekt. Je kunt de lijst van alle OIN's die via Peppol bereikbaar zijn vinden in deze lijst met OIN of door een organisatie op te zoeken in de Peppol Directory.

Wanneer je het juiste OIN weet van je klant, kun je de verzendmethode via Peppol instellen: 

1. Bewerk het contact (of maak een nieuw contact aan) en kies als verzendmethode 'Peppol'.
2. Bij 'Peppol adres' kies je voor 'NL:OIN' en vul je het OIN in.
3. Sla de wijzigingen op.

Het kenmerk op de e-factuur

Wanneer je een e-factuur stuurt naar de Rijksoverheid word je vaak verplicht daar een 'Kenmerk' in te vullen. Een ander woord dat daar regelmatig gebruikt wordt is een 'PO-nummer', 'Opdrachtnummer' of 'Referentienummer'. Dit nummer krijg je toegewezen zodat de ontvanger van de e-factuur de gegevens eenvoudig kan matchen en je factuur rechtstreeks verwerkt kan worden.

Moneybird heeft voor dit nummer het 'Kenmerk' veld onder de contactselectie. Het is belangrijk dat je hier alleen het daadwerkelijke nummer invult en geen andere toevoegingen.

De e-factuur verzenden

Wanneer je de juiste gegevens op de e-factuur hebt gezet ben je klaar om de e-factuur te versturen zoals je gewend bent. De verzendmethode ‘Factuur verzenden via Peppol’ is automatisch voor je geselecteerd.